Minutes Prompt Library: prompts estándar para actas consistentes (con citas a timecodes)

Una Minutes Prompt Library es un conjunto de prompts estándar para que cualquier asistente (IA o humano) genere actas con la misma estructura y el mismo lenguaje, incluyendo citas a timecodes para verificar cada decisión y acción. En la práctica, reduces retrabajo, evitas “actas creativas” y facilitas que el equipo confirme dudas rápido. Abajo tienes una biblioteca lista para copiar y un enfoque simple de gobierno de prompts para mantenerla estable.

Palabra clave principal: Minutes Prompt Library.

Nota: estos prompts asumen que tienes una grabación o transcripción con marcas de tiempo; si no, primero crea una transcripción con timecodes.

Key takeaways

• Estándar = mismos encabezados, mismo formato de acciones y mismas palabras para decisiones.
• Las citas a timecodes funcionan como “prueba” y bajan el riesgo de alucinaciones.
• Los guardarraíles deben prohibir inventar responsables/fechas y obligar a listar ambigüedades.
• Usa variantes por objetivo: decisiones primero, acta para cliente, notas internas y one-pager ejecutivo.
• Goberna los prompts con versión, dueño, registro de cambios y despliegue controlado.

Antes de usar la biblioteca: define tu estándar de actas (una vez)

Si cada equipo entiende “acta” de forma distinta, ningún prompt salvará la consistencia. Define un estándar corto y úsalo en todas las variantes.

Encabezados recomendados (los mismos siempre)

• Contexto (reunión, fecha, asistentes, objetivo).
• Decisiones (frases cerradas y verificables).
• Acciones (tareas con responsable y fecha, cuando existan en la fuente).
• Riesgos / Bloqueos (qué impide avanzar).
• Temas tratados (resumen por puntos, no transcripción).
• Preguntas y ambigüedades (para confirmar).
• Anexos (enlaces, documentos, acuerdos, si se mencionan).

Formato estándar para acciones y decisiones

Este formato es el núcleo de la consistencia. Obliga a que cada ítem sea auditable.

• Decisión: “Se decide X” + motivo breve (si aparece) + timecode(s).
• Acción: “[Acción] — Responsable: [Nombre] — Fecha: [AAAA-MM-DD] — Evidencia: [mm:ss–mm:ss]”.
• Si no hay responsable/fecha en la fuente: “Responsable: Por confirmar” / “Fecha: Por confirmar”.

Qué son “citas a timecodes” y cómo se usan

Una cita a timecode es una referencia a la parte exacta del audio/vídeo o transcripción donde se dijo algo. Puedes usar rangos (por ejemplo, 12:10–12:45) cuando una idea se desarrolla en varias frases.

Recomendación práctica: usa el formato [hh:mm:ss] si la reunión supera una hora, o [mm:ss] si es corta, pero no mezcles formatos dentro del mismo documento.

Guardarraíles anti-alucinaciones (añádelos a TODOS los prompts)

Estos guardarraíles obligan al modelo a comportarse como un redactor de actas, no como un “autor”. Copia este bloque al final de cada prompt.

• Solo fuente: “Usa únicamente el contenido proporcionado (transcripción/notas). No inventes hechos.”
• Cita obligatoria: “Cada decisión, acción, cifra o compromiso debe llevar al menos un timecode.”
• Prohibido inventar propietarios/fechas: “No asignes responsables ni fechas si no aparecen explícitamente. Marca como ‘Por confirmar’.”
• Ambigüedades: “Si faltan datos o hay contradicciones, lista preguntas concretas para confirmar.”
• Separación clara: “No mezcles ‘hechos’ con ‘sugerencias’. Si incluyes recomendaciones, colócalas en una sección ‘Sugerencias (no acordadas)’ y cita el timecode si alguien la propuso.”
• No sobre-resumir: “No elimines decisiones o acciones aunque parezcan menores.”

Minutes Prompt Library: 4 prompts estándar (listos para copiar)

En cada prompt, sustituye lo que va entre corchetes. Si tu transcripción ya incluye timecodes por línea, dilo explícitamente para que el modelo los respete.

1) Prompt de acta “decision-first” (decisiones primero)

Útil cuando lo más importante es qué se decidió y qué cambia a partir de ahora.

• Entrada esperada: transcripción con timecodes + lista de asistentes (si existe).
• Salida: decisiones arriba, luego acciones y bloqueos.

Prompt (copia/pega):

Eres redactor/a de actas. Convierte la transcripción en un acta breve y verificable con citas a timecodes.

Contexto
- Reunión: [nombre]
- Fecha: [AAAA-MM-DD] (si no aparece, escribe “Por confirmar”)
- Asistentes: [lista] (si no se indica, escribe “No indicado”)
- Objetivo: [objetivo] (si no aparece, infiérelo solo si hay una frase explícita; si no, “Por confirmar”)

DECISIONES (primero)
Lista numerada. Para cada decisión: “Se decide…” + 1 línea de contexto + Evidencia: [timecode(s)].

ACCIONES
Tabla en texto con columnas: Acción | Responsable | Fecha | Evidencia (timecode).

RIESGOS/BLOQUEOS
Viñetas con Evidencia: [timecode].

TEMAS TRATADOS
5–12 viñetas, cada una con su timecode.

PREGUNTAS Y AMBIGÜEDADES (para confirmar)
Lista de preguntas cerradas (qué falta, quién, cuándo, qué versión, qué cifra).

Transcripción:
[pega aquí la transcripción con timecodes]

Guardarraíles:
- Usa solo la fuente.
- Cada decisión/acción/cifra debe llevar timecodes.
- No inventes responsables ni fechas; usa “Por confirmar”.
- Si hay ambigüedades, lista preguntas para confirmación.

2) Prompt de acta “client-ready” (lista para enviar a cliente)

Útil para reuniones externas donde quieres tono neutro, sin debates internos ni fricción.

• Salida: lenguaje formal, sin jerga interna, sin “opiniones” no acordadas.
• Regla: no incluyas temas sensibles salvo que estén explícitos y sean relevantes.

Prompt (copia/pega):

Actúa como redactor/a de actas para cliente. Escribe un acta clara, profesional y fácil de reenviar.

Contexto
- Proyecto/Cliente: [nombre]
- Reunión: [nombre]
- Fecha: [AAAA-MM-DD] o “Por confirmar”
- Participantes: [lista] o “No indicado”

RESUMEN (3–6 líneas)
Solo hechos acordados, con 1–2 timecodes al final del párrafo.

DECISIONES
Viñetas: “Se decide…” + Evidencia: [timecode].

PRÓXIMOS PASOS (ACCIONES)
Formato fijo: Acción — Responsable: [Nombre/Por confirmar] — Fecha: [AAAA-MM-DD/Por confirmar] — Evidencia: [timecode].

PUNTOS ABIERTOS
Preguntas pendientes para el cliente o para el equipo, con timecode.

No incluyas bromas, tensiones, debates internos ni detalles no necesarios.

Transcripción:
[pega aquí la transcripción con timecodes]

Guardarraíles:
- Usa solo la fuente.
- Cada decisión/acción/cifra debe llevar timecodes.
- Prohibido inventar responsables/fechas.
- Lista ambigüedades como “Puntos abiertos”.

3) Prompt de “notas internas de trabajo” (más detalle, menos formal)

Útil para que el equipo ejecute: incluye contexto, alternativas consideradas y lo que falta por aclarar.

• Salida: más granular, admite listas largas, conserva términos internos.
• Enfoque: qué hacer mañana y qué depende de quién.

Prompt (copia/pega):

Eres asistente de operaciones. Convierte la transcripción en notas internas accionables.

CONTEXTO
- Objetivo de la reunión: [si se dijo] + Evidencia: [timecode] o “Por confirmar”.
- Participantes y roles (si aparecen): lista + timecodes.

DECISIONES
Lista numerada con “Se decide…” + Evidencia: [timecode].

ACCIONES (BACKLOG)
Lista por prioridad (Alta/Media/Baja). Cada acción:
- [Prioridad] Acción — Responsable: [Nombre/Por confirmar] — Fecha: [Por confirmar o fecha] — Dependencias — Evidencia: [timecode].

ALTERNATIVAS CONSIDERADAS
Viñetas: opción A/B/C + por qué se menciona + timecode.

BLOQUEOS Y RIESGOS
Viñetas con propuesta de mitigación solo si alguien la propuso, con timecode.

AMBIGÜEDADES / NECESITA CONFIRMACIÓN
Lista de preguntas concretas.

Transcripción:
[pega aquí la transcripción con timecodes]

Guardarraíles:
- Usa solo la fuente.
- Cita timecodes en todo ítem relevante.
- No inventes responsables/fechas.
- Señala contradicciones y pide confirmación.

4) Prompt de “one-pager ejecutivo” (máximo 1 página)

Útil para dirección: poco texto, mensajes claros, decisiones y riesgos.

• Salida: 5–8 puntos clave, sin detalles operativos.
• Regla: si no cabe en una página, recorta “Temas tratados” antes que “Decisiones”.

Prompt (copia/pega):

Actúa como asistente ejecutivo. Resume la reunión en un one-pager.

TÍTULO: [reunión/proyecto]
FECHA: [AAAA-MM-DD] o “Por confirmar”

1) Resultado
2–3 frases: qué se logró/decidió hoy, con timecodes.

2) Decisiones (máx. 5)
Viñetas “Se decide…” + Evidencia: [timecode].

3) Próximos pasos (máx. 7)
Acción — Responsable: [Nombre/Por confirmar] — Fecha: [Por confirmar] — Evidencia: [timecode].

4) Riesgos y dependencias
3–6 viñetas con timecodes.

5) Preguntas para desbloquear
3–6 preguntas.

Transcripción:
[pega aquí la transcripción con timecodes]

Guardarraíles:
- No inventes hechos, responsables ni fechas.
- Cada punto debe tener timecode.
- Si faltan datos, pregunta.

Cómo implantarlo en tu equipo (pasos prácticos)

Una biblioteca de prompts funciona mejor si la conviertes en proceso. Estos pasos suelen bastar para que el formato se mantenga.

Paso 1: fija el “input” mínimo

• Grabación o transcripción con timecodes.
• Nombre de reunión/proyecto y fecha (si no, se marca como “Por confirmar”).
• Lista de asistentes, si la tienes, o al menos el organizador.

Paso 2: elige una variante por caso de uso

• Decision-first: comités, producto, arquitectura, steering.
• Client-ready: seguimiento con cliente, discovery, QBR.
• Notas internas: sprint planning, incidentes, trabajo cruzado.
• One-pager: dirección, stakeholders, actualizaciones rápidas.

Paso 3: valida con un “checklist” de 60 segundos

Antes de enviar, revisa que el acta cumpla el estándar y que sea verificable.

• ¿Todas las decisiones y acciones tienen timecode?
• ¿Hay algún responsable o fecha inventados?
• ¿Las preguntas pendientes están listadas y son concretas?
• ¿El tono coincide con el público (cliente vs interno)?

Paso 4: usa revisión humana cuando el riesgo sube

Si el acta tiene impacto legal, financiero o de cliente, añade una revisión. La IA ayuda, pero la responsabilidad final suele ser del equipo.

Errores comunes y cómo evitarlos

La mayoría de fallos vienen de dos sitios: falta de fuente (sin timecodes) o falta de reglas (modelo “rellenando” huecos). Estas son trampas típicas y el arreglo directo.

• Acciones sin dueño: el modelo asigna a la persona “más mencionada”. Solución: regla de “Responsable: Por confirmar” si no se dice explícitamente.
• Fechas inventadas: confunde “la semana que viene” con un día exacto. Solución: permite solo fechas explícitas; si no, “Por confirmar” y añade pregunta.
• Decisiones que son opiniones: “parece que…” se convierte en “Se decide…”. Solución: pide señales lingüísticas (“se acuerda”, “queda decidido”, “vamos a”) y cita timecode.
• Timecodes inconsistentes: mezcla mm:ss con hh:mm:ss. Solución: fija un único formato en el prompt.
• Confundir resumen con transcripción: actas demasiado largas. Solución: limita “Temas tratados” a un número de viñetas y prioriza decisiones/acciones.

Prompt governance: cómo mantener la biblioteca sana (sin caos)

Si cada persona “tunea” el prompt, en un mes vuelves al punto de partida. Un gobierno simple evita cambios invisibles.

1) Versionado y nombres

• Usa un nombre fijo + versión: Minutes-DecisionFirst v1.0, Minutes-ClientReady v1.0, etc.
• Registra cambios en un documento breve: qué cambió, por qué y desde cuándo.

2) Propietario de los prompts

• Asigna un dueño (por ejemplo, Operations/PMO o un rol de “Documentation owner”).
• Ese dueño aprueba cambios y recoge feedback, pero cualquiera puede proponer mejoras.

3) Cómo desplegar cambios al equipo

• Cambia una sola cosa por versión (por ejemplo, formato de acciones o encabezados).
• Publica la nueva versión en un lugar único (wiki, repo interno, plantilla compartida).
• Define una fecha de adopción y un periodo corto de convivencia (v1.0 y v1.1).

Common questions

• ¿Necesito transcripción para usar estos prompts?
  Lo ideal es que sí, y que incluya timecodes. Si solo tienes audio, primero crea una transcripción con marcas de tiempo.
• ¿Qué pasa si la transcripción no tiene timecodes?
  Puedes añadirlos al generar la transcripción o pedir una transcripción con timecodes. Sin citas, baja mucho la verificabilidad del acta.
• ¿Cuántos timecodes debo poner por punto?
  Uno suele bastar si la frase es clara. Usa un rango si la decisión se construye en varios turnos.
• ¿Puedo permitir que el modelo “deduzca” el responsable?
  No es recomendable si buscas consistencia y control. Mejor “Por confirmar” y una pregunta para asignar dueño.
• ¿Cómo adapto esto a distintos tipos de reuniones?
  Mantén los mismos encabezados y cambia solo el nivel de detalle (decision-first vs notas internas). Evita crear plantillas nuevas por cada reunión.
• ¿Cómo protejo información sensible al crear actas?
  Limita el contenido a lo necesario, controla accesos y define qué no se puede incluir en actas para cliente. Si tienes requisitos regulatorios, consulta tu política interna y marcos aplicables.

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También puede interesarte usar transcripción automática cuando prima la velocidad, o añadir una capa de calidad con revisión y corrección de transcripciones antes de generar las actas.