Flujo de vídeo accesible: Grabar → Subtitular → Transcribir → Publicar (SOP) para universidades

Un flujo de vídeo accesible en la universidad consiste en grabar con calidad, crear subtítulos y una transcripción fiable, revisarlos con controles de calidad y publicarlos bien en el LMS y en la web. Si sigues un SOP repetible cada trimestre, reduces correcciones de última hora y aseguras que el alumnado pueda acceder al contenido con o sin audio. Abajo tienes un procedimiento paso a paso con roles, plazos y una lista final de publicación.

Keyword principal: flujo de vídeo accesible.

• Recomendado para: asignaturas con vídeos, MOOCs, clases grabadas, píldoras de microlearning y material institucional.
• Objetivo del SOP: que cada vídeo salga publicado con subtítulos correctos, transcripción disponible y metadatos claros.

Key takeaways

• Define estándares de grabación para evitar que los subtítulos “fallen” por audio pobre.
• Separa tareas: generación, edición, QA y publicación, con roles claros y puertas de control.
• Usa plazos fijos por pieza (por ejemplo, 5–7 días) y prioriza lo que se publica primero.
• Publica subtítulos y transcripción donde el alumnado los encuentre: reproductor, LMS y página del recurso.
• Aplica un checklist de publicación para evitar errores típicos (idioma, sincronía, enlaces, formato).

Visión general del SOP (repetible cada trimestre)

Este SOP funciona como una cadena: Record → Caption → Transcript → Publish, con dos puertas de calidad: una antes de editar y otra antes de publicar. Puedes aplicarlo a un vídeo suelto o a un lote semanal.

• Entrada: vídeo final (o grabación bruta) + información básica (asignatura, idioma, fecha, tema).
• Salida: vídeo publicado con subtítulos, transcripción descargable o visible y verificación de calidad.
• Dos QA gates: (1) “Audio y material apto”, (2) “Listo para publicar”.

Roles y responsabilidades

• Profesorado (Faculty): prepara guion o esquema, graba o valida la grabación, aprueba términos de la asignatura y revisa contenido sensible (nombres, fórmulas, bibliografía).
• Equipo de medios / e-learning: da soporte de grabación, limpia audio si hace falta, exporta el máster y gestiona archivos, formatos y el reproductor.
• Accesibilidad / Disability services: define criterios, revisa muestras, gestiona adaptaciones, valida cumplimiento interno y atiende incidencias del alumnado.
• Biblioteca / comunicación (opcional): ayuda con metadatos, licencias, permisos y publicación en web institucional.

Plazos orientativos por vídeo (calendario de referencia)

• Día 0: grabación + subida de archivo + ficha del vídeo (título, idioma, curso).
• Día 1: QA gate 1 (audio y material apto) + solicitud de subtítulos/transcripción.
• Días 2–4: generación y edición de subtítulos + transcripción.
• Día 5: QA gate 2 (revisión final) + publicación en LMS/web.
• Día 6–7: control post-publicación y correcciones pequeñas.

Si publicas vídeos cada semana, organiza el flujo por lotes para no saturar a revisión y accesibilidad.

Paso 1: Estándares de grabación (para que el resto del flujo sea fácil)

La accesibilidad empieza en la grabación, porque el software y los editores necesitan un audio claro. Si grabas “regular”, acabarás editando más y publicando más tarde.

Estándares mínimos de audio y vídeo

• Audio: micrófono cercano (solapa o USB), sin eco fuerte y con volumen estable.
• Entorno: habitación silenciosa, evita ventiladores y tecleo cerca del micro.
• Locución: habla a ritmo constante, vocaliza nombres propios y siglas.
• Vídeo: imagen estable y texto en pantalla legible (tamaño suficiente y buen contraste).
• Diapositivas: evita leer diapositivas “a toda velocidad”; eso empeora subtítulos y comprensión.

Formato de archivo y entrega

• Formato de entrega: MP4 con audio AAC suele funcionar bien en la mayoría de plataformas.
• Nombre de archivo: Curso_Tema_Fecha_Idioma (ej.: BIO101_Celulas_2026-02_ES).
• Material de apoyo: glosario de términos, lista de nombres y bibliografía (si existe).

QA gate 1: “Audio y material apto”

Antes de pedir subtítulos y transcripción, valida que el material merece la pena editar. Si falla, regraba o mejora audio.

• ¿Se entiende la voz sin subir el volumen al máximo?
• ¿Hay partes tapadas por ruido o música?
• ¿Se oyen preguntas del alumnado si es una clase híbrida?
• ¿El idioma principal está claro (es-ES, en, ca, etc.)?
• ¿El vídeo incluye datos personales o imágenes que requieran recorte?

Paso 2: Generación de subtítulos y transcripción (primero velocidad, luego precisión)

La forma más práctica es generar un primer borrador (automático o manual) y luego editarlo. Así controlas plazos sin renunciar a calidad.

Decidir: automático, humano o mixto

• Automático: útil para borradores rápidos y vídeos internos, pero exige revisión si se publica al alumnado.
• Humano: mejor cuando hay terminología, varios ponentes o audio difícil.
• Mixto: genera automático y luego pasa a corrección profesional.

Si necesitas un punto de partida automatizado, puedes usar un servicio de transcripción automática y reservar la corrección para lo que se publica.

Qué hay que producir en esta fase

• Subtítulos (captions): texto sincronizado con el tiempo para ver en el reproductor.
• Transcripción: texto continuo del contenido, útil para estudiar, buscar y citar.
• Identificación de hablantes: cuando hay más de una voz.
• Notas no verbales: solo si ayudan (p. ej., “(risas)”, “(aplausos)”, “(música)” en contextos relevantes).

Paso 3: Edición de subtítulos (reglas simples que evitan quejas)

Editar subtítulos no es solo corregir palabras, también es mejorar la lectura. Mantén reglas claras para que todo el campus publique de forma consistente.

Reglas prácticas de edición

• Ortografía y nombres: revisa términos de la asignatura, nombres propios y siglas.
• Puntuación: úsala para marcar pausas y sentido, no para “decorar”.
• Consistencia: elige una forma (por ejemplo “IA” vs “inteligencia artificial”) y manténla.
• Evita muletillas: elimina “eh”, “vale”, “mmm” si no aportan.
• Hablantes: etiqueta cuando sea importante para entender (Profesor/a, Estudiante 1).

Sincronía y segmentación

• Comprueba que el subtítulo entra cuando se dice y no se queda “tarde”.
• Divide frases largas en dos para que se lean sin prisa.
• Evita que un subtítulo corte una idea a la mitad si puedes mover el salto.

Vídeos con matemáticas, código o términos técnicos

• Escribe símbolos y fórmulas de forma coherente (por ejemplo “x al cuadrado”).
• En programación, decide si transcribes “slash”, “punto y coma” y similar, según la clase.
• Pide al profesorado un glosario si hay mucha jerga o nombres en otro idioma.

Si el equipo tiene poco tiempo, una opción es pedir la edición como servicio aparte mediante corrección de transcripciones para elevar la calidad antes de publicar.

Paso 4: Preparar y publicar la transcripción (LMS y web)

La transcripción no debe “vivir” solo como un archivo suelto en un drive. Publícala donde el alumnado consume el vídeo y con un formato que se lea bien.

Formatos recomendados

• En el LMS: una página con el vídeo y debajo la transcripción, o un enlace claro “Ver transcripción”.
• Descargable: PDF o DOCX si el alumnado lo necesita para estudiar offline.
• En web: HTML en la misma página del vídeo para que se pueda buscar.

Buenas prácticas de publicación en LMS

• Usa un título claro: “Tema 3: Fotosíntesis (vídeo + subtítulos + transcripción)”.
• Indica idioma y duración.
• Coloca la transcripción cerca del vídeo, no en una carpeta escondida.
• Avisa si hay material visual importante que no se describe (p. ej., “ver diapositiva 5”).

Buenas prácticas de publicación en web

• Añade encabezados cortos en la transcripción (minutos o secciones) si el vídeo es largo.
• Incluye fecha de actualización si se corrige el contenido.
• Cuida permisos y derechos de imagen si aparece alumnado o terceros.

Paso 5: Control de calidad (QA gate 2) y checklist de publicación

El segundo control de calidad evita errores que generan tickets: subtítulos desincronizados, idioma mal configurado o transcripción que no coincide con el vídeo. Haz una revisión corta pero sistemática.

QA gate 2: revisión final antes de publicar

• Calidad del texto: sin errores graves, nombres y términos correctos.
• Sincronía: subtítulos alineados en los momentos clave (inicio, mitad, final).
• Hablantes: identificados cuando hay cambios que pueden confundir.
• Elementos no verbales: presentes solo si aportan.
• Idioma: etiqueta de idioma correcta en el archivo de subtítulos y en el reproductor.

Checklist de publicación (LMS/website)

• Archivo de subtítulos: cargado y activado en el reproductor (p. ej., VTT/SRT según plataforma).
• Nombre del idioma: visible y correcto (Español, English, etc.).
• Transcripción: disponible en página o descargable, con título y fecha.
• Acceso: permisos correctos (grupo del curso, campus, público).
• Reproducción: probado en móvil y escritorio.
• Enlaces: funcionan (vídeo, PDF, recursos citados).
• Privacidad: revisado si aparecen nombres, caras o datos sensibles.
• Soporte: contacto o canal para reportar errores de accesibilidad.

Muestreo y auditoría por lote (para ahorrar tiempo)

• Revisa el 100% de los vídeos “críticos” (evaluables, institucionales, orientación).
• En lotes grandes, revisa una muestra fija (por ejemplo, 2–3 minutos por vídeo en varios puntos).
• Documenta errores comunes y conviértelos en reglas para el siguiente trimestre.

Errores habituales y cómo evitarlos

Muchos problemas no se ven hasta que el alumnado intenta estudiar con el texto. Estos son los fallos que más tiempo cuestan si aparecen tarde.

• Audio “de sala”: se oye bien en persona, pero mal en grabación; solución: micro cercano y prueba de 30 segundos.
• Sin glosario: el subtitulado confunde términos; solución: lista simple de 10–30 términos clave por tema.
• Subtítulos sin activar: el archivo existe, pero no está publicado; solución: checklist con prueba real.
• Idioma mal configurado: el reproductor etiqueta mal y el alumnado no lo encuentra; solución: revisar idioma en plataforma y archivo.
• Transcripción “a parte”: el alumno no la ve; solución: colocarla debajo del vídeo o como botón visible.

Common questions

1) ¿Subtítulos y transcripción son lo mismo?

No, los subtítulos van sincronizados con el vídeo y la transcripción es el texto completo en formato de lectura. En un flujo de vídeo accesible, normalmente publicas ambos.

2) ¿Qué formato de subtítulos debo usar: SRT o VTT?

Depende de la plataforma, pero VTT suele integrarse bien en reproductores web y SRT es muy común en herramientas de edición. Elige uno estándar para el campus y documenta la conversión.

3) ¿Quién debe aprobar los subtítulos: profesorado o accesibilidad?

Lo ideal es un reparto: el profesorado valida términos y contenido, y accesibilidad valida criterios y consistencia. En cursos con poco margen, el profesorado puede revisar una muestra y accesibilidad auditar por lote.

4) ¿Qué hago si el vídeo tiene varias personas hablando a la vez?

Intenta mejorar el audio en origen y etiqueta hablantes cuando aporte claridad. Si hay solapes constantes, prioriza que se entienda el mensaje principal y considera una regrabación de partes clave.

5) ¿Cómo gestiono vídeos largos (60–120 minutos) sin retrasar la publicación?

Divide por capítulos o por bloques de clase y publica por partes. También puedes publicar primero un borrador interno y luego sustituirlo por la versión revisada cuando pase el QA gate 2.

6) ¿Necesito describir lo que se ve en pantalla?

Si el aprendizaje depende de elementos visuales que no se dicen en voz alta (gráficas, demostraciones), añade una explicación verbal en la grabación o complementa con un documento accesible. Los subtítulos y la transcripción no sustituyen esa descripción si el audio no la incluye.

7) ¿Cómo organizo este SOP para repetirlo cada trimestre?

Usa plantillas: ficha de vídeo, glosario, checklist de QA y un tablero de estado (pendiente, en edición, en QA, publicado). Además, define fechas fijas de entrega de vídeos por parte del profesorado.

Si quieres externalizar parte del proceso sin perder control, GoTranscript puede ayudarte con subtítulos, transcripciones y revisiones para que tu equipo se centre en la docencia y la publicación. Puedes empezar revisando nuestras professional transcription services y encajar el servicio dentro de tu SOP del trimestre.