Cómo pedir una transcripción de una declaración (deposición): pasos, formatos y plazos

Pedir una transcripción de una deposición es más rápido si envías, desde el primer email, los datos del asunto (caso, declarante, fecha y lugar) y lo que necesitas como entrega (formato, borrador o final, marcas de tiempo, índice de exhibiciones y plazo). En esta guía verás un proceso paso a paso y una plantilla de solicitud para evitar idas y venidas. También repasamos los errores típicos que provocan retrasos.

Palabra clave principal: cómo pedir una transcripción de una deposición.

• Key takeaways:
• Envía los datos esenciales del caso y de la vista (declarante, fecha, sede, modalidad) en el primer mensaje.
• Define claramente los entregables: PDF/Word/ASCII, borrador vs final, marcas de tiempo e índice de exhibiciones.
• Elige plazo con criterio: estándar, urgente o el mismo día, y confirma recargos si aplica.
• Aclara requisitos de formato (líneas por página, “condensed”, etc.) y el uso previsto (tribunal, trabajo interno, traducción).
• Revisa nombres y fechas antes de enviar, y adjunta lo que falte (avisos, lista de exhibits) para evitar retrasos.

Qué información preparar antes de hacer el pedido

El objetivo es que el proveedor identifique sin dudas qué deposición es y qué versión debe producir. Si falta un dato clave, el pedido se queda “en pausa” mientras os escribís para completar información.

Ten a mano estos campos, incluso si vas a hacer el pedido por teléfono y luego confirmarlo por email.

Datos del caso (matter)

• Nombre del caso o referencia interna (número de asunto/matter).
• Jurisdicción o tribunal (si aplica) y tipo de procedimiento.
• Nombre del despacho/empresa solicitante y persona de contacto.
• Datos de facturación (si el proveedor los pide por separado).

Datos de la deposición

• Declarante (deponent): nombre completo y, si ayuda, el cargo o rol.
• Fecha: día y zona horaria si fue por videoconferencia.
• Lugar (venue): ciudad/sede, o plataforma si fue remota.
• Modalidad: presencial, remota o híbrida.
• Duración aproximada o rango de horas (si lo sabes).

Material fuente disponible

• Audio/vídeo (archivo, enlace o plataforma) y formato.
• Si hubo estenotipia y existe “rough ASCII” o notas previas.
• Lista de exhibiciones (exhibits) y cómo se nombraron.

Restricciones y seguridad

Si el asunto es sensible, especifica cómo queréis intercambiar archivos (portal seguro, enlace con caducidad, cifrado, etc.). Si hay una orden de confidencialidad, menciona que aplica y ofrece enviarla si la solicitan.

Paso a paso: cómo pedir la transcripción de una deposición

Este flujo cubre el pedido de principio a fin, tanto si partes de audio/vídeo como si partes de una grabación estenográfica que necesita copia.

1) Identifica exactamente “qué” deposición quieres

Parece obvio, pero en asuntos con varias declaraciones se confunden nombres, fechas y sedes. En el asunto del email pon: caso + declarante + fecha.

2) Define el objetivo: ¿para qué la vas a usar?

El uso previsto afecta a lo que conviene pedir. No es lo mismo un documento de trabajo interno que un texto para mociones, preparación de juicio o compartir con co-demandados.

• Para revisión rápida: suele bastar PDF y/o Word con marcas de tiempo.
• Para búsquedas y analítica: Word o ASCII y, a veces, índices.
• Para citar con precisión: formato con paginación/lineación consistente y, si procede, “sync” con vídeo.

3) Elige los entregables (formatos y extras)

Pide explícitamente lo que necesitas para evitar que te envíen “lo de siempre” y luego tengas que reordenar.

• PDF: útil para lectura, anotaciones y distribución controlada.
• Word (DOC/DOCX): mejor para buscar, copiar citas y preparar resúmenes.
• ASCII: formato de texto plano que algunos equipos legales usan para bases de datos, e-discovery o sistemas antiguos.

Extras que conviene valorar:

• Borrador (rough draft) vs final: define si quieres un borrador rápido, la versión final, o ambas.
• Marcas de tiempo (timestamps): útiles si vas a volver al audio/vídeo o coordinar con edición.
• Índice de exhibiciones (exhibits index): lista de exhibits con número y descripción, si la tenéis.
• Índice de nombres/temas: cuando el caso es largo y necesitas localizar pasajes.
• Certificación/affidavit (si aplica a tu jurisdicción y a tu uso).

4) Confirma el formato “legal” que necesita tu equipo

Muchos retrasos aparecen cuando el equipo pide “transcripción” pero luego exige un formato concreto. Si tu firma usa un estándar, escríbelo en el pedido.

• Preferencias de paginación y líneas por página.
• Una o varias columnas, “condensed” (varias páginas en una) o “full size”.
• Portada con datos específicos (caso, declarante, fecha, sede).
• Convención de nombres de archivo (por ejemplo: Caso_Declarante_YYYY-MM-DD_Final.pdf).

5) Selecciona el plazo (turnaround) y prioriza

Los proveedores suelen ofrecer varios plazos, desde estándar hasta urgente o el mismo día. Elige el plazo en función de tu fecha de corte y del riesgo de cambios.

• Estándar: cuando no tienes una fecha judicial inmediata y puedes revisar con calma.
• Urgente (24–48 h): para preparación de mociones, reuniones con cliente o negociación.
• Mismo día / overnight: para ventanas muy cortas, con menos margen para correcciones y coordinación.

Antes de confirmar, pregunta si el plazo se cuenta en días hábiles y qué hora de corte usan para empezar a contar.

6) Aclara cómo se entregará y quién recibe

Indica destinatarios y permisos para evitar reenvíos internos inseguros. Si varios equipos necesitan copia (litigación, paralegals, peritos), lista correos y roles.

• Entrega por enlace seguro, email, portal o SFTP (según política).
• Quién puede descargar y durante cuánto tiempo.
• Si queréis versiones separadas: una “limpia” y otra con anotaciones internas.

7) Revisa el pedido y envía confirmación

Antes de darle a enviar, revisa los cuatro campos que más fallan: declarante, fecha, sede y plazo. Pide también confirmación de recepción y un número de pedido.

Qué pedir exactamente: checklist de entregables (PDF/Word/ASCII, borrador, timestamps, exhibits)

Si solo puedes pedir “lo mínimo”, usa este checklist y marca lo que aplica. Así reduces interpretaciones.

Checklist rápido

• Transcripción final en PDF.
• Transcripción en Word para búsqueda y citas internas.
• Archivo ASCII (si lo requiere vuestro flujo legal/e-discovery).
• Rough draft (si necesitas leer cuanto antes).
• Marcas de tiempo (por intervalo o por cambio de hablante).
• Índice de exhibiciones (si hubo exhibits).
• Convención de nombres de archivo y carpeta.
• Requisitos de formato (paginación/lineación/condensed).

Cuándo conviene pedir rough draft y final

• Pide rough draft si debes preparar preguntas, resúmenes o estrategia al día siguiente.
• Pide final si vas a presentar citas en escrito, preparar designaciones de vídeo o compartir con terceros.
• Si pides ambos, define si el borrador debe llegar primero y la final después, o una sola entrega.

Cómo pedir timestamps para que realmente te sirvan

No digas solo “con timestamps”. Especifica el tipo.

• Por intervalo fijo (por ejemplo, cada 30 o 60 segundos).
• Por cambio de hablante (útil para localizar intervenciones).
• Sincronización con vídeo (si vas a hacer clips o designaciones).

Exhibits: qué hace falta para un buen índice

Si el proveedor no tiene los exhibits, no puede inventarlos. Facilita una lista, aunque sea básica, o indica dónde están y cómo se nombraron durante la deposición.

• Número o letra del exhibit.
• Descripción breve tal y como se mencionó en sala.
• Referencia de archivo o enlace (si lo queréis adjunto).

Plantilla de email/formulario de pedido (copia y pega)

Usa esta plantilla como email o como formulario interno. Está pensada para evitar preguntas de seguimiento.

Asunto del email

Pedido transcripción deposición – [Caso/Matter] – [Declarante] – [Fecha]

Cuerpo

Hola,

Quiero pedir la transcripción de la siguiente deposición:

• Caso/Matter: [Nombre / Nº interno]
• Declarante (deponent): [Nombre completo]
• Fecha: [DD/MM/AAAA] (zona horaria si fue remota: [TZ])
• Lugar / Venue: [Ciudad/Sede] o [Plataforma]
• Modalidad: [Presencial/Remota/Híbrida]
• Fuente: [Adjunto audio/vídeo] o [Enlace: …] o [Existe rough ASCII/estenografía: sí/no]

Entregables solicitados:

• Formato: [PDF] [Word/DOCX] [ASCII]
• Versión: [Rough draft] [Final] (si ambas: rough primero, final después)
• Marcas de tiempo: [cada X segundos / por hablante / sincronizado con vídeo]
• Índice de exhibiciones: [sí/no] (adjunto lista / se enviará aparte)
• Formato/presentación: [líneas por página, condensed, portada con datos, etc.]

Plazo de entrega (turnaround): [Estándar / 48 h / 24 h / mismo día] y hora límite: [fecha/hora].

Entrega y destinatarios: por [enlace seguro/email/portal] a [lista de correos].

Notas: [confidencialidad, convención de nombres de archivo, instrucciones especiales].

Gracias,

[Nombre] – [Cargo] – [Teléfono]

Errores comunes al pedir una transcripción (y cómo evitarlos)

La mayoría de retrasos no vienen del tecleo, sino de pedidos incompletos o contradictorios. Estos son los fallos más habituales y cómo solucionarlos.

1) No indicar qué deposición es (o confundir fecha/declarante)

• Qué pasa: el proveedor no sabe qué archivo usar o asigna el incorrecto.
• Cómo evitarlo: asunto del email con caso + declarante + fecha, y repítelo en el cuerpo.

2) Pedir “transcripción” sin especificar formato

• Qué pasa: recibes un PDF cuando tu equipo necesitaba Word o ASCII.
• Cómo evitarlo: marca PDF/Word/ASCII y, si te vale cualquiera, dilo explícitamente.

3) No aclarar rough draft vs final

• Qué pasa: esperas un borrador rápido y te entregan solo final, o al revés.
• Cómo evitarlo: escribe “rough draft” o “final”, y si quieres ambos, define el orden.

4) Pedir timestamps sin decir el tipo

• Qué pasa: las marcas no encajan con tu forma de revisar o con el vídeo.
• Cómo evitarlo: especifica “cada 30/60 s” o “por hablante” o “sync con vídeo”.

5) Exhibits sin lista ni referencia

• Qué pasa: el índice queda incompleto o se retrasa esperando información.
• Cómo evitarlo: adjunta la lista o di cuándo la enviarás y en qué formato.

6) Plazo urgente sin confirmar hora de corte

• Qué pasa: crees que “24 h” es hasta mañana a la misma hora, y el proveedor cuenta días hábiles o desde otra hora.
• Cómo evitarlo: pregunta: “¿Desde qué hora empieza a contar y cuál es la hora límite de entrega?”

7) No incluir destinatarios y método de entrega

• Qué pasa: se envía a la persona equivocada o se pierde tiempo reenviando.
• Cómo evitarlo: lista emails y pide un enlace seguro si lo exige tu política.

Cómo elegir el mejor plazo y nivel de servicio

No existe un “mejor” plazo para todos los casos. Lo importante es equilibrar coste, urgencia y riesgo de cambios.

Usa estas preguntas de decisión

• ¿Cuándo necesitas citar la transcripción en un escrito o informe?
• ¿Necesitas compartirla con terceros (cliente, co-counsel, peritos) y en qué formato?
• ¿Vas a preparar designaciones de vídeo o solo un resumen?
• ¿El audio es complejo (varios hablantes, ruido, términos técnicos) y requiere más revisión?

Consejo práctico para plazos ajustados

Si el plazo es muy corto, pide una entrega en dos fases: rough draft primero para trabajar, y final después para citas y archivo. Así no bloqueas al equipo mientras esperas la versión definitiva.

Common questions

¿Qué formato debo pedir: PDF, Word o ASCII?

PDF va bien para lectura y archivo, Word para buscar y preparar citas, y ASCII si tu flujo legal o herramientas lo requieren. Si dudas, pide PDF + Word y evita rehacer el pedido.

¿Qué diferencia real hay entre rough draft y final?

El rough draft suele llegar antes y sirve para trabajar rápido, pero puede contener erratas o cambios. La versión final es la que conviene usar para citas formales y entregas externas.

¿Las marcas de tiempo (timestamps) merecen la pena?

Si vas a volver al audio/vídeo, sí, porque aceleran la revisión. Pide el tipo de timestamp que encaje con tu uso (por intervalo, por hablante o sincronizado con vídeo).

¿Puedo pedir un índice de exhibiciones si no tengo los exhibits?

Puedes pedirlo, pero necesitarás al menos una lista o referencias claras. Si no, el proveedor no tendrá base para crear un índice completo.

¿Qué información mínima debo incluir para que no se retrase el pedido?

Caso/matter, declarante, fecha, venue o plataforma, y el plazo. Añade formatos y si quieres rough draft o final para evitar una segunda ronda de preguntas.

¿Cómo gestiono destinatarios y confidencialidad?

Indica quién debe recibir la entrega y el método permitido (portal, enlace seguro, etc.). Si hay una orden de confidencialidad, menciónala y ofrece enviarla.

¿Qué hago si necesito cambios tras recibir la transcripción?

Reúne una lista clara de correcciones (página/línea si aplica, o timestamps) y envíala en un solo mensaje. Así evitas correcciones fragmentadas y versiones duplicadas.

Si quieres simplificar el proceso, GoTranscript puede ayudarte a gestionar formatos, plazos y entregables de forma clara desde el primer pedido. Puedes empezar revisando nuestras professional transcription services para elegir la opción que encaje con tu caso.