Minutes Prompt Library : prompts standards pour des comptes rendus cohérents (avec citations de timecodes)

Une Minutes Prompt Library est une collection de prompts standards qui impose la même structure de compte rendu à chaque réunion, quel que soit l’assistant ou le type de meeting.

Le but : obtenir des minutes cohérentes, avec des citations de timecodes (horodatages) pour vérifier chaque décision, action et point clé, tout en ajoutant des garde-fous pour éviter les hallucinations.

Mot-clé principal : Minutes Prompt Library.

Key takeaways

• Standardisez vos minutes avec les mêmes rubriques, la même structure d’actions, et des formulations de décisions identiques.
• Imposez des timecodes sur chaque point important pour pouvoir vérifier rapidement l’audio/vidéo.
• Ajoutez des garde-fous : interdiction d’inventer des propriétaires/dates, obligation de lister les ambiguïtés, questions de confirmation.
• Créez 4 variantes : décision-first, client-ready, notes internes, executive one-pager.
• Gérez vos prompts comme un produit : versioning, propriétaire, processus de déploiement.

Pourquoi une bibliothèque de prompts pour les minutes change tout

Sans standard, deux personnes produisent deux comptes rendus très différents pour la même réunion, ce qui complique le suivi et la comparaison.

Avec une bibliothèque de prompts, vous obtenez la même “forme” à chaque fois, donc les lecteurs trouvent vite les décisions, actions et risques.

Les problèmes les plus fréquents sans standard

• Rubriques variables : parfois “Décisions”, parfois “Conclusion”, parfois rien.
• Actions floues : pas de propriétaire, pas d’échéance, pas de critère de fin.
• Décisions non vérifiables : aucune trace de “où ça a été dit”.
• Ton inadapté : trop interne pour un client, ou trop poli pour l’équipe.

Pourquoi exiger des citations de timecodes

Un timecode vous permet de revenir à l’extrait exact, surtout quand il y a désaccord sur “ce qui a été décidé”.

En pratique, vos minutes deviennent un index de la réunion, pas seulement un résumé.

Les standards à imposer : rubriques, actions et décisions (la “charte minutes”)

Avant d’écrire des prompts, définissez des standards simples, lisibles et identiques partout.

Ces standards réduisent les choix, donc ils réduisent aussi les erreurs et le style aléatoire.

Rubriques recommandées (mêmes titres partout)

• Contexte (1–3 phrases).
• Participants (liste, si connu).
• Décisions (format imposé).
• Actions (format imposé).
• Points discutés (faits et arguments, pas d’opinions).
• Risques / blocages.
• Questions ouvertes (à confirmer).

Structure standard d’un action item (à copier-coller)

• Action : verbe + objet (ex. “Envoyer le devis mis à jour”).
• Propriétaire : uniquement si cité explicitement.
• Échéance : uniquement si citée explicitement.
• Définition de fini : 1 phrase concrète (ex. “Devis envoyé et accusé de réception reçu”).
• Preuve (timecode) : [mm:ss] ou [hh:mm:ss].

Formulation standard d’une décision (claire et non ambiguë)

• Décision : “Nous décidons de …” (ou “Décision : …”).
• Portée : ce que la décision couvre et ne couvre pas.
• Raison : 1 phrase maximum si elle est explicitement donnée.
• Preuve (timecode) : [hh:mm:ss].

Garde-fous anti-hallucinations : règles à intégrer dans chaque prompt

Une minute utile doit être fidèle à la réunion, donc votre prompt doit interdire toute “invention” et forcer la vérification.

Ces règles protègent aussi votre équipe quand le contenu doit être partagé à l’externe.

Règles de sécurité rédactionnelle (à inclure mot pour mot)

• Citer des timecodes pour chaque décision, action, chiffre, engagement, ou promesse.
• Interdiction d’inventer : ne pas inventer de propriétaires, dates, montants, noms, ou faits non prononcés.
• Si l’info manque : écrire “Non précisé” et ajouter une question de confirmation.
• Ambiguïtés : lister les points incertains et proposer 1–2 questions pour trancher.
• Neutralité : ne pas juger, ne pas attribuer des intentions, éviter les formulations émotionnelles.
• Traçabilité : si une phrase n’a pas de timecode, elle ne doit pas être dans “Décisions” ou “Actions”.

Format de citation recommandé

• Utilisez un format unique : [hh:mm:ss] (ou [mm:ss] si < 1 heure).
• Si plusieurs extraits : [00:12:10, 00:14:02].
• Si le timecode est estimé (à éviter) : marquez-le [≈00:12:10] et posez une question.

Bibliothèque de prompts : 4 variantes prêtes à l’emploi

Vous trouverez ci-dessous des prompts “copier-coller” qui produisent des minutes cohérentes, avec les mêmes rubriques et garde-fous.

Remplacez les champs entre accolades {…} et collez ensuite votre transcript (ou un lien/texte) sous “Source”.

Prompt 1 : Decision-first minutes (priorité aux décisions)

Quand l’utiliser : réunions de pilotage, arbitrages, validation de scope, comités.

• Prompt :

Rôle : Tu es un rédacteur de comptes rendus précis et neutres.

Objectif : Produire des minutes décision-first cohérentes et vérifiables à partir de la source ci-dessous.

Règles (obligatoires) :

• Chaque décision, action, chiffre ou engagement doit avoir au moins un timecode au format [hh:mm:ss].
• Interdiction d’inventer des propriétaires, des dates, des montants, des noms, ou des faits.
• Si un propriétaire ou une date n’est pas prononcé, mets “Non précisé” et ajoute une question dans “Questions ouvertes”.
• Liste toutes les ambiguïtés et incohérences, avec questions de confirmation.
• Garde les phrases courtes (≤ 20 mots si possible).

Contexte : {type_de_réunion} | {projet} | {date} | {durée}.

Sortie attendue (utilise exactement ces rubriques) :

• Contexte
• Décisions (liste numérotée ; “Décision : …” + portée + timecode)
• Actions (table en puces ; Action / Propriétaire / Échéance / Définition de fini / Timecode)
• Risques / blocages
• Points discutés (résumé factuel ; 6–12 puces max)
• Questions ouvertes (questions à confirmer ; avec timecodes quand possible)

Source : {transcript_ou_notes_avec_timecodes}

Prompt 2 : Client-ready minutes (partage externe)

Quand l’utiliser : point projet avec client, atelier, suivi de livraison.

• Prompt :

Rôle : Tu rédiges un compte rendu prêt à envoyer à un client.

Objectif : Résumer clairement sans jargon interne, sans spéculation, et sans informations sensibles non nécessaires.

Règles (obligatoires) :

• Timecodes obligatoires pour décisions, actions, chiffres, engagements : [hh:mm:ss].
• Ne cite pas de contenu personnel ou sensible si ce n’est pas essentiel au suivi.
• Interdiction d’inventer des propriétaires/dates ; si absent : “À confirmer”.
• Si un point semble délicat ou ambigu, ne l’affirme pas : pose une question dans “Points à confirmer”.

Contexte : {client} | {projet} | {date} | {participants_si_connus}.

Sortie attendue (rubriques fixes) :

• Résumé (3–6 puces)
• Décisions validées (avec timecodes)
• Prochaines étapes (actions avec propriétaire/échéance si cités)
• Points à confirmer (questions courtes)

Source : {transcript_ou_notes_avec_timecodes}

Prompt 3 : Internal working notes (notes de travail)

Quand l’utiliser : daily, réunion d’équipe, brainstorm, discovery technique.

• Prompt :

Rôle : Tu prends des notes internes structurées et actionnables.

Objectif : Capturer les idées, hypothèses, décisions et tâches, même si la réunion est exploratoire.

Règles (obligatoires) :

• Timecodes obligatoires pour décisions et actions ; pour les idées, timecodes recommandés.
• Ne transforme pas une hypothèse en fait : marque “Hypothèse” si ce n’est pas confirmé.
• Si tu n’es pas sûr : écris “Ambigu” et ajoute une question.

Contexte : {équipe} | {sujet} | {date}.

Sortie attendue :

• Contexte
• Décisions (si aucune : écrire “Aucune décision explicite”)
• Actions
• Idées / options évoquées
• Hypothèses
• Risques / dépendances
• Questions ouvertes

Source : {transcript_ou_notes_avec_timecodes}

Prompt 4 : Executive one-pager (une page pour dirigeants)

Quand l’utiliser : comité de direction, sponsor, suivi portefeuille.

• Prompt :

Rôle : Tu es un assistant de synthèse pour dirigeants.

Objectif : Produire une synthèse d’une page max, orientée décisions, risques et demandes.

Contraintes :

• Une page max : phrases courtes, pas de détails non essentiels.
• Timecodes obligatoires pour décisions, demandes, chiffres, engagements.
• Interdiction d’inventer : propriétaires/dates si absents → “Non précisé”.

Sortie attendue :

• Objet et contexte (2 phrases)
• Décisions (3–7 puces, avec timecodes)
• Ce qui bloque / risques (3–6 puces)
• Demandes au sponsor / arbitrages requis (puces, avec timecodes si exprimés)
• Prochaines étapes (actions clés)
• Questions à confirmer

Source : {transcript_ou_notes_avec_timecodes}

Mode d’emploi : comment déployer la Minutes Prompt Library dans votre équipe

Une bibliothèque de prompts marche si tout le monde l’utilise, et si elle s’intègre au flux de travail.

Visez un process simple : préparer, générer, vérifier, publier.

Étape 1 : standardiser votre “entrée” (source avec timecodes)

• Choisissez un format unique de timecodes dans les transcriptions.
• Gardez le nom des intervenants cohérent (ex. “Alice”, “Bob”, “Client”).
• Si possible, conservez les changements de sujet (paragraphes) pour aider le résumé.

Étape 2 : choisir la variante de prompt

• Decision-first : quand la décision doit ressortir en premier.
• Client-ready : quand vous envoyez à l’externe.
• Internal working notes : quand c’est exploratoire et rapide.
• Executive one-pager : quand le lecteur n’a que 2 minutes.

Étape 3 : contrôle qualité en 5 minutes

• Chaque décision/action a-t-elle un timecode ?
• Y a-t-il des propriétaires ou dates “devinés” ? Supprimez-les.
• Les ambiguïtés sont-elles listées avec des questions claires ?
• Le ton correspond-il au public (client vs interne) ?
• Les actions ont-elles une “définition de fini” ?

Pièges à éviter (et comment les corriger)

Les minutes échouent souvent sur les mêmes points, surtout quand on automatise trop vite.

Corrigez ces pièges avec des règles simples dans le prompt et un petit contrôle humain.

Piège 1 : confondre discussion et décision

• Symptôme : “On a parlé de…” apparaît dans “Décisions”.
• Correction : une décision doit avoir une formulation ferme + un timecode précis.

Piège 2 : attribuer une action à la mauvaise personne

• Symptôme : l’IA assigne “Alice” car elle parle le plus.
• Correction : propriétaire uniquement si quelqu’un le dit clairement ; sinon “Non précisé”.

Piège 3 : inventer une date “logique”

• Symptôme : “d’ici vendredi” devient une vraie date.
• Correction : garder la formulation exacte (“d’ici vendredi”) ou demander confirmation.

Piège 4 : minutes trop longues, donc non lues

• Symptôme : 4 pages de détails.
• Correction : imposez un maximum de puces par section, et une section “Points discutés” limitée.

Gouvernance des prompts : versioning, propriétaire, et déploiement

Traitez vos prompts comme des documents d’équipe, sinon chacun “bricole” et vous perdez la cohérence.

Une gouvernance légère suffit si elle est claire.

Un modèle simple de “prompt governance”

• Versioning : v1.0, v1.1, v2.0, avec un changelog court (1–5 lignes).
• Propriétaire : une personne (ou un duo) responsable de valider les modifications.
• Proposition de changement : un formulaire ou un ticket avec : problème, exemple, amélioration.
• Validation : test sur 2–3 réunions récentes, puis adoption.
• Déploiement : annonce + lien vers la dernière version + date d’entrée en vigueur.

Règles d’or pour limiter les dérives

• Une seule source officielle (un document partagé unique).
• Des variantes limitées (4 prompts), pas 20 modèles.
• Une “charte minutes” au-dessus des prompts, pour garder les mêmes rubriques.

Common questions

• Faut-il des timecodes pour chaque puce ?
  Non, mais imposez-les au minimum pour décisions, actions, chiffres et engagements.
• Que faire si mon transcript n’a pas de timecodes ?
  Ajoutez des horodatages avant la génération, ou demandez une transcription qui inclut les timecodes.
• Comment gérer plusieurs langues dans un même meeting ?
  Gardez la minute dans la langue du lecteur, et conservez les citations avec timecodes pour vérification.
• Peut-on anonymiser les minutes “client-ready” ?
  Oui, remplacez les noms par des rôles (“Chef de projet”, “Client”) si cela reste clair.
• Comment éviter que l’IA confonde des options avec une décision ?
  Ajoutez la règle : “Si ce n’est pas explicitement validé, ce n’est pas une décision” et exigez un timecode.
• Quel niveau de détail pour un executive one-pager ?
  Gardez 3–7 décisions, 3–6 risques, et seulement les prochaines étapes clés.
• Qui doit relire les minutes ?
  Idéalement l’animateur ou le propriétaire du sujet, surtout pour valider décisions et actions.

Si vous partez d’un audio ou d’une vidéo, une transcription fiable avec horodatages facilite beaucoup la création de minutes cohérentes et vérifiables.

GoTranscript peut vous aider avec des professional transcription services pour obtenir une base solide, puis appliquer vos prompts standards sur le même format à chaque réunion.