Convención de nombres de archivos para entrevistas y transcripciones (ejemplos + reglas)

Una buena convención de nombres para entrevistas y transcripciones debe ser consistente, fácil de leer y difícil de romper por accidente. La forma más robusta es incluir siempre: ID de estudio, ID de participante, ola/sesión, fecha y versión (RAW/CLEAN/CODED), en el mismo orden y con separadores fijos. Así podrás buscar, ordenar y compartir archivos sin perder tiempo ni mezclar versiones.

En esta guía encontrarás reglas claras, ejemplos listos para copiar y un apartado para evitar errores típicos como IDs duplicados, fechas ambiguas o separadores inconsistentes. El objetivo es que tu equipo nombre igual hoy y dentro de un año, incluso si cambia la persona que gestiona los archivos.

La plantilla recomendada (y por qué funciona)

Usa una plantilla única para todo el proyecto, tanto para audio/vídeo como para transcripciones y anexos. Esta es una estructura simple y muy sólida para entrevistas:

• PLANTILLA: {StudyID}_{ParticipantID}_{WaveOrSession}_{YYYY-MM-DD}_{Version}.{ext}

Este orden funciona porque agrupa por estudio, luego por persona, luego por momento (ola/sesión), y termina con fecha y versión. Además, la fecha en formato YYYY-MM-DD se ordena bien alfabéticamente y evita confusiones.

Campos obligatorios

• StudyID: identificador corto del estudio o proyecto (ej.: STUDY01, HR2026).
• ParticipantID: identificador único de participante (ej.: P001, PT023).
• WaveOrSession: ola, ronda o sesión (ej.: W1, W2, S01).
• YYYY-MM-DD: fecha del evento (normalmente la entrevista) en formato ISO.
• Version: estado del archivo, por ejemplo RAW, CLEAN o CODED.

Versiones (RAW/CLEAN/CODED) con definición clara

Define estas etiquetas en un documento del proyecto y no las cambies a mitad. Un esquema típico:

• RAW: archivo tal cual se capturó o exportó (audio original, transcripción automática sin revisar, exportación inicial).
• CLEAN: archivo revisado para calidad y formato (correcciones, nombres de hablantes consistentes, eliminación de ruido de formato).
• CODED: archivo con codificación/anotación aplicada (por ejemplo, etiquetas de análisis cualitativo o marcas acordadas).

Si necesitas más estados, añade una lista pequeña y fija (por ejemplo, ANON para anonimizado), pero evita inventar estados nuevos por persona.

Reglas prácticas (para que todo el equipo nombre igual)

Estas reglas reducen errores y hacen que la convención sea “a prueba de equipo”. Mantén las reglas visibles en la carpeta raíz o en el README del proyecto.

1) Usa siempre el mismo separador

• Recomendación: guion bajo _ entre campos.
• Evita mezclar -, _ y espacios, porque rompe filtros, scripts y búsquedas.

2) Evita espacios, tildes y caracteres especiales

• No uses espacios (mejor _).
• Evita ñ, tildes y símbolos como &, #, ?.
• Usa mayúsculas o minúsculas de forma consistente (por ejemplo, campos en mayúsculas y extensión normal).

3) Mantén longitud y formato consistente en IDs

• Participantes: usa ceros a la izquierda para que ordene bien (ej.: P001, P010, P100).
• Sesiones: S01, S02… o olas W1, W2.

4) Decide qué fecha representa (y sé constante)

• Lo más común: la fecha de la entrevista.
• Alternativa: fecha de procesamiento (solo si lo necesitas y lo documentas).

Usa siempre YYYY-MM-DD para evitar el clásico problema de 03/04 (¿3 de abril o 4 de marzo?). Este formato coincide con el estándar ISO 8601 (ver ISO 8601).

5) No mezcles contenido y metadatos en el nombre

No metas detalles largos como “entrevista final con Juan sobre onboarding” en el nombre del archivo. Guarda esos detalles en una hoja de control (Excel/Sheets) o en metadatos del proyecto, y deja el nombre para identificar y ordenar.

Ejemplos listos para copiar (audio, vídeo y transcripciones)

Estos ejemplos usan la plantilla {StudyID}_{ParticipantID}_{WaveOrSession}_{YYYY-MM-DD}_{Version}.{ext}. Cámbialos a tu contexto y mantén la estructura.

Entrevistas (audio/vídeo)

• STUDY01_P001_W1_2026-04-13_RAW.wav
• STUDY01_P001_W1_2026-04-13_RAW.mp3
• STUDY01_P014_W2_2026-05-02_RAW.m4a
• HR2026_PT023_S01_2026-02-18_RAW.mp4

Transcripciones

• STUDY01_P001_W1_2026-04-13_CLEAN.docx
• STUDY01_P001_W1_2026-04-13_CLEAN.txt
• STUDY01_P014_W2_2026-05-02_CODED.docx

Archivos relacionados (consentimientos, notas, exportaciones)

Si guardas otros documentos en la misma estructura, añade un campo “tipo” al final, sin romper el orden principal. Mantén el “tipo” como una lista cerrada.

• PLANTILLA opcional: {StudyID}_{ParticipantID}_{WaveOrSession}_{YYYY-MM-DD}_{Version}_{Type}.{ext}
• STUDY01_P001_W1_2026-04-13_CLEAN_NOTES.docx
• STUDY01_P001_W1_2026-04-13_RAW_CONSENT.pdf
• HR2026_PT023_S01_2026-02-18_CLEAN_TIMESTAMPS.csv

Cómo implementarla en tu equipo (paso a paso)

Una convención solo funciona si se aplica siempre. Estos pasos reducen fricción y evitan que cada persona “improvise” nombres.

Paso 1: Define el diccionario de campos

• Lista de StudyID válidos (normalmente 1).
• Formato de ParticipantID (prefijo + número, con ceros).
• Regla de WaveOrSession (W1/W2 o S01/S02, no ambos).
• Lista cerrada de Version (RAW/CLEAN/CODED y, si aplica, ANON).

Paso 2: Crea una hoja de control (master list)

• Columnas mínimas: StudyID, ParticipantID, Wave/Session, Fecha, Archivo RAW, Archivo CLEAN, Archivo CODED.
• Incluye un campo “estado” para saber qué falta (por ejemplo, “pendiente de revisión”).

Paso 3: Automatiza lo repetitivo

• Usa plantillas de nombre en tu gestor de proyectos o en un formulario interno.
• Si tu equipo usa scripts, valida: separadores, fecha ISO, y versión permitida.

Paso 4: Establece un punto de control antes de entregar

• Antes de compartir con análisis o con cliente, revisa que audio y transcripción “encajan” (mismo StudyID, ParticipantID, Wave/Session, fecha).
• Revisa que no existan dos archivos con el mismo nombre y distinto contenido.

Errores comunes y cómo prevenirlos

Los fallos suelen repetirse: IDs duplicados, fechas confusas y separadores mezclados. Aquí tienes medidas concretas para evitarlos.

IDs duplicados (dos personas con el mismo ParticipantID)

• Prevención: asigna ParticipantID desde una lista central, no “a mano” por cada entrevistador.
• Chequeo rápido: filtra en la hoja de control por ParticipantID repetido.
• Regla: nunca reutilices un ID, aunque un participante se retire.

Fechas ambiguas (03/04/2026)

• Prevención: usa siempre YYYY-MM-DD.
• Regla: si no conoces la fecha exacta, no inventes; usa una marca acordada (por ejemplo, YYYY-00-00) solo si tu equipo la acepta y la documenta.

Separadores inconsistentes (guiones, espacios, puntos)

• Prevención: fija _ como único separador entre campos.
• Chequeo rápido: busca archivos con espacios en el nombre y renómbralos.

Versiones confusas (final, final2, final_ok)

• Prevención: usa RAW, CLEAN, CODED como vocabulario controlado.
• Regla: no uses “FINAL” en nombres; la “finalidad” la marca la versión.

Mezclar sesiones u olas

• Prevención: define si tu estudio usa olas (W) o sesiones (S).
• Consejo: si tienes ambos, separa conceptos: W1S01 como un solo campo, o crea dos campos fijos, pero no improvises.

Key takeaways

• Usa una plantilla fija: StudyID_ParticipantID_WaveOrSession_YYYY-MM-DD_Version.ext.
• Fecha en formato ISO (YYYY-MM-DD) para evitar ambigüedad y ordenar bien.
• Versiones controladas: RAW, CLEAN, CODED (y pocas más si hacen falta).
• Un único separador (_) y sin espacios ni caracteres especiales.
• Gestiona IDs desde una lista central para evitar duplicados.

Common questions

¿Debo usar el nombre real del participante en el archivo?

No suele ser buena idea, porque aumenta el riesgo de compartir datos personales por error. Es más seguro usar ParticipantID y guardar la relación nombre–ID en un lugar controlado.

¿Qué hago si tengo dos entrevistas el mismo día con el mismo participante?

Añade un subcampo de sesión dentro de Wave/Session, por ejemplo S01 y S02, o usa un sufijo acordado como S01A/S01B. Evita usar horas si no las necesitas, porque complica el proceso.

¿Conviene incluir el idioma en el nombre del archivo?

Si trabajas con varios idiomas, puedes añadir un campo al final como _ES o _EN, pero mantenlo como lista cerrada. No lo metas en medio de los campos principales.

¿Cómo nombro una transcripción anonimizada?

Si la anonimización crea un nuevo artefacto, usa una versión clara como ANON o un tipo adicional, por ejemplo ..._CLEAN_ANON.docx. Define esa etiqueta en el documento del proyecto para que todo el equipo la use igual.

¿Qué extensión es mejor: .docx, .txt o .pdf?

Depende del uso: .docx facilita edición, .txt es ideal para análisis y compatibilidad, y .pdf sirve para lectura sin cambios. Muchas veces conviene guardar CLEAN en .docx y exportar una copia .txt para herramientas.

¿Cómo aseguro que mi convención cumple buenas prácticas de accesibilidad en vídeo?

El nombre del archivo ayuda a organizar, pero la accesibilidad depende de subtítulos y transcripciones bien preparados. Si publicas contenido, revisa guías oficiales como las WCAG del W3C para entender cuándo necesitas subtítulos, transcripciones o ambos.

¿Cuándo debo pasar de RAW a CLEAN?

Cuando termines la revisión de calidad y formato y el archivo quede listo para uso interno o entrega. Mantén el RAW intacto para poder volver atrás si surge una duda.

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