Workflow vidéo accessible à l’université : Enregistrer → Sous-titrer → Transcrire → Publier (SOP)

Un workflow vidéo accessible, c’est une suite d’étapes simples que votre université peut répéter chaque semestre : bien enregistrer, générer des sous-titres, produire un transcript, vérifier la qualité, puis publier dans le LMS et sur le site. Le bon SOP évite les retours de dernière minute, réduit les erreurs et aide les étudiants à apprendre avec ou sans son. Voici un modèle prêt à adapter, avec rôles, délais, portes de contrôle (QA) et checklist de publication.

Mot-clé principal : workflow vidéo accessible.

Key takeaways

• Standardisez l’enregistrement (audio d’abord) pour réduire le temps de correction des sous-titres et transcripts.
• Définissez des rôles clairs (enseignant, équipe média, accessibilité) et des délais par type de contenu.
• Utilisez des « QA gates » : vous validez avant de passer à l’étape suivante.
• Publiez toujours en duo : vidéo + sous-titres + transcript téléchargeable, avec une page propre et trouvable.
• Gardez une checklist unique pour le LMS et le site, afin d’éviter les oublis récurrents.

1) Objectif du SOP et périmètre (ce que vous livrez chaque terme)

Le but du SOP est de livrer des vidéos utilisables par tous les étudiants, y compris ceux qui ont besoin d’alternatives au son. Le périmètre couvre : capture, génération des sous-titres, création du transcript, corrections, publication et contrôles qualité.

Livrables minimum pour chaque vidéo de cours :

• Une vidéo avec audio clair.
• Des sous-titres synchronisés (fichier type .vtt ou .srt selon votre plateforme).
• Un transcript lisible (HTML ou PDF accessible) incluant les éléments importants (ex : [rires], [musique] si utile au sens).
• Un emplacement de publication stable dans le LMS (et éventuellement sur le site de l’université).

Astuce de cadrage : définissez dès le départ quelles vidéos passent en « priorité 1 » (cours obligatoires, vidéos évaluées, contenus pour de grands groupes) pour planifier le travail.

2) Standards d’enregistrement (la base de l’accessibilité)

La qualité des sous-titres dépend d’abord de la qualité audio. Si l’audio est mauvais, vous payez ensuite en temps de correction et en incompréhensions pour les étudiants.

2.1 Standards audio (à imposer à toute captation)

• Utilisez un micro externe (cravate, USB ou micro de salle), pas le micro du laptop si possible.
• Visez une voix constante, proche du micro, et évitez de parler en tournant la tête.
• Réduisez le bruit de fond (ventilation, couloir, papier froissé) avant de démarrer.
• Faites un test de 10 secondes et réécoutez avant d’enregistrer tout le cours.

2.2 Standards vidéo et contenu (pour faciliter les sous-titres)

• Si vous montrez une diapo, lisez les termes clés à voix haute (sigles, noms propres, équations).
• Présentez clairement les intervenants (nom, rôle) au début si plusieurs personnes parlent.
• Évitez de parler par-dessus une vidéo ou une musique, ou annoncez-le (“Je lance un extrait”).

2.3 Nommage, stockage et versioning (souvent oublié)

Adoptez une convention de nommage unique pour tout le semestre. Par exemple : UE101_Sem2026_S01_Cours03_Titre_Date.

• Stockez l’original (source) séparément de la version publiée.
• Conservez un dossier « Accessibilité » avec : fichier sous-titres, transcript, notes de correction.
• Bloquez les changements de dernière minute : un « gel de contenu » avant publication.

3) Génération des sous-titres et du transcript : options, critères et flux

Vous pouvez produire sous-titres et transcript via une solution automatique, une équipe interne, ou un prestataire. Le bon choix dépend du volume, des délais, et du niveau de précision exigé.

3.1 Décider : automatique, humain, ou hybride

• Automatique : rapide pour un premier jet, utile si vous avez une étape de relecture solide.
• Humain : plus adapté quand l’enjeu est élevé (examens, contenu sensible, terminologie complexe).
• Hybride : automatique puis correction humaine, souvent le plus simple à standardiser à grande échelle.

Si vous utilisez de l’IA pour un premier jet, gardez une porte QA stricte. Une erreur dans un sous-titre peut changer le sens d’un concept, surtout en sciences, droit ou santé.

3.2 Règles simples de style (à documenter)

Écrivez un mini guide interne de 1 page. Il doit couvrir : ponctuation, noms propres, chiffres, sigles, et comment signaler les sons utiles au sens.

• Gardez des phrases courtes et lisibles.
• Écrivez les noms de logiciels, auteurs, concepts, de façon cohérente.
• Ajoutez des repères quand cela aide : [applaudissements], [rires], [musique] (si pertinent).

3.3 Formats de sortie à prévoir

• Sous-titres : WebVTT (.vtt) souvent recommandé pour le web, ou SubRip (.srt) selon la plateforme.
• Transcript : page HTML dans le LMS, ou PDF accessible (tagué) si votre établissement maîtrise ce format.

4) Rôles et responsabilités (RACI simple) : qui fait quoi

Un SOP tient quand les rôles sont clairs. Voici un modèle simple, à adapter à votre organisation.

4.1 Rôles

• Enseignant (faculty) : prépare le contenu, fournit la terminologie, valide les points clés.
• Équipe média / AV : enregistre, nettoie l’audio si nécessaire, exporte la vidéo, gère les formats.
• Référent accessibilité / mission handicap : fixe les exigences, priorise les demandes, fait l’audit QA.
• Support LMS / web : met en ligne, vérifie la compatibilité lecteur, ajoute les liens et descriptions.

4.2 RACI (exemple)

• Enregistrement : Responsable = Équipe média, Consulté = Enseignant, Informé = Accessibilité.
• Vocabulaire / noms propres : Responsable = Enseignant, Consulté = Accessibilité.
• Génération sous-titres + transcript : Responsable = Média ou prestataire, Consulté = Enseignant (liste termes).
• Correction : Responsable = Média / relecteur, Consulté = Enseignant si ambigu.
• QA accessibilité : Responsable = Accessibilité, Consulté = Support LMS.
• Publication : Responsable = Support LMS/web, Informé = Enseignant.

5) Timelines et « QA gates » : un calendrier répétable par semestre

Le calendrier dépend de votre volume, mais la logique reste la même : vous validez à chaque porte avant d’avancer. Cela évite de publier une vidéo non conforme et de corriger dans l’urgence.

5.1 Timeline type pour une vidéo de cours (exemple opérationnel)

• J0 : captation + dépôt du fichier source + feuille de termes (enseignant).
• J1–J2 : export vidéo + première passe sous-titres/transcript (automatique ou autre).
• J3–J4 : correction éditoriale (orthographe, termes, ponctuation) + synchronisation sous-titres.
• J5 : QA accessibilité + checklist de publication.
• J6 : publication dans le LMS + test étudiant (lecture, téléchargement, mobile).

5.2 QA gates (portes de contrôle) à appliquer

• Gate 1 – Après enregistrement : audio compréhensible, pas de coupures, fichier nommé correctement.
• Gate 2 – Après génération : sous-titres existent, transcript existe, fichiers exportés au bon format.
• Gate 3 – Après correction : termes validés, horodatage cohérent, lignes lisibles.
• Gate 4 – Avant publication : vérif LMS/site, lecture sur 2 supports (desktop + mobile), liens OK.
• Gate 5 – Après publication : contrôle final en situation réelle (compte étudiant), retours captés.

Si vous devez vous aligner sur des règles d’accessibilité numériques, gardez un référentiel interne basé sur les standards utilisés dans votre organisation. Pour une base reconnue, vous pouvez vous appuyer sur les WCAG (W3C) comme cadre général.

6) Checklist de publication (LMS + site) : ce que vous vérifiez à chaque fois

Utilisez une checklist unique, puis cochez-la à chaque mise en ligne. Elle réduit les oublis, surtout quand plusieurs équipes travaillent.

6.1 Checklist vidéo + lecteur

• La vidéo se lance sans erreur (desktop + mobile).
• Le volume est stable et la voix reste claire.
• Le lecteur permet d’activer/désactiver les sous-titres.
• La vidéo a un titre explicite (cours, chapitre, thème) et une date.

6.2 Checklist sous-titres

• Les sous-titres sont attachés à la bonne vidéo (pas de décalage).
• Les noms propres et termes de cours sont cohérents avec la fiche de termes.
• Les phrases restent lisibles (pas de lignes trop longues, pas de blocs énormes).
• Les éléments non verbaux utiles au sens sont indiqués si nécessaire.

6.3 Checklist transcript

• Le transcript est facile à trouver (lien près de la vidéo).
• Le transcript est structuré (titres, paragraphes) et pas un gros bloc.
• Les tableaux, formules, ou démonstrations sont décrits quand la voix ne suffit pas.
• Le fichier est accessible (si PDF, évitez les scans d’images sans texte).

6.4 Checklist LMS / site

• La page respecte la structure (titre, objectifs, ressources, vidéo, transcript).
• Les liens fonctionnent et s’ouvrent avec les bons droits (pas d’accès restreint par erreur).
• Le contenu est trouvable via la navigation du cours (module/semaine correct).
• La page indique un contact si un étudiant signale un problème d’accessibilité.

Conseil : ajoutez un champ « version » (ex : v1, v2) et un « dernier contrôle QA » avec date. Cela simplifie la maintenance.

7) Pièges courants et critères de décision (pour éviter les retours tardifs)

La plupart des problèmes arrivent quand l’équipe traite l’accessibilité « après coup ». Un SOP sert justement à l’intégrer dès la production.

7.1 Pièges courants

• Audio faible : même de bons sous-titres ne sauveront pas une voix inaudible.
• Manque de terminologie : sans liste de termes, les noms propres et sigles se dégradent vite.
• Publication sans test : une vidéo peut fonctionner pour l’auteur et échouer côté étudiant (droits, mobile).
• Pas de gel de contenu : si l’enseignant remplace la vidéo après correction, tout repart à zéro.
• Transcript introuvable : même s’il existe, il doit être placé au bon endroit.

7.2 Critères pour choisir un mode de production par volume

• Grand volume + délais courts : privilégiez un flux hybride (automatique + relecture) et une équipe QA structurée.
• Contenus à fort enjeu : ajoutez une validation enseignant sur les passages techniques.
• Multiples langues : séparez « transcript » et « traduction » dans le planning, pour garder la qualité.

Si vous testez une première passe automatique, vous pouvez centraliser ce travail via une solution dédiée d’transcription automatisée, puis garder une étape de correction avant publication.

Common questions

• Faut-il des sous-titres et un transcript, ou un seul des deux ?
  Les deux sont utiles : les sous-titres aident pendant le visionnage, le transcript aide à réviser, chercher et citer.
• Qui doit valider la terminologie : l’enseignant ou l’accessibilité ?
  L’enseignant valide les termes du cours, l’accessibilité valide la conformité et la cohérence du format.
• À quel moment faut-il corriger : avant ou après la mise en ligne ?
  Corrigez avant la mise en ligne pour les contenus de cours, puis gardez un canal de retours pour les corrections mineures.
• Que faire si plusieurs personnes parlent en même temps ?
  Réduisez les chevauchements à l’enregistrement, puis identifiez les intervenants dans les sous-titres quand c’est utile.
• Quel format de sous-titres choisir : SRT ou VTT ?
  Choisissez le format supporté par votre lecteur et LMS, et gardez un format standard pour l’archivage interne.
• Comment gérer les mises à jour (nouvelle version de la vidéo) ?
  Appliquez un gel de contenu, versionnez, et relancez sous-titres/transcript dès qu’un montage change l’audio.
• Peut-on publier le transcript en PDF scanné ?
  Évitez : un scan image peut être illisible pour les lecteurs d’écran, sauf si vous appliquez une OCR et une structure accessible.

Pour aller plus loin sur les pratiques d’accessibilité numérique, vous pouvez aussi consulter l’initiative WAI du W3C comme point d’entrée vers les ressources et définitions.

Un mot sur les services : gagner du temps sans casser le SOP

Un SOP marche mieux quand vous pouvez absorber les pics de charge (rentrée, périodes d’examens, nouveaux cours). Si vous avez besoin d’externaliser une partie du flux (transcription, relecture, formats sous-titres), GoTranscript peut s’intégrer à votre process et vous aider à livrer des fichiers prêts à publier via ses professional transcription services.

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi préparer une page interne « modèle » (dans votre LMS) qui contient déjà la zone vidéo, le lien transcript, et la checklist, puis la dupliquer pour chaque cours.