Convención de nombres para archivos de reuniones: estándar Fecha‑Proyecto‑Tipo + ejemplos

La mejor convención de nombres para archivos de reuniones es simple: Fecha + Tipo de reunión + Equipo/Proyecto + Tema + Versión (si hace falta), con separadores consistentes y extensiones claras. Así encuentras cualquier grabación, acta o transcripción en segundos, evitas duplicados y facilitas el relevo entre asistentes.

En este artículo tienes un estándar que funciona igual en Teams, Zoom o Meet y también en Drive, OneDrive, SharePoint o Dropbox, con ejemplos listos para copiar.

Key takeaways

• Usa siempre: AAAA-MM-DD_TIPO_PROYECTO_TEMA_v01 (o sin versión si no aplica).
• Elige un solo separador (recomendado: guion bajo “_”) y evita espacios.
• Normaliza “TIPO” con un listado corto (LEAD, CLIENT, BOARD, 1-1, ALLHANDS).
• Gestiona cambios con v01, v02 y marca el archivo superado como SUPERSEDED o muévelo a una carpeta.

Por qué una convención de nombres te ahorra tiempo (y problemas)

Un buen nombre de archivo es un “mini‑resumen” que permite buscar por fecha, cliente, proyecto o tipo de reunión sin abrir nada. Esto acelera la búsqueda en herramientas con filtros distintos (calendario, chat, nube o carpeta local).

Además, reduce duplicados porque todos guardan el mismo archivo con el mismo patrón, y mejora los traspasos porque otra persona entiende el histórico sin pedir contexto.

• Búsqueda más rápida: puedes filtrar por “2026-03” o por “CLIENT_Atlas”.
• Menos duplicados: un nombre único evita “Grabación final FINAL 2”.
• Relevos limpios: el sistema no depende de “cómo nombra cada uno”.

El estándar recomendado: Fecha + Tipo + Equipo/Proyecto + Tema + Versión

Este es el formato base que funciona en casi cualquier sistema de archivos y buscador: AAAA-MM-DD_TIPO_EQUIPOoPROYECTO_TEMA.

Si necesitas controlar cambios, añade al final _v01, _v02… y mantén el resto igual para que se agrupen al ordenar.

Plantilla lista para usar

• Sin versión: AAAA-MM-DD_TIPO_PROYECTO_TEMA.ext
• Con versión: AAAA-MM-DD_TIPO_PROYECTO_TEMA_v01.ext

Qué poner en cada campo (y reglas rápidas)

• Fecha: usa AAAA-MM-DD para que ordene bien (ej.: 2026-03-13).
• Tipo de reunión (TIPO): 3–8 letras, en mayúsculas, de una lista fija (ej.: LEAD, CLIENT, BOARD).
• Equipo/Proyecto: el nombre corto oficial (ej.: Producto, Atlas, Cliente-Acme).
• Tema: 2–6 palabras como máximo, sin artículos (ej.: RoadmapQ2, RenovacionContrato).
• Versión: solo si el archivo puede cambiar (acta, transcripción editada, presentación), no para grabaciones “tal cual”.

Separadores, mayúsculas y extensiones: reglas para que funcione en todos lados

La consistencia importa más que el “nombre perfecto”, porque tu sistema vive en chats, emails, carpetas y enlaces. Define reglas simples y aplícalas siempre.

Separadores: elige uno y no lo mezcles

• Recomendado: guion bajo _ entre bloques (2026-03-13_CLIENT_Atlas_Kickoff).
• Evita: espacios (dan problemas en URLs), y mezclar - y _ sin criterio.
• Guion medio “-”: resérvalo para la fecha (AAAA-MM-DD) o para unir subelementos dentro de un bloque (ej.: Cliente-Acme).

Mayúsculas y tildes

• Usa mayúsculas solo para el campo TIPO y deja el resto en “TitleCase” o “camel” simple (ej.: RoadmapQ2).
• Evita caracteres especiales si puedes (tildes, “ñ”, “/”, “&”) para que enlaces y sistemas antiguos no fallen.

Extensiones: nómbralas y no las cambies

La extensión debe decir qué es el archivo sin abrirlo, y debe ser la real (no renombres “.mp4” a “.mov” solo por estética).

• Vídeo: .mp4 (común en exportaciones), .mkv si tu herramienta lo crea.
• Audio: .m4a, .mp3, .wav (WAV si priorizas calidad).
• Acta/Notas: .docx, .pdf, .md.
• Transcripción: .docx, .txt, .srt (si son subtítulos).

Ejemplos reales (liderazgo semanal, llamadas con clientes y consejo)

Estos ejemplos siguen el mismo estándar para que, al ordenar por nombre, todo quede agrupado por fecha y sea fácil ver el histórico.

1) Reunión semanal de liderazgo

• Grabación: 2026-03-10_LEAD_Direccion_SeguimientoOKR.mp4
• Acta: 2026-03-10_LEAD_Direccion_SeguimientoOKR_v01.docx
• Transcripción revisada: 2026-03-10_LEAD_Direccion_SeguimientoOKR_v02.docx

2) Llamada con cliente

• Grabación: 2026-03-08_CLIENT_Cliente-Acme_RenovacionContrato.mp4
• Notas internas: 2026-03-08_CLIENT_Cliente-Acme_RenovacionContrato_Notas.docx
• Transcripción para compartir: 2026-03-08_CLIENT_Cliente-Acme_RenovacionContrato_v01.pdf

3) Sesión del consejo (board)

• Grabación: 2026-02-27_BOARD_Consejo_ResultadosQ1.mp4
• Paquete de materiales: 2026-02-27_BOARD_Consejo_ResultadosQ1_Materiales_v01.pdf
• Acta final: 2026-02-27_BOARD_Consejo_ResultadosQ1_Acta_v03.pdf

Lista corta de tipos (TIPO) recomendados

Si tu lista se hace enorme, deja de ser útil, así que mantén un catálogo pequeño y claro.

• LEAD (liderazgo/dirección)
• CLIENT (cliente)
• BOARD (consejo)
• PROJ (proyecto)
• 1-1 (uno a uno)
• ALLHANDS (reunión general)

Cómo aplicarlo en Teams/Zoom/Meet y en tu almacenamiento (pasos prácticos)

No necesitas cambiar de herramienta, solo decidir el estándar y usarlo al guardar y al subir archivos. Si trabajas con asistentes, conviene documentarlo en una página de “normas” de 10 líneas.

Paso a paso en 10 minutos

• 1) Define la lista de TIPO: 5–10 máximos y quién puede añadir nuevos.
• 2) Define el nombre corto de cada proyecto/cliente: uno oficial (ej.: “Cliente-Acme”, no “ACME” a veces y “Acme Corp” otras).
• 3) Elige el separador: usa _ entre bloques y - dentro de un bloque si hace falta.
• 4) Decide cuándo usar versión: documentos editables sí, grabaciones normalmente no.
• 5) Crea una plantilla: pega el formato en un mensaje fijado o en un documento compartido.
• 6) Ajusta carpetas: por proyecto y año, o por año y proyecto, pero no las dos a la vez.

Truco para que el nombre sea único sin complicarlo

• Añade el tema aunque sea corto (ej.: Presupuesto, Kickoff).
• Si hay dos reuniones iguales el mismo día, añade _AM/_PM o _01/_02 antes de la extensión.

Versiones, correcciones y archivos “superados” (sin crear confusión)

La mayoría del caos aparece cuando alguien corrige notas, limpia una transcripción o recorta un vídeo y crea “final_final”. Evítalo con una regla: nunca edites el nombre base, solo cambia la versión.

Reglas simples de versionado

• v01 = primera versión compartible.
• v02 = correcciones (nombres, cifras, acuerdos).
• v03 = versión aprobada o “final”, pero sin escribir “FINAL” en el nombre (la versión ya lo indica).

Qué hacer con versiones superadas

• Opción A (recomendada): mueve versiones antiguas a una carpeta _archive dentro del proyecto.
• Opción B: añade _SUPERSEDED al final del nombre de la versión antigua (ej.: ..._v01_SUPERSEDED.docx).
• No borres si existe riesgo legal, de auditoría o de malentendidos internos.

Correcciones pequeñas sin cambiar versión (cuándo sí y cuándo no)

• Sí puedes corregir sin subir versión si el archivo no se ha compartido fuera de tu equipo y el cambio es tipográfico.
• Sube versión si el archivo ya circula, si cambia un acuerdo, una cifra, una fecha o una decisión.

Common questions

¿Por qué usar AAAA-MM-DD y no DD-MM-AAAA?

Porque AAAA-MM-DD ordena correctamente alfabéticamente y cronológicamente en casi cualquier carpeta o nube.

¿Pongo el nombre del participante (persona) en el archivo?

Solo si aporta valor real y no crea riesgos de privacidad, y mejor como parte del “Tema” de forma breve (ej.: 1-1_Ana), no como lista de nombres.

¿Qué hago con archivos exportados automáticamente con nombres largos de Zoom o Teams?

Renómbralos al guardarlos en tu carpeta “fuente” del proyecto y mantén el patrón, aunque el original exista en la plataforma de la reunión.

¿Cómo nombro una transcripción y una grabación del mismo meeting?

Usa el mismo nombre base y cambia solo la extensión o añade un sufijo corto: ...mp4 para vídeo y ..._Transcripcion_v01.docx para el documento.

¿Cuándo debo incluir versión en una grabación?

Incluye versión si haces ediciones (recortes, blur, mejora de audio) y necesitas distinguir el original de la versión editada.

¿Qué pasa si dos equipos usan nombres de proyectos distintos?

Crea una lista oficial de nombres cortos por proyecto/cliente y úsala en todas las carpetas, plantillas y documentos compartidos.

¿Puedo usar espacios si a mi equipo le resulta más legible?

Puedes, pero suelen romper enlaces o crear diferencias entre sistemas, así que es más seguro usar _ y nombres cortos.

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