Checklist de NDA + Encargo de Tratamiento para proveedores de transcripción (plantilla)

Si vas a contratar un servicio de transcripción, pide dos cosas por escrito: un NDA (acuerdo de confidencialidad) y un contrato de encargo de tratamiento (DPA) conforme al RGPD. Con esta plantilla podrás revisar confidencialidad, uso de datos, subencargados, retención/borrado, notificación de brechas y soporte de auditoría antes de compartir audios o vídeos sensibles.

La idea es simple: reduce el riesgo legal y operativo con una lista de puntos “imprescindibles” y una batería corta de preguntas, más señales de alarma para decidir rápido.

Key takeaways

• NDA = limita divulgación y uso indebido; DPA = obliga al proveedor a tratar datos según RGPD.
• Exige por contrato: finalidad, medidas de seguridad, subprocesadores, plazos de retención y borrado verificable.
• Define cómo se notifican brechas y qué soporte de auditoría te darán sin bloquear el proyecto.
• Usa preguntas y “red flags” para filtrar proveedores antes de enviar material.

Antes de empezar: qué documentos necesitas y por qué

En transcripción se manejan datos personales con frecuencia (voz, nombres, salud, datos laborales o legales), así que normalmente aplica el RGPD si hay personas identificadas o identificables. Si tu organización actúa como responsable del tratamiento y el proveedor transcribe por tu cuenta, ese proveedor suele ser encargado del tratamiento.

El RGPD exige un contrato de encargo con cláusulas mínimas (art. 28), además de medidas de seguridad apropiadas (art. 32). Puedes consultar los requisitos en el texto oficial del RGPD.

Diferencia rápida: NDA vs DPA (encargo de tratamiento)

• NDA: protege la información confidencial (incluye secretos empresariales, estrategias, contenidos inéditos) y define qué se puede compartir y con quién.
• DPA: regula el tratamiento de datos personales; limita finalidades, fija instrucciones, seguridad, subencargados, transferencias, retención y asistencia.
• Ambos: se complementan; no sustituyas uno por el otro.

Qué recopilar antes de hablar con proveedores

• Tipo de material: llamadas, entrevistas, juicios, reuniones internas, investigación, clínico, etc.
• Nivel de sensibilidad: datos de salud, menores, datos financieros, secretos de negocio.
• Ubicación de tus usuarios y del proveedor (EEE/Reino Unido/EE. UU./otros).
• Necesidades de entrega: texto, subtítulos, closed captions, traducción.
• Requisitos internos: IT, compras, compliance, retención documental.

Plantilla de checklist de NDA para proveedores de transcripción

Usa esta checklist para revisar o pedir cambios al NDA del proveedor (o al tuyo). Si el proveedor no firma tu NDA, al menos debe aceptar cláusulas equivalentes en el contrato principal.

1) Definición de “Información confidencial”

• Incluye audio/vídeo, transcripciones, metadatos, glosarios, nombres de participantes y cualquier material derivado.
• Aclara si la voz y la imagen se consideran confidenciales.
• Cubre información marcada como confidencial y también la que razonablemente lo sea.

2) Finalidad y limitación de uso

• Uso permitido: solo para prestar el servicio contratado (transcribir, revisar, formatear, entregar).
• Prohibición expresa de: entrenamiento de modelos, análisis interno, marketing, demos, portfolios.
• Prohibición de ingeniería inversa o extracción de contenidos.

3) Acceso mínimo y deber de confidencialidad del personal

• Acceso por “need-to-know” y por roles (transcriptor/revisor/soporte).
• Obligación de que empleados y colaboradores firmen compromisos de confidencialidad.
• Política de teletrabajo y entornos privados (sin altavoces, sin terceros presentes).

4) Seguridad básica en el manejo de archivos

• Canales seguros de subida/descarga (TLS) y almacenamiento controlado.
• Restricción de copias locales cuando sea posible y registro de accesos.
• Prohibición de usar cuentas personales o dispositivos sin controles mínimos.

5) Plazo y supervivencia

• Duración mínima del deber de confidencialidad (p. ej., mientras la info no sea pública).
• Excepciones típicas: información pública no causada por incumplimiento, obligación legal, info ya conocida (con prueba).

6) Devolución o destrucción

• Devolución/borrado de audios y transcripciones al terminar el servicio o al pedirlo.
• Plazo claro para el borrado y qué queda en backups (y por cuánto tiempo).
• Certificación de borrado bajo solicitud razonable.

7) Incumplimiento y medidas

• Notificación inmediata de accesos no autorizados o sospechas.
• Derecho a medidas cautelares (según la jurisdicción) y cooperación para mitigar daños.

Plantilla de checklist de DPA (Encargo de tratamiento) para transcripción (RGPD)

Esta sección cubre los puntos que suelen faltar en DPAs “genéricos” cuando el servicio es transcripción. Si trabajas con datos en la UE, úsala como lista de mínimos del art. 28 RGPD.

1) Roles, alcance y documentación de instrucciones

• Identifica a las partes: responsable/encargado y, si aplica, corresponsables.
• Define el objeto: transcripción, revisión, etiquetado de hablantes, subtitulado, traducción.
• Define categorías de datos y categorías de interesados (empleados, clientes, pacientes, testigos).
• Deja claro que el proveedor trata datos solo siguiendo tus instrucciones documentadas.

2) Confidencialidad y formación

• Compromiso de confidencialidad para todo el personal que acceda a datos.
• Formación básica en protección de datos y seguridad para quienes transcriben.

3) Medidas de seguridad (art. 32 RGPD)

• Control de accesos (cuentas individuales, MFA si es posible, mínimos privilegios).
• Cifrado en tránsito y, cuando aplique, cifrado en reposo.
• Registro de accesos y trazabilidad de descargas/subidas.
• Gestión de vulnerabilidades y parches en sistemas críticos.
• Separación de entornos y segregación entre clientes (multi-tenant).

Si necesitas una base práctica para “qué es razonable”, el ENISA ofrece guías sobre procesamiento seguro de datos personales.

4) Subencargados (subprocesadores): autorización y control

• Lista de subencargados actuales (p. ej., almacenamiento cloud, herramientas de gestión, revisores externos).
• Tipo de autorización: específica o general, pero con aviso previo de cambios.
• Derecho a oponerte por causa justificada o a rescindir si el cambio te afecta.
• Obligación de imponer a subencargados las mismas obligaciones de protección de datos.

5) Transferencias internacionales

• Indica dónde se almacenan y procesan los datos (países/zonas).
• Si hay transferencias fuera del EEE, define el mecanismo (p. ej., cláusulas contractuales tipo) y medidas adicionales cuando proceda.

6) Retención, borrado y devolución (incluye backups)

• Plazo de retención por defecto (ej.: X días tras entrega) y opción de borrado inmediato bajo solicitud.
• Qué datos se borran: archivos originales, transcripciones, versiones, glosarios, tickets de soporte.
• Política de backups: cómo se gestionan, cuánto tiempo se conservan y cuándo se purgan.
• Formato de devolución (texto, timecodes, subtítulos) y canal seguro.

7) Asistencia al responsable: derechos, DPIA y consultas

• Ayuda para responder solicitudes de derechos (acceso, supresión, etc.) cuando afecten a datos en su poder.
• Asistencia en evaluaciones de impacto (DPIA) si el proyecto lo requiere.
• Cooperación ante consultas de autoridades cuando correspondan.

8) Notificación y gestión de brechas

• Definición clara de “incidente” y “violación de seguridad de datos personales”.
• Plazo de notificación al responsable (por ejemplo, “sin dilación indebida” y con un máximo de X horas).
• Contenido mínimo del aviso: qué pasó, datos afectados, medidas tomadas, contacto, acciones recomendadas.
• Soporte para investigación y contención, sin costes sorpresa definidos de antemano.

9) Auditoría y evidencias (sin bloquear la operación)

• Derecho a auditoría razonable o a recibir evidencias equivalentes (informes, certificaciones, cuestionarios).
• Plazos, límites y confidencialidad de la auditoría para proteger a ambas partes.
• Obligación de subsanar hallazgos críticos en un plazo acordado.

10) Fin del servicio y portabilidad

• Procedimiento de salida: devolución/borrado, formatos, responsables y calendario.
• Garantiza acceso a tus transcripciones durante una ventana de tiempo razonable para migrar.

Preguntas cortas para hacer a proveedores (y qué buscar en la respuesta)

Estas preguntas te ayudan a validar rápido lo que el contrato promete. Pide respuestas por escrito, aunque sea en un email.

• ¿Quién puede acceder a mis archivos y desde dónde? Busca roles definidos y control de accesos, no “solo nuestro equipo”.
• ¿Usáis subencargados o freelancers? Busca lista, contratos espejo y proceso de altas/bajas.
• ¿Cuál es vuestro plazo de retención por defecto? Busca un número y opción de borrado bajo solicitud, no “depende”.
• ¿Entrenáis IA o reutilizáis datos para mejorar sistemas? Busca un “no” claro salvo autorización expresa y separada.
• ¿Cómo notificáis una brecha y en qué plazo? Busca procedimiento, canal 24/7 para incidentes y contenido del aviso.
• ¿Qué medidas técnicas usáis (MFA, cifrado, logs)? Busca medidas concretas y aplicadas al servicio.
• ¿Podemos auditar o recibir evidencias? Busca opciones realistas: cuestionario, informe de terceros o auditoría limitada.

Red flags: señales de alarma antes de enviar audio o vídeo

• Se niegan a firmar NDA o DPA, o te dicen que “no hace falta”.
• Cláusula amplia que permite usar tus datos para “mejoras”, “analítica” o “fines comerciales” sin opt-in.
• No dan una lista de subencargados ni un mecanismo de aviso de cambios.
• Retención indefinida o sin política de borrado; no mencionan backups.
• No pueden explicar cómo gestionan accesos, cuentas, o incidencias.
• El contrato limita la responsabilidad de forma extrema incluso ante negligencia grave, sin alternativas.
• No aceptan ninguna forma de auditoría o evidencias de seguridad.

Cómo usar esta plantilla en un proceso de compra (paso a paso)

Si no quieres convertir el contrato en un proyecto eterno, sigue un flujo simple y repetible.

Paso 1: clasifica el riesgo del contenido

• Bajo: contenidos públicos o poco sensibles.
• Medio: entrevistas internas, datos de clientes, información de negocio.
• Alto: salud, menores, casos legales, investigaciones, secretos críticos.

Paso 2: aplica “mínimos no negociables”

• NDA con limitación de uso y confidencialidad del personal.
• DPA con art. 28, subencargados controlados, borrado/retención y brechas.
• Canales seguros de intercambio de archivos.

Paso 3: ajusta según el servicio real

• Si pides subtítulos, define formatos, timecodes y si hay identificación de hablantes.
• Si pides traducción, revisa si hay datos sensibles y si participan más subencargados.
• Si hay múltiples idiomas, confirma dónde trabajan los equipos y cómo se gestiona el acceso.

Paso 4: deja por escrito un “anexo operativo”

• Retención por defecto y procedimiento de borrado.
• Canales autorizados de entrega.
• Personas de contacto para incidentes y soporte.

Common questions

• ¿Necesito un DPA si solo envío audios sin nombres?
  A veces sí, porque la voz puede identificar a una persona y el contexto también, así que puede seguir siendo dato personal.
• ¿Puedo cubrirlo todo con un NDA y olvidarme del DPA?
  No, porque el NDA no incluye obligaciones específicas del RGPD como subencargados, asistencia en derechos o requisitos del art. 28.
• ¿Qué plazo de notificación de brechas debería pedir?
  Pide un plazo claro y corto, y que el proveedor notifique “sin dilación indebida” con un máximo acordado en horas.
• ¿Qué pasa con los backups si pido borrado?
  El contrato debe decir si quedan copias en backups, cuánto tiempo y cuándo se purgan, además de limitar el acceso.
• ¿Cómo gestiono subencargados si el proveedor usa cloud?
  Solicita la lista, la ubicación, el mecanismo de aviso de cambios y el compromiso de imponer las mismas obligaciones.
• ¿Debo permitir que el proveedor use mis datos para entrenar IA?
  Solo si lo decides tú y lo autorizas por separado; si no, prohíbelo expresamente en contrato.
• ¿Qué debo conservar yo como evidencia?
  Guarda el NDA, el DPA, la lista de subencargados vigente, confirmaciones de borrado y comunicaciones de incidentes.

Cuándo elegir transcripción humana, automática o con revisión

El checklist aplica a cualquier modalidad, pero cambia tu riesgo según quién accede al contenido y qué herramientas usan.

• Automática: revisa especialmente el uso de datos para entrenamiento, el almacenamiento y las transferencias internacionales; si te interesa, compara opciones de transcripción automática.
• Humana: revisa accesos, teletrabajo, controles del personal y subencargados (freelancers).
• Híbrida (IA + revisión): revisa ambas capas y evita huecos de responsabilidad entre herramientas y revisores; si ya tienes un borrador, una corrección de transcripciones puede encajar en tu proceso.

Si quieres, puedes copiar esta plantilla y convertirla en un documento interno de compras o compliance. Cuando necesites transcribir con procesos claros y documentación adecuada, GoTranscript ofrece soluciones que se adaptan a distintos flujos de trabajo, incluyendo professional transcription services.