Speaker 1: Aparte de los mensajes instantáneos, el correo electrónico es el medio de comunicación escrita por excelencia hoy en día, sobre todo en entornos profesionales. En mi trabajo intercambio decenas de correos diariamente, tanto con clientes como con otros profesionales lingüísticos y proveedores. Y si te soy sincera, nunca salgo de mi asombro con algunos de los correos que recibo, desde los que están vacíos y solo incluyen un archivo adjunto, sin decir nada más, hasta los que están escritos en mayúsculas y con todo el texto pegado que cuestan de leer. Pues bien, hoy hablaremos justamente de esto, de cómo se escribe un correo electrónico correcto, desde un punto de vista lingüístico, pero también agradable para los ojos, legible y comprensible. Me centraré en cuatro aspectos, el primero, qué debemos tener claro antes de escribirlo, el segundo, la estructura de un correo electrónico, y después veremos cómo podemos mejorar el formato para resaltar ciertas ideas y facilitar la lectura. Y por último, hablaremos de los errores típicos que cometemos al escribir correos electrónicos. Por cierto, todo esto te lo voy a mostrar escribiendo un correo en directo, para que te quede más claro todavía. Y no me alargo más, empecemos. Muy bien, ya estoy compartiendo pantalla, pero antes de empezar a escribir el correo, ¿qué debemos hacer? Debemos tener claras tres cosas muy importantes, en primer lugar el tema, en segundo lugar el destinatario, a quién va dirigido el correo, y en tercer lugar el propósito, ¿qué queremos conseguir con este correo electrónico? En el correo que voy a redactar hoy, voy a enviarle una propuesta de un proyecto a un cliente, por tanto, el tema de mi correo electrónico será un presupuesto, hacerle una propuesta a un cliente. ¿A quién va dirigido? Pues va dirigido a un cliente con el que uso un lenguaje neutro, ni muy formal, ni muy informal. Además, hablamos de tú, nos tuteamos. Esto, bueno, ahora cuando empiece con el correo te enseñaré cómo cambia en el saludo y en la despedida, cuando el lenguaje es más formal, menos, cuando es neutro, ahora verás un ejemplo real. Y por último, el objetivo. El propósito de mi correo electrónico es informar al cliente sobre un servicio para que lo contrate. Seguimos, pasemos ahora a la estructura del texto. ¿Cómo se estructura un correo electrónico? Las dos partes principales de un correo son el asunto y el cuerpo. En cuanto a redacción, por supuesto, después están el destinatario y otras partes. Después analizaremos el asunto, pero ahora vamos a centrarnos en el cuerpo del texto, que es la parte principal, que estará compuesta por una introducción, desarrollo y conclusión, como cualquier texto, solo que en este caso, pues específicamente para correos electrónicos tendremos un saludo, una parte principal y una despedida. Por cierto, recuerda que aquí iré comentando algunas cosillas mientras escribo, pero al final del vídeo hablaré de los errores más comunes que cometemos cuando escribimos correos electrónicos, así que si te interesa, quédate hasta el final para ver esta parte. Vamos con el principio de este correo electrónico. Muy bien, aquí tenemos la primera parte del correo electrónico, lo que sería la introducción, que está compuesta por un saludo y por la presentación del tema, es decir, indicamos de qué vamos a hablar porque escribimos este correo. Buenos días, Carlos, recuerda que se ponen dos puntos en español, no se usa coma después del saludo. Espero que estés bien, te escribo para enviarte la propuesta que me pediste ayer adjunta a este correo. Aquí explicamos de qué trata el correo que estamos escribiendo. Y ahora es cuando empieza el desarrollo, la parte central del correo electrónico. Pero antes de pasar a la parte central, lo que os comentaba antes sobre el grado de formalidad. En este caso, por la relación que yo tengo con este cliente y cómo me ha hablado él a mí, que eso es muy importante, sobre todo en los primeros contactos con una persona, a partir de cómo se dirigen a ti, puedes también imitar un poco esa forma de hablar o respetar el grado de formalidad. Entonces, con algunos clientes puedo usar buenos días, hola, saludos más neutros o un poco informales. Con otros, en cambio, podemos usar saludos más cordiales, como estimado Carlos. Esto a su vez afectará también, aparte de la forma en la que redactemos el texto, a la forma en la que te despides, es decir, por ejemplo, en este caso, si yo uso buenos días, Carlos, puedo despedirme con un saludo o saludos. En cambio, si aquí tuviéramos estimado Carlos, por poner un ejemplo, podríamos despedirnos con una expresión diferente, más formal, acorde a la forma en la que hemos saludado. Atentamente, cordial saludo, etcétera. Bien, sigamos con el correo. Y pasemos ahora a redactar el cuerpo del texto. Bien, ahora estamos en el cuerpo del texto, en la parte principal, donde vamos a hablar del tema importante. ¿Qué aspectos vamos a tocar en el cuerpo del texto? Por una parte, ¿qué incluye esta propuesta que le envió al cliente? Y por la otra, ¿cuál es el plazo de entrega? Así que usaremos un párrafo para cada una de estas ideas. El proyecto incluye tal, tal, tal, un listado de las cosas que incluye y, en segundo lugar, en cuanto al plazo de entrega, sería de 10-12 días laborables, etcétera. Un comentario también sobre el plazo de entrega. Fijaos en este detalle, debemos usar párrafos, varios párrafos, lo más cortos posible. Usar conectores para conectar unas ideas con las otras. Como veis, en cuanto al plazo de entrega, aquí se nota la diferencia entre un párrafo y el otro, de este modo. Y ahora pasemos a la conclusión, pero antes de continuar, deja que te avance que este no será el correo definitivo. Después le voy a dar unos toques finales para mejorar muchísimo la legibilidad, así que espera un poco que verás cómo cambia. Bien, en la conclusión vamos a hablar principalmente de dos cosas. Una, qué queremos que haga el cliente, qué esperamos de él con este correo. Y dos, la despedida. Vamos allá. Pues ya tenemos la conclusión. Primero, le comunicamos a la persona que en el archivo adjunto encontrará más información sobre todo esto que explicamos en el correo, que se lo mire cuando pueda y que si tiene alguna duda, que puede contactar con nosotros. Y por último, nos despedimos, quedo a la espera de tu respuesta, un saludo, coma y la firma. Por cierto, no os olvidéis de pasar el corrector. Yo tengo instalado LanguageTool, que es una extensión que pones en el navegador y la verdad es que va súper bien. Ahora voy a introducir un par de errores para que veáis cómo funciona. Vamos a poner, por ejemplo, aquí le vamos a quitar la tilde y aquí vamos a poner una S. A ver qué nos dice por aquí. Te escribo para enviarte la propuesta o las propuestas, gramática, error de concordancia. Lo corregimos haciendo clic. Aquí lo mismo, términos, error de ortografía. Hacemos clic y lo corregimos. Como veis, si lo usáis mientras escribís ya os irá marcando todos los errores y os quedará un correo electrónico mucho más profesional. Bien, y ahora que tenemos el correo electrónico, el primer borrador de este correo, vamos al asunto. ¿Qué debemos tener en cuenta sobre el asunto? Debe ser relevante. ¿Y eso qué quiere decir? Pues que no podemos poner en el asunto hola, porque la persona que lo reciba no va a saber de qué va el correo antes de abrirlo y el asunto es lo primero que leemos cuando nos llega un correo electrónico. Así que debemos poner algo que indique de qué trata aquel correo. En este caso voy a poner presupuesto de traducción, español-inglés y podemos ser incluso más específicos, informe médico, precio y plazo, ¿vale? En este asunto la persona que recibe mi correo solo viendo el asunto ya sabe de qué le voy a hablar y qué encontrará ahí dentro. Además, bueno, para mí lo más importante de todo esto es que cuando buscas el correo lo encuentras rápido porque quizá no te acuerdas de cómo se llamaba esa persona. Imagina que este cliente contactó conmigo hace dos años y después necesita otra traducción. Dice, ay, es que no me acuerdo de cómo se llamaba la persona con la que contacté. Puede buscar presupuesto de traducción, traducción español-inglés, puede buscar varias palabras y con todo esto, entre el contenido del correo y el asunto, lo encontrará mucho más rápido. Bien, ahora, ¿cómo podemos mejorar el aspecto de un correo electrónico simplemente con el formato, con las herramientas que nos ofrece el mismo programa de correo electrónico? En este caso yo estoy usando Gmail, pero encontraréis las mismas funciones en todas las aplicaciones de correo electrónico, así que vamos a ver cómo lo haría yo. Por aquí abajo, si os fijáis, tenemos varias funciones de tamaño letra, color, negrita, subrayado cursiva... Vamos a aprovechar todas estas opciones para que el correo se entienda mejor y que a simple vista podamos escanearlo y saber de qué nos están hablando. Para empezar, aquí acabo de usar una lista, que es esta función que tenemos aquí abajo, que puede ser numerada o con puntitos. Mi objetivo es que en lugar de leer un párrafo largo con varios servicios, que el cliente pueda ver los cuatro servicios uno por uno y de un vistazo. Pero no se queda aquí la cosa, voy a hacer algo más. Al usar la negrita, estoy resaltando palabras clave de estos cuatro servicios, el glosario, la traducción, la revisión, gestión del proyecto y control de calidad. En el siguiente párrafo lo que he hecho es usar un subrayado para plazo de entrega, así el cliente detecta perfectamente que primero hablamos de qué incluye el proyecto y después pasamos a los días que necesitaremos para realizarlo. ¿Qué más he hecho? Hay que destacar todas las cosas importantes porque si no la gente a veces lee el texto escaneando y no se fija, entonces para que se fije lo que tenemos que hacer es resaltarlo visualmente. ¿Qué voy a hacer con este párrafo de importante? Lo he separado del párrafo del plazo de entrega, lo voy a entrar un poquito con esta función de aquí y además este importante también lo voy a subrayar, incluso podríamos ponerlo de otro color. Imagínate que queremos ponerlo en rojo, pues podríamos hacerlo para resaltarlo y la persona está leyendo y dice uy, aquí tengo que prestar atención. Bien, y en la parte final del correo está todo bien, ahora cuando el cliente recibe este correo lo puede leer rápidamente y ver, vale, ¿qué incluye? Pam, pam, pam, pam, plazo de entrega, tantos días, importante, debo prestar atención y seguir leyendo. Hay algo que quiero comentar sobre este aspecto, normalmente si hablamos de corrección lingüística las negritas, las cursivas, los subrayados ya tienen una función, en este caso yo no estoy usando estas marcas de forma lingüística, sino con el objetivo de llamar la atención, resaltar ciertas ideas y facilitar la lectura y la legibilidad del texto, así que no es un uso estrictamente lingüístico, sino que es una preferencia mía para hacer que los correos se lean de forma mucho más fácil. Ahora que ya hemos redactado el correo electrónico te voy a mostrar en pantalla una comparativa del correo que teníamos antes y el que tenemos ahora en cuanto a formato, porque el texto es el mismo como has visto, pero si ves visualmente cuando alguien abre ese correo pues uno le da un poquito más de pereza que el otro, ¿no? Es como, vale, es más fácil de leer. Aparte de los recursos que yo he usado aquí tenemos muchos otros, como os he enseñado podemos usar colores, aquí por ejemplo tenemos una función para incluir enlaces, que hará que el correo se vea así y simplemente haciendo clic ya nos llevará a esa página o a ese documento que queremos abrir en línea y muchos más recursos como emoticonos en determinados tipos de correos, no en todos por supuesto, así que bueno estas son las opciones que tienes para redactar un correo electrónico. Y ahora que ya lo hemos visto pasaremos a los errores más comunes que nos encontramos en correos electrónicos. El primero de todos está en el saludo, lo he comentado antes. En español debemos usar dos puntos después del saludo y la siguiente frase como vemos aquí empieza en mayúscula, no hay que poner minúscula, es decir, poner una coma aquí y empezar aquí en minúscula esto sería incorrecto en español, así que vamos a cambiarlo por los dos puntos y la mayúscula. Mira, como ves, LanguageTool me avisaba incluso, ¿no? Esta frase no empieza con mayúscula, pero hay gente que como usa la coma directamente se piensa que después debe usar minúscula y no es así. Por otra parte, cuando tenemos un vocativo, cuando hay un saludo como buenos días o hola y después va el nombre de la persona a la que nos dirigimos debemos poner una coma, es la coma del vocativo, ¿vale? Por tanto esta coma es obligatoria, buenos días coma Carlos dos puntos, empezamos con mayúscula. Otro error típico en la despedida usaremos una coma también, normalmente cuando tenemos una despedida de este tipo, un saludo, Nuria, atentamente, Nuria, usaremos coma. ¿Cuándo se usa punto? Cuando hay un verbo en la expresión de despedida. Pongamos un ejemplo. Reciba un cordial saludo, imaginemos que esto es un texto superformal, ¿no? Reciba un cordial saludo, pondremos punto porque en esta despedida a diferencia de esta hay un verbo, el verbo recibir, así que la opción correcta sería con punto. Otros aspectos menos lingüísticos, los correos electrónicos escritos en mayúsculas, no sé si os habéis encontrado alguna vez pero parece que cuando lo lees parece que te están gritando, ¿no? Debemos reservar las mayúsculas para los usos habituales cuando escribimos, así que olvidaos de escribir un correo todo con hola mayúsculas, cómo estás, tal, tal, tal. Tampoco debemos escribir correos donde esté todo en un mismo párrafo, todo el texto pegado, todo junto, sin que respire, sin separar el hola de lo que viene después ni de la despedida ni de la firma, es decir, punto y aparte, pulsar el tabulador y otra línea, incluso dos líneas, dejad que se vea espacio, que el texto respire. Otro error muy común es no respetar el hilo de correos, a veces debemos cambiar el asunto por un motivo importante y esto rompe el hilo, pero en general debemos responder a la persona en el mismo correo en el que nos escribe, ¿por qué? Muy sencillo, porque si no, cuando queremos seguir esa conversación, en mi caso, imaginaos este correo es de un presupuesto, me han hecho una solicitud, yo he respondido, el cliente tiene preguntas, yo le respondo, pactamos unas cosas y después, quizá pasa una semana o dos semanas y no te acuerdas exactamente de qué has acordado, si cada vez que le respondes creas un correo nuevo, tienes una misma conversación dividida en muchos correos y es muy difícil seguir el hilo y encontrar todo lo que se ha dicho y todo ordenado, así que os recomiendo, esa es una recomendación, que sigáis el hilo, excepto cuando sea necesario, es decir, clic a responder y redactáis vuestro correo, no creáis un correo nuevo cada vez. Otro error muy típico es no poner un asunto relevante, como os decía algo, poner hola o cómo estás en el asunto no da información sobre lo que queremos decir, así que debemos escribir algo que ayude a la persona a encontrar el correo y a saber de qué le estamos hablando. Tampoco debemos dejar el asunto vacío, esto da muy mala imagen también, así que por favor escribe siempre algo, aunque sea una palabra, solicitud, solicitud de informe, entrega de archivos, algo, pero siempre es mejor algo que nada. Y el último error que quiero comentar hoy es no dar información completa, es decir, cuando empezamos a escribir correos con una sola pregunta y eso requiere intercambiar el triple de correos, debemos, como veis en el correo de ejemplo, he intentado plasmar toda la información que voy a ofrecerle y las preguntas que quiero hacerle o la información que necesito del cliente en un solo correo, porque si yo escribo por una parte, esto es lo que incluye, en otro correo le envío el adjunto, el cliente me pregunta ¿y cuándo se entrega? y yo le respondo en otro correo y después me pregunta ¿y si lo necesito para tal día, cuándo tal? y yo le contesto en otro, esto es innecesario, hace que la comunicación sea muy poco eficiente, así que intenta reunir el máximo número de información y de detalles posibles para evitar intercambiar tantos correos. Bien, hasta aquí el vídeo de hoy sobre cómo redactar un correo electrónico, espero que te sirva y que a partir de ahora te sientas mucho más cómodo redactando tus correos.