Remote Deposition Exhibit Workflow : partage d’écran, marquage et références au transcript

Pour gérer des pièces (exhibits) en déposition à distance, vous avez besoin d’un flux simple et répétable : pré-étiqueter les fichiers, contrôler strictement le partage d’écran, marquer chaque pièce avec une règle claire, puis relier chaque pièce à des citations du transcript (page/ligne) et à des horodatages.

Ce workflow évite les confusions (« quelle version ? », « quel numéro ? ») et facilite le travail après l’audience : mémo, requêtes, résumé, préparation du procès.

Mot-clé principal : workflow de pièces en déposition à distance.

Key takeaways

• Créez un standard de nommage unique avant la déposition (client_matière_date_exhibitXX_version).
• Préparez un dossier “OFFICIAL EXHIBITS” et un log de pièces avant de vous connecter.
• Adoptez une discipline de partage d’écran : une seule fenêtre, aucun pop-up, aucune notification.
• Marquez les pièces de façon cohérente (numéro + date + identifiant du fichier) et figez la version “admise”.
• Liez chaque pièce à des citations du transcript (page/ligne) et, si possible, à l’horodatage vidéo.

1) Préparer les pièces avant la déposition (pré-étiquetage + structure de dossiers)

La meilleure façon de gagner du temps le jour J consiste à décider avant : quels fichiers seront des pièces potentielles, comment vous les nommez, et où vous les rangez.

Visez un système que tout le monde comprend : avocat, témoin, sténographe, technicien, équipe de support.

Structure de dossiers recommandée

• 00_ADMIN (ordonnance, stipulations, invitations, contacts).
• 01_POTENTIAL_EXHIBITS (toutes les pièces candidates, non encore “officielles”).
• 02_OFFICIAL_EXHIBITS (uniquement les pièces marquées pendant la déposition).
• 03_SHARED_WITH_WITNESS (si vous devez envoyer des pièces au témoin, selon les règles applicables).
• 04_WORK_PRODUCT (tableaux, chronologies, notes internes).

Standard de nommage des pièces (exhibit naming standard)

Choisissez un standard qui reste lisible dans un chat, une plateforme de déposition, et un dossier Windows/Mac.

• [Client]-[Matière]-[AAAAMMJJ]-EX[NN]-[CourteDescription]-v[##]
• Exemples :
  • ACME-Dupont-20260418-EX01-ContratService-v01.pdf
  • ACME-Dupont-20260418-EX02-Email2023-11-05-v02.pdf
  • ACME-Dupont-20260418-EX03-Facture12345-v01.xlsx

Gardez EX + numéro à deux chiffres, et augmentez la version uniquement si vous remplacez un fichier (sinon vous perdez la traçabilité).

Pré-étiquetage : numéro provisoire vs numéro officiel

Beaucoup d’équipes pré-numérotent les pièces « potentielles » pour aller vite, mais cela peut créer des trous si vous n’utilisez pas tout.

Une méthode simple consiste à utiliser un préfixe PX (Potential Exhibit) avant la déposition, puis à basculer en EX au moment du marquage officiel.

• PX01… dans 01_POTENTIAL_EXHIBITS
• EX01… dans 02_OFFICIAL_EXHIBITS (après marquage)

Checklist de préparation (10 minutes qui évitent 30 minutes de chaos)

• Convertir en PDF quand c’est possible (moins de surprises qu’un Word/Excel en partage d’écran).
• Vérifier l’orientation, la pagination, et la lisibilité à 100% de zoom.
• Supprimer ou isoler les métadonnées sensibles si nécessaire (selon votre politique).
• Créer un Exhibit Log (modèle plus bas) avec colonnes prêtes.
• Préparer un “pack” de pièces à envoyer (si autorisé) et un message type.

2) Discipline de partage d’écran (screen share discipline) : éviter les erreurs visibles

En déposition à distance, le partage d’écran devient votre pupitre : tout ce qui apparaît peut être vu, commenté, et parfois enregistré.

Votre objectif : montrer uniquement la pièce, sans bruit, et sans divulgation accidentelle.

Règles simples de partage d’écran

• Partager une fenêtre, pas l’écran complet (si la plateforme le permet).
• Mode Ne pas déranger et notifications coupées (mail, messagerie, calendrier).
• Fermer tout ce qui n’est pas nécessaire (onglets, documents, CRM).
• Un seul opérateur gère le partage (avocat ou paralegal), pas “à tour de rôle”.
• Nommer la fenêtre clairement (ex. “EX02 PDF”) pour éviter de partager le mauvais fichier.

Procédure “avant de partager” (30 secondes)

• Ouvrir le fichier à l’avance et le placer sur la page pertinente.
• Zoom stable (souvent 125–150% sur écran 1080p) pour lecture à distance.
• Vérifier que l’outil d’annotation est prêt (si vous l’utilisez).
• Dire à l’oral : « Je vais partager la pièce PX/EX [numéro]. »

Pièges fréquents (et comment les éviter)

• Pop-up de mail : coupez les notifications et fermez le client mail.
• Mauvaise version : n’ouvrez qu’un seul fichier à la fois, version contrôlée.
• Recherche dans un dossier en direct : ouvrez le document avant l’audience, sinon vous montrez vos arborescences.
• Scroll trop rapide : annoncez la page, faites des pauses, et laissez le témoin lire.

3) Procédures de marquage (marking procedures) : créer une pièce “officielle” sans ambiguïté

Le marquage doit produire un résultat clair : un fichier final, un numéro de pièce, et une trace dans le transcript.

Décidez à l’avance si vous marquez via la plateforme de déposition, via le sténographe, ou via un opérateur de pièces.

Deux méthodes courantes

• Marquage dans la plateforme (fonction “Exhibits”): pratique, mais dépend de l’outil et des droits d’accès.
• Marquage hors plateforme : vous partagez, puis vous envoyez le fichier “marqué” au sténographe/technicien, qui l’ajoute au dossier officiel.

Script oral recommandé au moment du marquage

• « Je demande que ce document soit marqué comme pièce EX[NN]. »
• « Pour le dossier, il s’agit du fichier [nom exact du fichier]. »
• « Je décris brièvement : [1 phrase]. »
• « Est-ce que tout le monde voit la page [X] ? »

Comment “figer” la version admise

• Copiez le fichier dans 02_OFFICIAL_EXHIBITS immédiatement après le marquage.
• Ajoutez un suffixe _MARKED si votre équipe le souhaite (ex. EX02…_MARKED.pdf).
• Si une correction s’impose, créez une nouvelle pièce (EX05) plutôt que de remplacer EX02, sauf instruction contraire.

Annotations : prudence et cohérence

Les annotations à l’écran aident, mais elles peuvent aussi créer des disputes (“qui a surligné quoi ?”).

Si vous annotez, annoncez-le et sauvegardez une version annotée séparée (ex. EX02A) si la procédure locale l’exige.

4) Relier pièces et transcript : citations page/ligne + horodatage

Une pièce non liée au transcript devient difficile à utiliser ensuite, surtout quand vous rédigez un mémo ou une motion.

Votre but : pouvoir répondre vite à « où le témoin a-t-il parlé de EX03 ? »

Ce qu’il faut capturer pour chaque pièce

• Numéro officiel (EX01, EX02…).
• Nom exact du fichier (tel qu’archivé).
• Description courte (1 ligne).
• Moment d’introduction : horodatage (HH:MM:SS) si vidéo, ou heure locale.
• Citation transcript : page:ligne (ex. 45:12–46:3).
• Pages discutées (ex. p.2, p.5–6) si le document est long.
• Statut : marqué, identifié, admis, retiré (selon vos règles).

Conseil pratique : un “point d’ancrage” par pièce

Choisissez une ligne du transcript où l’avocat dit clairement : « marqué comme EX[NN] » et « nom du document ».

Utilisez cette ligne comme référence principale, puis ajoutez des références secondaires pour les passages importants.

Quand vous n’avez pas encore les pages/lignes

• Notez l’horodatage pendant la déposition.
• Après réception du transcript, remplacez l’horodatage par page/ligne (ou gardez les deux).

5) Modèle de log des pièces (template) : prêt à copier-coller

Ce tableau sert de source unique : vous l’utilisez pendant la déposition, puis vous le finalisez quand vous recevez le transcript.

Vous pouvez le tenir dans Excel, Google Sheets, ou un document partagé.

Exhibit Log (modèle)

• Dossier / Affaire : [Nom]
• Témoin : [Nom]
• Date : [AAAAMMJJ]
• Plateforme : [Zoom / autre]

Colonnes recommandées :

• Exhibit # (EX01)
• Nom du fichier (exact)
• Titre / description courte
• Source (production bates, email, dossier, etc.)
• Format (PDF/DOCX/XLSX/IMG)
• Introduit par (Nom)
• Horodatage (HH:MM:SS)
• Transcript page:ligne (ancrage)
• Autres citations page:ligne (facultatif)
• Pages/sections discutées
• Statut (marqué/identifié/admis/retiré)
• Envoyé au témoin ? (oui/non + quand)
• Notes (objections, authenticité, suivi)

Exemple de ligne (format texte)

• EX02 | ACME-Dupont-20260418-EX02-Email2023-11-05-v02.pdf | Email du 05/11/2023 | Prod ACME000123 | PDF | Me Martin | 00:47:10 | p.45 l.12–p.46 l.3 | p.52 l.4–12 | p.1 | Marqué | Oui 00:46 | Objection fondation

6) Étapes de workflow “de bout en bout” (à suivre pendant la déposition)

Utilisez cette séquence comme procédure interne, surtout si plusieurs personnes manipulent des pièces.

Elle limite les erreurs et facilite l’archivage après.

Avant l’ouverture de l’enregistrement

• Ouvrir le log et le garder visible sur un second écran.
• Ouvrir les pièces probables (seulement celles-là) dans des fenêtres séparées.
• Tester l’annotation et vérifier le bon écran/fenêtre à partager.

Au moment d’introduire une pièce

• Annonce orale : numéro provisoire (PX) et description.
• Partager la fenêtre du document, page correcte, zoom correct.
• Demander au sténographe/technicien de marquer : EX[NN].
• Dire le nom exact du fichier à l’oral pour la trace.
• Remplir le log : horodatage + statut + pages discutées.

Après le marquage

• Copier le fichier dans 02_OFFICIAL_EXHIBITS avec le nom final.
• Mettre à jour le log (EX# final, fichier exact).
• Si vous envoyez la pièce au témoin, noter l’heure et le canal (selon procédure).

Après réception du transcript

• Remplacer les horodatages par des citations page/ligne.
• Ajouter 1–3 citations clés par pièce (authenticité, admissions, contradictions).
• Vérifier que chaque EX# existe bien dans 02_OFFICIAL_EXHIBITS.

Common questions

1) Faut-il pré-numéroter les pièces avant la déposition ?

Vous pouvez, mais le plus sûr consiste à pré-étiqueter en “PX” et à attribuer “EX” seulement au moment du marquage officiel.

Vous évitez ainsi les trous et les renumérotations.

2) Que faire si je partage la mauvaise fenêtre par erreur ?

Arrêtez le partage tout de suite et dites clairement que le contenu n’est pas une pièce et ne doit pas être considéré.

Ensuite, reprenez avec la procédure “avant de partager” pour montrer uniquement le bon document.

3) PDF ou natif (Word/Excel) : quel format choisir ?

Le PDF réduit les surprises d’affichage et garde la pagination stable, ce qui aide le témoin et le transcript.

Gardez le natif si vous devez montrer des formules, des onglets, ou des métadonnées pertinentes.

4) Comment relier une pièce à un extrait vidéo et au transcript ?

Notez l’horodatage au moment du marquage, puis ajoutez la citation page/ligne quand vous recevez le transcript.

Dans votre log, gardez les deux champs pour naviguer vite entre vidéo et texte.

5) Qui doit gérer le log des pièces pendant la déposition ?

Désignez une seule personne responsable (paralegal, second avocat, ou opérateur).

Cette personne met à jour le log en direct et confirme les noms de fichiers.

6) Comment gérer une pièce “corrigée” en cours de déposition ?

Le plus clair consiste à créer une nouvelle pièce (nouveau EX#) ou une sous-pièce (ex. EX02A), selon vos règles internes.

Évitez de remplacer silencieusement un fichier déjà marqué.

7) Que faire si le témoin n’arrive pas à lire la pièce à l’écran ?

Augmentez le zoom, réduisez le scroll, et guidez le témoin (“ligne du bas”, “paragraphe 2”).

Si la procédure le permet, envoyez aussi le PDF au témoin et notez-le dans le log.

Si vous devez transformer des enregistrements de déposition en texte exploitable, puis citer rapidement des passages (page/ligne) liés à vos pièces, un transcript fiable vous fait gagner du temps au moment de rédiger.

GoTranscript propose des solutions adaptées, y compris des professional transcription services pour intégrer plus facilement vos références au transcript dans votre workflow.