Plantilla de transcripción de focus group (gratis para copiar/pegar + etiquetas de orador + timecodes)

Una plantilla de transcripción de focus group te ayuda a dejar el texto listo para analizar: con un roster de personas, etiquetas consistentes y, si quieres, timecodes. Abajo tienes una plantilla gratuita para copiar/pegar y unas reglas simples para formatear preguntas del moderador, intervenciones, reacciones del grupo y partes solapadas o inaudibles, de forma que luego puedas codificar sin perder tiempo.

Si tu equipo usa software de análisis cualitativo (o solo una hoja de cálculo), una estructura clara hace que encontrar citas, comparar participantes y marcar temas sea mucho más rápido.

Key takeaways

• Copia/pega la plantilla y rellena primero el roster: te evita confusiones con nombres y abreviaturas.
• Usa una regla fija para etiquetas (MOD, P01, P02) y no la cambies a mitad del documento.
• Activa timecodes si vas a revisar el audio/vídeo o necesitas localizar citas exactas.
• Marca solapamientos, pausas e inaudibles con etiquetas estándar para que el texto sea “codificable”.
• Separa reacciones del grupo (risas, silencio) como eventos, no como discurso de una persona.

Qué debe incluir una buena transcripción de focus group

Una transcripción útil no es solo “lo que se dijo”, sino quién lo dijo y en qué momento pasó. También debe reflejar lo suficiente del contexto (interrupciones, risas, dudas) para interpretar bien las respuestas.

En la práctica, tu documento debería incluir:

• Cabecera del estudio: fecha, sesión, producto/tema, idioma, modalidad (online/presencial).
• Roster de oradores: moderador y participantes con códigos fijos (P01, P02…).
• Reglas de etiqueta: cómo se escriben turnos, reacciones, solapes e inaudibles.
• Contenido por turnos: preguntas del moderador y respuestas separadas por líneas.
• Timecodes (opcional): por turno o cada X minutos, según tu uso.
• Metadatos para análisis (opcional): etiqueta de tema, emoción o segmento.

Plantilla gratis para copiar/pegar (con roster, reglas y timecodes opcionales)

Copia el bloque completo en tu documento y edita los campos entre corchetes. Si no quieres timecodes, borra la columna o el marcador [TC].

1) Cabecera de la sesión

TÍTULO DEL ESTUDIO: [Nombre del estudio]
PROYECTO / CÓDIGO: [ID interno]
FECHA: [DD/MM/AAAA]
SESIÓN: [1 de 4]  
MODALIDAD: [Presencial / Online]
DURACIÓN: [60–120 min]
IDIOMA: [Español]
UBICACIÓN / PLATAFORMA: [Madrid / Zoom / Teams]
MODERADOR/A (MOD): [Nombre]
OBSERVADOR/ES (OBS): [Nombre/s]
NOTAS DE AUDIO/VÍDEO: [Calidad buena / ruido / cortes]
CONSENTIMIENTO: [Confirmado]

OBJETIVO DE LA SESIÓN:
- [Objetivo 1]
- [Objetivo 2]

GUÍA / SECCIONES:
1) [Warm-up]
2) [Tema A]
3) [Tema B]
4) [Cierre]

2) Roster de oradores (speaker roster)

Define códigos cortos y únicos. Evita usar nombres reales si hay requisitos de privacidad.

ROSTER (CÓDIGO → DESCRIPCIÓN)
MOD → Moderador/a
P01 → [Perfil breve: edad/rango, uso del producto, segmento]
P02 → [Perfil breve]
P03 → [Perfil breve]
P04 → [Perfil breve]
P05 → [Perfil breve]
P06 → [Perfil breve]
OBS → Observador (si habla)
GRUPO → Reacción del grupo (risas, silencio, murmullos)

3) Reglas de etiquetado (label rules) para que sea “codificable”

Estas reglas buscan consistencia y lectura rápida. Si tu equipo usa otro estándar, cámbialo, pero mantén una sola versión.

FORMATO DE TURNO (recomendado)
[TC] CÓDIGO: Texto del turno.

REGLAS
1) Un turno = una línea (o un párrafo corto si es largo).
2) Mantén el mismo código siempre (P01 no se convierte en “Ana”).
3) No mezcles reacciones del grupo dentro del texto de una persona; usa GRUPO.
4) Marca eventos entre corchetes: [risas], [pausa], [solapado], [inaudible].
5) Si necesitas “temas” para análisis, añade una etiqueta al final: {TEMA: X}.

TIME CODES
- Opcional: usa [00:12:34] al inicio de cada turno.
- Alternativa: timecode cada 30–60 segundos o al inicio de cada pregunta.

4) Bloque principal: preguntas y respuestas

Este formato separa prompts del moderador, respuestas y reacciones, y te permite buscar citas por participante.

INICIO DE GRABACIÓN: [00:00:00]

[00:00:05] MOD (PROMPT): Para empezar, ¿podéis presentaros y decir qué esperáis de hoy?

[00:00:18] P01: Soy [P01] y…
[00:00:32] P02: Yo soy [P02] y…
[00:00:44] P03: [respuesta]
[00:00:57] GRUPO: [risas]

[00:02:10] MOD (PROBE): Has dicho “frustrante”. ¿Qué fue lo que más te frustró?
[00:02:22] P02: Sobre todo cuando…

[00:03:05] MOD (CLARIFY): Cuando dices “caro”, ¿te refieres al precio o al esfuerzo/tiempo?
[00:03:20] P02: Al precio.

[00:05:00] MOD (TRANSITION): Vale, pasemos a la experiencia de compra.

[00:05:12] MOD (PROMPT): Pensad en la última vez que lo comprasteis. ¿Qué os hizo elegir esa marca?
[00:05:25] P04: En mi caso…
[00:05:40] P05: Yo lo elegí por…
[00:05:52] P04: [solapado] Sí, porque además…
[00:05:55] P05: [solapado] …y la promoción también.

[00:07:10] P06: Hubo un momento que no oí bien… [inaudible 2–3s]

FIN DE GRABACIÓN: [01:15:32]

Cómo usar la plantilla: pasos prácticos (antes, durante y después)

Si quieres un flujo simple, usa estos pasos para no arreglar el documento al final.

Antes de transcribir

• Rellena la cabecera con ID del proyecto, fecha y sesión.
• Crea el roster con códigos P01–P0X y el MOD, aunque todavía no tengas perfiles completos.
• Decide el nivel de detalle: literal (más exacto) o limpio (sin muletillas), y apúntalo en la cabecera.
• Define los timecodes: por turno (mejor para citas) o por bloques (mejor para lectura rápida).

Durante la transcripción o revisión

• Etiqueta cada intervención con el código correcto; si dudas, marca: P??.
• Divide turnos largos cuando cambie la idea principal, para facilitar la codificación.
• Marca eventos con corchetes: [pausa], [risas], [murmullos], [suspiro].
• No “adivines” lo que no se oye; usa [inaudible] y, si puedes, duración aproximada.

Después: dejarlo listo para análisis

• Normaliza: busca “P1” y cambia a “P01” para que todo siga el mismo patrón.
• Revisa nombres: si en algún punto aparece un nombre real, sustitúyelo por el código.
• Comprueba consistencia de etiquetas del moderador: (PROMPT), (PROBE), (CLARIFY), (TRANSITION).
• Exporta a tu formato de trabajo (DOCX, TXT, CSV) según tu forma de codificar.

Reglas de formato: moderador, participantes, reacciones y casos difíciles

Estas convenciones te evitan dudas cuando el grupo habla rápido o se pisa.

Cómo formatear prompts del moderador

Marca el tipo de intervención del moderador entre paréntesis para entender la intención de la pregunta al codificar.

• MOD (PROMPT): pregunta principal.
• MOD (PROBE): repregunta para profundizar (“¿por qué?”, “cuéntame más”).
• MOD (CLARIFY): aclaración de términos (“¿qué quieres decir con…?”).
• MOD (TRANSITION): cambio de tema.
• MOD (WRAP-UP): cierre y resumen.

Cómo formatear turnos de participantes

Escribe frases cortas y conserva el sentido. Si haces una transcripción limpia, quita repeticiones solo cuando no cambien el significado.

• Usa P01: seguido de texto en la misma línea.
• Si hay una cita larga, divide por ideas, pero no cambies el contenido.
• Si alguien señala un objeto o una pantalla: añade [señala el envase] o [muestra pantalla].

Cómo registrar reacciones del grupo (audience reactions)

Las reacciones influyen en la interpretación, pero no “pertenecen” a una sola persona. Por eso, usa GRUPO.

• GRUPO: [risas]
• GRUPO: [silencio 5s]
• GRUPO: [murmullos de acuerdo]
• GRUPO: [varios hablan a la vez]

Cómo etiquetar solapes y habla simultánea (overlaps)

En focus groups es normal que dos personas se pisen. No intentes “ordenar” artificialmente si no está claro.

• Si entiendes ambas frases, conserva ambas líneas y marca [solapado] al inicio.
• Si solo se entiende una, marca la otra como [inaudible por solape].
• Si hay varios a la vez: usa GRUPO: [varios hablan a la vez] y luego la frase que sí se entiende.

[00:12:08] P03: [solapado] Yo creo que el problema es el registro.
[00:12:09] P04: [solapado] Sí, y que tarda mucho.

Cómo marcar inaudibles, dudas y cortes

Estas marcas son importantes para no introducir sesgo.

• [inaudible 3s] cuando no se entiende.
• [dudoso: “palabra”] cuando crees oír algo pero no estás seguro.
• [corte de audio] si se corta la grabación.
• [habla en otro idioma] si cambia el idioma y no lo transcribes.

[00:22:41] P02: Y entonces me dijeron que era… [inaudible 2s] …y me enfadé.
[00:23:10] P05: Compré el modelo [dudoso: “Plus”] porque lo recomendó mi hermana.

Timecodes: cuándo usarlos y qué formato elegir

Los timecodes no siempre son necesarios, pero ayudan mucho cuando alguien pide “la cita exacta” o cuando vas a editar clips.

Elige uno de estos enfoques:

• Timecode por turno: el más útil para recuperar citas y revisar el audio.
• Timecode por bloque (cada 30–60 s): más rápido de producir y suficiente para análisis general.
• Timecode por pregunta: ideal si tu guía manda la estructura del análisis.

Formato recomendado: [HH:MM:SS] con ceros (ej.: [00:05:07]).

Errores comunes y cómo evitarlos

La mayoría de problemas vienen de la inconsistencia. Si lo corriges al final, pierdes horas.

• Cambiar nombres y códigos: decide P01–P0X desde el inicio y no uses apodos.
• Meter reacciones dentro del texto: separa [risas] y [silencio] como eventos con GRUPO.
• Parágrafos largos: dificultan codificar; mejor turnos cortos por idea.
• “Arreglar” el habla demasiado: si limpias, no cambies el sentido ni el tono.
• Omitir solapes: en focus groups, los solapes dan contexto (acuerdo, tensión, prisa).
• No marcar dudas: usa [dudoso] en vez de inventar palabras.

Common questions

¿Debo transcribir literal o limpio?

Depende del objetivo. Para análisis de contenido suele bastar limpio, pero para investigación de lenguaje, litigios o entrenamiento de moderadores conviene literal.

¿Cuántos participantes puedo tener antes de que la transcripción sea un caos?

No hay un número mágico, pero cuantos más oradores, más solapes y más valor aporta un buen roster y etiquetas estrictas. Si pasas de 8–10 voces, prioriza timecodes y marcas de solape.

¿Cómo anonimizo el transcript?

Usa códigos (P01, P02) y elimina datos directos (nombres, empresa, dirección). Si necesitas conservar el sentido, sustituye por categorías: [ciudad], [empresa], [marca].

¿Qué hago si no sé quién habla?

Marca el turno como P?? y añade una nota breve: [posible P03]. Si más tarde lo confirmas con el audio o el vídeo, sustitúyelo en todo el documento.

¿Cómo represento pausas y silencios?

Usa [pausa] o [silencio 5s] en una línea separada con GRUPO si afecta al grupo. Si la pausa es dentro de una frase, puedes dejarla en el mismo turno.

¿Pongo puntuación “perfecta”?

Mejor una puntuación clara y sencilla. Evita “corregir” frases hasta convertirlas en algo que la persona no diría.

¿Qué formato es mejor para codificar después?

Para codificar a mano, un DOCX o Google Docs funciona bien. Para importar a herramientas, a veces ayuda un TXT limpio y consistente; en proyectos grandes, un CSV por turnos puede ser útil.

Si quieres convertir tus grabaciones en texto consistente, con etiquetas de orador y timecodes listos para análisis, GoTranscript puede ayudarte con soluciones de transcripción y revisión. Puedes ver opciones en professional transcription services.