Política de conservación de registros de reuniones: grabaciones, transcripciones, actas y tabla de retención

Una política de conservación de registros de reuniones define qué artefactos guardas (grabaciones, transcripciones, actas y listas de acciones), durante cuánto tiempo y quién puede acceder. Si la dejas en el aire, crece el “data sprawl” (copias por todas partes) y te quedas sin un registro defendible cuando llega una auditoría o un conflicto. En esta guía tienes una tabla de retención por tipo de reunión y riesgo, más un mini‑template para que cualquier asistente lo aplique.

Palabra clave principal: política de retención de grabaciones de reuniones.

• Key takeaways:
• Define un “registro oficial” por reunión (normalmente acta + acuerdos) y trata lo demás como apoyo con retención más corta.
• Usa una tabla de retención por tipo de reunión y nivel de riesgo para evitar decisiones caso por caso.
• Centraliza archivo y controla el acceso con permisos por fases (reciente vs. histórico).
• Incluye borrado verificable y un proceso de legal hold para pausar eliminaciones cuando haya investigación o litigio.

1) Qué cuenta como “artefacto de reunión” y cuál es el registro oficial

Antes de hablar de plazos, define qué estás guardando y para qué. En reuniones modernas suele haber más de un documento “verdadero”, y eso multiplica el riesgo y el volumen.

Artefactos típicos

• Grabación (audio o vídeo): evidencia detallada, pero muy sensible y pesada.
• Transcripción: facilita búsqueda y auditoría, pero puede contener datos personales o confidenciales.
• Acta/minuta: resumen formal (asistentes, temas, decisiones, votaciones si aplica).
• Registro de acciones (action log): quién hace qué y para cuándo.
• Material de apoyo: presentaciones, documentos compartidos, chat, pizarras.
• Metadatos: convocatoria, agenda, lista de asistentes, fecha, enlace, notas.

Define un “sistema de registro” (source of truth)

Para reducir duplicados, decide qué es el registro oficial que se conservará a largo plazo. En muchas organizaciones funciona: acta + registro de acciones como oficial, y grabación/transcripción como apoyo con retención limitada.

Si tu sector exige conservar grabaciones (o si son críticas para control interno), indícalo en la tabla por tipo de reunión. Si no, evita que la grabación se convierta en “archivo permanente por defecto”.

2) Cómo definir periodos de retención: por tipo de reunión y nivel de riesgo

Un buen enfoque combina dos ejes: tipo de reunión (propósito) y riesgo (impacto legal/regulatorio). Así puedes conservar lo necesario sin guardar “todo para siempre”.

Clasifica el riesgo en 3 niveles simples

• Bajo: coordinación diaria, información no sensible, decisiones reversibles.
• Medio: decisiones operativas relevantes, compromisos con terceros, datos internos.
• Alto: asuntos legales, regulatorios, RR. HH. sensibles, seguridad, finanzas materiales, gobierno corporativo.

Reglas prácticas que evitan el “data sprawl”

• Conserva más tiempo lo más resumido: actas y acuerdos suelen necesitar más retención que el audio.
• Elimina antes lo más sensible: grabaciones y transcripciones completas suelen aumentar exposición.
• Si existe acta aprobada, reduce retención de la grabación: salvo obligación legal o investigación abierta.
• Una reunión, un expediente: todo lo oficial vive en una carpeta/registro único con nomenclatura estándar.

3) Tabla de retención recomendada (grabaciones, transcripciones, actas y acciones)

Usa esta tabla como punto de partida y ajústala con tu asesoría legal, tu equipo de cumplimiento y el responsable de seguridad. Los plazos son orientativos: tu obligación real puede variar por país, sector y contrato.

Tabla base (orientativa) por tipo de reunión

• Convención: “Registro oficial” = acta + acuerdos + acciones.
• Grabación y transcripción = “apoyo”, salvo que se indique lo contrario.

Consejo operativo: si dudas entre dos plazos, mantén más tiempo el acta (resumida) y menos tiempo la grabación (literal). Así reduces exposición sin perder trazabilidad.

4) Dónde se archiva y cómo controlar el acceso (antes y después)

Una política de retención falla si cada persona guarda copias en su disco, en el chat y en carpetas de equipo. Evítalo con una arquitectura simple: un repositorio de trabajo y un archivo.

Estructura recomendada: “Work” + “Archive”

• Repositorio de trabajo (Work): donde se crea y colabora, con acceso del equipo.
• Archivo (Archive): repositorio con permisos más estrictos y retención automatizada.

Define que, al cerrar la reunión (o al aprobar el acta), el asistente mueve el expediente al archivo. Si usas un gestor documental, aplica etiquetas: tipo de reunión, riesgo, fecha, propietario, periodo de retención.

Controles de acceso por fases

• Fase 1 (0–30 días): acceso amplio al equipo para correcciones; grabación/transcripción si procede.
• Fase 2 (31–365 días): acceso limitado a “need to know”; bloquea descargas si puedes.
• Fase 3 (histórico): solo propietarios, compliance, legal o auditoría; registra accesos.

También decide quién puede compartir fuera: por defecto, nadie. Si hay terceros, utiliza enlaces con caducidad y evita adjuntos por email.

Versiones y “acta aprobada”

Guarda borradores durante poco tiempo y marca claramente la versión final. La frase “Acta aprobada el DD/MM/AAAA” reduce disputas y te permite eliminar antes lo literal.

5) Borrado, disposición final y legal hold (sin sustos)

Retener también significa eliminar cuando toca. Si nunca borras, acumulas riesgo; si borras sin control, pierdes evidencias.

Checklist de borrado defendible

• Automatiza la eliminación por etiqueta/fecha siempre que puedas.
• Borra copias (descargas locales, adjuntos, duplicados en chats) con normas claras.
• Registra la disposición: qué se eliminó, cuándo, bajo qué política, por quién (o por qué sistema).
• Destruye de forma segura según el tipo de almacenamiento (papel, nube, backups).

Legal hold: cuándo y cómo

Un legal hold es una orden interna para pausar la eliminación cuando hay litigio, investigación, reclamación o auditoría. La política debe indicar quién lo activa (normalmente Legal o Compliance) y cómo se aplica (etiqueta “HOLD”, bloqueo de borrado, lista de custodios).

• Activa el hold por asunto (caso) y define alcance: personas, fechas, tipos de reunión, sistemas.
• Notifica a custodios y pide que no creen copias fuera de sistemas controlados.
• Levanta el hold por escrito cuando termine, y vuelve al calendario normal.

Si operas en la UE o tratas datos de personas en la UE, alinea la retención con el principio de limitación del plazo de conservación del RGPD. Puedes leer el principio en el texto oficial del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).

6) Template de política (simple) para asistentes y equipos

Este template cabe en una página y evita ambigüedad. Pega esto en tu wiki interna y añade tus plazos definitivos.

Política de conservación de reuniones – Template

• Objetivo: reducir dispersión de datos y conservar registros defendibles para auditorías, disputas y cumplimiento.
• Alcance: reuniones internas y externas celebradas por [Empresa/Departamento] en [herramientas].
• Registro oficial: el registro oficial de cada reunión es [acta + acuerdos + acciones] guardado en [Repositorio/Archivo].
• Artefactos permitidos: grabación (sí/no por defecto), transcripción (sí/no), chat (sí/no), materiales.
• Clasificación: cada reunión se etiqueta con (1) tipo y (2) nivel de riesgo: bajo/medio/alto.
• Retención: se aplican los plazos de la tabla de retención vigente (Anexo A).
• Ubicación de archivo: Work = [ruta]; Archive = [ruta]. No se permite almacenar copias en [discos locales/espacios personales].
• Acceso: acceso por rol; revisiones a los 30 días; histórico solo para [roles].
• Aprobación del acta: responsable = [rol]; plazo de aprobación = [X días].
• Borrado: eliminación automática según etiqueta; el sistema registra fecha y alcance.
• Legal hold: puede activarlo [Legal/Compliance]; al activarlo se suspenden borrados y se notifica a custodios.
• Excepciones: solo por escrito y con aprobación de [rol], indicando motivo y nueva fecha.
• Revisión: esta política se revisa cada [12 meses] o ante cambios legales/tecnológicos.

Anexo A: tabla de retención (rellenable)

Incluye una tabla como la del apartado 3 con tus plazos definitivos y un campo de “propietario del registro”.

Common questions

• ¿Debo grabar todas las reuniones?
  No por defecto; graba cuando haya un motivo claro (formación, precisión técnica, actas complejas) y define un plazo corto para la grabación.
• ¿Qué es mejor conservar: grabación o transcripción?
  Suele ser más útil conservar el acta aprobada y, si hace falta, una transcripción durante un tiempo limitado para búsqueda y verificación.
• ¿Cómo reduzco copias en chats y emails?
  Establece que el “registro oficial” vive en el archivo y comparte enlaces, no adjuntos; luego elimina o limita la retención del chat.
• ¿Quién debería tener acceso a reuniones sensibles?
  Solo roles con “need to know” (RR. HH., Legal, Compliance, dirección) y con revisión periódica de permisos.
• ¿Qué hago si alguien pide borrar una grabación por privacidad?
  Evalúa base legal y obligaciones de conservación; si no necesitas retenerla, aplica el proceso de borrado y conserva el acta.
• ¿Cómo gestiono un legal hold si ya existe una eliminación automática?
  Usa una etiqueta o carpeta de “HOLD” que bloquee el borrado; documenta el alcance y avisa a custodios.
• ¿Qué pasa con las copias en backups?
  Define si los backups se excluyen del borrado inmediato y cómo se gestionan; evita restauraciones que reintroduzcan datos fuera de política.

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