Conventions de nommage des fichiers de réunion (standard Date–Projet–Type de réunion + exemples)

Une bonne convention de nommage pour les fichiers de réunion suit un format simple et stable : Date + Type de réunion + Équipe/Projet + Sujet + Version (si besoin). Elle fonctionne sur Teams, Zoom, Google Meet et dans vos espaces de stockage, et elle rend la recherche plus rapide, limite les doublons et facilite les passations entre assistant(e)s.

Dans cet article, vous trouverez un standard prêt à copier, des exemples (direction, client, conseil d’administration), des règles de séparateurs et d’extensions, et une méthode claire pour gérer les corrections sans créer de confusion.

• Mot-clé principal : conventions de nommage des fichiers de réunion

Key takeaways

• Adoptez un format unique : AAAA-MM-JJ + Type + Équipe/Projet + Sujet + Version.
• Utilisez des séparateurs constants (ex. _) et évitez les caractères spéciaux.
• Ajoutez une version seulement quand vous modifiez le contenu (v01, v02) et indiquez DRAFT ou FINAL si utile.
• Gardez des extensions cohérentes (.mp4, .m4a, .pdf, .docx) et reflétez le type de fichier dans le nom si besoin.
• Gérez les corrections avec des règles de versions et marquez clairement les fichiers remplacés (SUPERSEDED).

Pourquoi une convention de nommage change tout (recherche, doublons, passations)

Quand tout le monde nomme les fichiers de la même façon, vous retrouvez une réunion en quelques secondes, même si elle a été créée dans Teams, Zoom ou Meet puis déplacée dans Drive, SharePoint ou Dropbox. Vous réduisez aussi les fichiers “final_v3_definitif_vraimentfinal” qui créent des erreurs et des relectures inutiles.

Une convention stable aide particulièrement lors d’une passation entre assistant(e)s, car la personne suivante comprend tout de suite quoi est le fichier, quand il a été produit, pour qui, et si c’est la bonne version.

• Recherche plus rapide : trier par date, filtrer par projet, retrouver un sujet précis.
• Moins de doublons : un seul “nom officiel” par réunion réduit les copies concurrentes.
• Handover propre : des noms explicites évitent d’ouvrir 10 fichiers pour trouver le bon.

Le standard recommandé : Date + Type + Équipe/Projet + Sujet + Version

Voici le modèle de base, simple et compatible partout : AAAA-MM-JJ_Type_EquipeOuProjet_Sujet_Version. Vous pouvez ajouter un élément “client” ou “lieu” si c’est récurrent, mais gardez le même ordre.

Le but : un nom lisible pour un humain et facile à trier pour un ordinateur.

1) Date (toujours en premier)

Utilisez le format AAAA-MM-JJ pour que le tri par nom corresponde au tri chronologique. Évitez “12-03-24” qui change de sens selon les pays.

• Bon : 2026-03-13
• À éviter : 13-03-2026, 03-13-2026, 13mars

2) Type de réunion (court et standardisé)

Choisissez une liste courte de types, puis ne changez plus. Vous gagnerez du temps et vous éviterez les variantes (“réu”, “meeting”, “réunion”).

• LEAD (réunion de direction)
• WEEKLY (hebdo d’équipe)
• CLIENT (appel client)
• BOARD (conseil d’administration)
• STEERCO (comité de pilotage)
• 1to1 (1:1)

3) Équipe ou projet (nom court, stable)

Utilisez un identifiant stable : nom de projet, code interne ou équipe. Si vous avez des projets avec des noms longs, créez un alias de 3 à 8 caractères et documentez-le.

• Exemples : ProjAtlas, Marketing, Client-Durand, Ops

4) Sujet (clair, sans phrases)

Le sujet doit aider à distinguer deux réunions proches. Utilisez des mots-clés, pas une phrase complète, et évitez les caractères spéciaux (notamment “/” et “:”) qui posent problème dans certains stockages.

• Bon : BudgetT2, RoadmapQ3, RenouvellementContrat
• À éviter : Discussion sur le budget du T2 avec points divers

5) Version (seulement si vous modifiez)

Ajoutez une version uniquement quand vous faites une correction ou une mise à jour. Utilisez un format fixe : v01, v02, v03, et éventuellement un statut : DRAFT ou FINAL.

• Exemples : v01_DRAFT, v02, v03_FINAL

Règles de séparateurs, caractères, et extensions (pour que ça marche partout)

Teams, Zoom, Meet et les stockages n’ont pas tous les mêmes limites, donc il faut viser la compatibilité maximale. Le plus simple : un seul séparateur, pas de caractères “à risque”, et des extensions standard.

Séparateurs recommandés

• Choix conseillé : underscore _ entre les blocs (facile à lire).
• Alternative : tiret - si votre équipe le préfère, mais gardez-le partout.
• Évitez : mélanger “_” et “-” sans règle, car la recherche devient moins fiable.

Caractères à éviter

• Évitez : / \ : * ? " < > | (souvent interdits ou problématiques).
• Limitez les accents si vous partagez avec des outils anciens, sinon gardez-les cohérents.
• Évitez les espaces si votre équipe copie souvent des liens dans des emails, sinon utilisez un seul style.

Règles simples pour les extensions

Gardez l’extension d’origine quand c’est possible, et ne changez pas “.mp4” en “.mov” juste pour “faire propre”. Si vous créez plusieurs livrables pour une même réunion, gardez le même nom de base et laissez l’extension faire la différence.

• Enregistrement vidéo : .mp4
• Enregistrement audio : .m4a, .mp3, .wav
• Transcription : .docx ou .txt
• Compte rendu validé : .pdf (souvent plus stable), ou .docx si collaboration
• Slides : .pptx ou .pdf

Astuce : si vous stockez ensemble audio + transcript + CR, vous pouvez ajouter un tag court dans le nom, sans remplacer l’extension.

• 2026-03-13_CLIENT_Client-Durand_Kickoff_AUDIO.m4a
• 2026-03-13_CLIENT_Client-Durand_Kickoff_TRANSCRIPT.docx
• 2026-03-13_CLIENT_Client-Durand_Kickoff_CR_v01.docx

Exemples prêts à copier (direction, client, conseil d’administration)

Ces exemples suivent le même ordre et les mêmes séparateurs. Copiez-les, puis adaptez seulement les valeurs.

1) Réunion hebdomadaire de leadership (weekly leadership)

• Enregistrement : 2026-03-10_LEAD_Direction_PrioritesSemaine.mp4
• Notes / minutes : 2026-03-10_LEAD_Direction_PrioritesSemaine_CR_v01.docx
• Version finale : 2026-03-10_LEAD_Direction_PrioritesSemaine_CR_v02_FINAL.pdf

2) Appel client

• Audio : 2026-03-11_CLIENT_Client-Durand_RenouvellementContrat_AUDIO.m4a
• Transcription : 2026-03-11_CLIENT_Client-Durand_RenouvellementContrat_TRANSCRIPT.docx
• Suivi actions : 2026-03-11_CLIENT_Client-Durand_RenouvellementContrat_ActionItems_v01.xlsx

3) Session du conseil d’administration (board session)

• Pack de réunion : 2026-03-01_BOARD_Association_PackCA_v01.pdf
• Enregistrement : 2026-03-01_BOARD_Association_SessionCA.mp4
• PV (projet) : 2026-03-01_BOARD_Association_PV_v01_DRAFT.docx
• PV (signé) : 2026-03-01_BOARD_Association_PV_v02_FINAL.pdf

Procédure simple à mettre en place (en 30 minutes avec l’équipe)

Une convention marche seulement si elle devient “le réflexe”. Mieux vaut un standard simple appliqué par tous qu’un standard parfait ignoré.

Étape 1 : définir votre dictionnaire

• Liste des types de réunion (5 à 10 max).
• Liste des équipes/projets (nom officiel + alias court si besoin).
• Liste de tags optionnels (AUDIO, VIDEO, TRANSCRIPT, CR, SLIDES).

Étape 2 : écrire 6 exemples “officiels”

• 2 exemples internes (hebdo, comité).
• 2 exemples client (kickoff, suivi).
• 2 exemples gouvernance (board, audit).

Étape 3 : fixer une règle de stockage

Décidez où va le fichier “source” (enregistrement brut) et où vont les livrables (CR, transcript). Si vous devez copier, copiez seulement le livrable final, et laissez la source au même endroit.

Étape 4 : ajouter un modèle de nom dans vos invitations

Vous pouvez mettre le nom “cible” du fichier dans la description de l’invitation calendrier. La personne qui lance l’enregistrement a alors le bon nom sous les yeux.

Gérer les corrections et les versions remplacées (sans chaos)

Les corrections arrivent : un nom mal orthographié, un fichier coupé, une transcription mise à jour, un PV corrigé. L’objectif : que chacun sache quelle version utiliser et pourquoi.

Règle 1 : versionner seulement quand le contenu change

• Renommer un fichier pour corriger un titre n’est pas une nouvelle version, c’est une correction de nom.
• Modifier le texte d’un compte rendu, ajouter des décisions, corriger des chiffres : créez v02.

Règle 2 : séparer “DRAFT” et “FINAL”

• Utilisez DRAFT pendant la relecture.
• Passez en FINAL quand la validation est faite.
• Évitez “FINAL2”, préférez v03_FINAL.

Règle 3 : marquer clairement les fichiers remplacés

Si vous devez garder l’ancienne version (audit interne, traçabilité), ajoutez un suffixe explicite au fichier remplacé plutôt que de le laisser “en concurrence”.

• Exemple : 2026-03-01_BOARD_Association_PV_v01_DRAFT_SUPERSEDED.docx
• Ou déplacez dans un sous-dossier : /Archive ou /Superseded

Règle 4 : ne mélangez pas versions et dates

Gardez la date de la réunion fixe, même si vous modifiez le fichier plus tard. La version capture l’évolution, la date capture l’événement.

Règle 5 : documenter les corrections importantes

Pour les documents sensibles (PV, décisions, contrats), ajoutez un court changelog dans le document ou dans le corps d’email, plutôt que de surcharger le nom de fichier.

Pièges courants (et comment les éviter)

• Nom trop long : gardez 4 à 6 blocs, et un sujet court.
• Incohérences : “ClientDurand” vs “Client-Durand” crée deux séries de fichiers, choisissez un style unique.
• Mauvais ordre : si le projet est avant la date, le tri casse la chronologie.
• Variantes de type : “Comité”, “COPIL”, “Steerco” doivent être une seule étiquette.
• Versions sauvages : bannissez “final_final”. Remplacez par v02_FINAL.

Common questions

Faut-il mettre le nom de la plateforme (Teams/Zoom/Meet) dans le fichier ?

En général non, car la plateforme change et le fichier peut être déplacé. Gardez plutôt un standard indépendant, et stockez la source dans le bon dossier de plateforme si nécessaire.

Que faire si deux réunions ont le même jour et le même type ?

Ajoutez un sujet plus précis, ou un horaire court au format 24h : 2026-03-13_WEEKLY_Ops_Planning_0930. Gardez l’horaire en dernier pour ne pas casser la lecture.

Doit-on inclure les noms des participants ?

Évitez, car cela allonge le nom et peut poser des questions de confidentialité. Utilisez plutôt l’équipe/projet et le sujet, puis mettez les participants dans l’invitation ou le compte rendu.

Comment nommer une transcription corrigée après écoute ?

Versionnez : ..._TRANSCRIPT_v01 puis ..._TRANSCRIPT_v02 après correction. Si la v02 remplace la v01, marquez la v01 comme SUPERSEDED ou archivez-la.

Quelle est la meilleure extension pour partager un compte rendu ?

Si vous voulez éviter les modifications, exportez en .pdf. Si vous collaborez, gardez un .docx (ou un doc cloud) et publiez un PDF “FINAL” si besoin.

Comment gérer les fichiers “enregistrement brut” et “montage” ?

Ajoutez un tag : RAW pour brut et EDIT pour montage. Exemple : 2026-03-13_CLIENT_Client-Durand_Demo_RAW.mp4 et ..._EDIT_v01.mp4.

Et si mon entreprise impose déjà une convention de projet ?

Gardez votre structure, mais remplacez “Équipe/Projet” par le code officiel. L’important reste l’ordre stable : date, type, projet, sujet, version.

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