Comment commander une transcription de déposition : étapes + quoi demander (formats, délais)

Pour commander une transcription de déposition, vous devez d’abord réunir les informations clés (dossier, témoin, date, lieu, besoins de confidentialité), puis préciser exactement les livrables (formats, brouillon ou final, horodatage, index des pièces) et le délai souhaité. Ensuite, vous envoyez une demande claire au prestataire et vous validez l’orthographe des noms, la liste des pièces et le mode de livraison. Avec une demande complète dès le départ, vous évitez la plupart des retards.

Mot-clé principal : commander une transcription de déposition.

Key takeaways

• Préparez un “pack” d’informations : dossier, déponent, date, lieu, langue/accents, coordonnées, exigences de confidentialité.
• Demandez des livrables précis : PDF/Word/ASCII, brouillon (rough) vs final, horodatage, index des pièces/exhibits.
• Choisissez un délai réaliste et confirmez l’heure de début/fin, le fuseau horaire et le mode de livraison.
• Vérifiez les noms propres et sigles avant la mise en page finale pour limiter les corrections après coup.
• Évitez les erreurs classiques : informations manquantes, formats non précisés, pièces non identifiées, délais irréalistes.

Étape 1 : rassembler les informations à fournir (avant de commander)

Une commande rapide commence par un brief complet, même si la déposition a déjà eu lieu. L’objectif est simple : que le prestataire puisse retrouver l’enregistrement, comprendre le contexte et produire le bon format sans vous recontacter 3 fois.

Voici la checklist la plus utile pour une transcription de déposition.

Informations “dossier” (case/matter)

• Nom du dossier / référence interne (ex. “Durand c/ Martin – Ref. 24-103”).
• Juridiction si pertinent (tribunal, arbitrage, etc.).
• Cabinet / service + personne de contact (nom, e-mail, téléphone).
• Facturation : entité à facturer, PO/bon de commande si requis.

Informations sur la déposition

• Déponent (deponent) : nom complet + orthographe exacte.
• Date et heure (inclure le fuseau horaire si visioconférence).
• Lieu / venue : salle, ville, ou plateforme (Zoom/Teams) si à distance.
• Durée approximative (ou heure de fin) pour estimer le volume.
• Nombre d’intervenants (avocats, témoin, interprète, sténo, etc.).

Fichiers et matériel source

• Type de source : audio, vidéo, ou notes sténo (si vous en avez).
• Fichiers disponibles : lien sécurisé, pièce jointe, ou accès à un drive.
• Qualité audio : micro unique, salle bruyante, chevauchements, etc.
• Langue(s) et éléments difficiles : accents, jargon technique, noms de produits.

Confidentialité et contraintes

• Niveau de confidentialité (ex. données personnelles, secret des affaires).
• Instructions de traitement : anonymisation, masquage de certains passages, restrictions de partage.
• Mode de livraison : e-mail, portail, lien de téléchargement, SFTP (si applicable).

Étape 2 : choisir précisément ce que vous voulez recevoir (livrables)

Beaucoup de retards viennent d’une commande trop vague : “Envoyez la transcription.” Or une transcription de déposition peut se livrer en plusieurs versions et formats, selon l’usage (préparation d’audience, partage client, dépôt au dossier, analyse interne).

Décidez d’abord les livrables, puis demandez-les clairement.

Formats à demander : PDF, Word, ASCII (et pourquoi)

• PDF : utile pour une version “figée”, facile à citer et à archiver.
• Word (.docx) : idéal pour annoter, surligner, extraire des passages et préparer des résumés.
• ASCII / texte : pratique pour importer dans des outils eDiscovery, recherche plein texte, ou certains logiciels juridiques.

Si vous ne savez pas, demandez au minimum PDF + Word. Ajoutez ASCII si vous devez intégrer la transcription dans un outil.

Brouillon (rough draft) vs final

• Brouillon (rough) : version plus rapide pour travailler vite, avec plus de risques de coquilles.
• Final : version relue, plus propre et plus stable pour citations et annexes.

Bon réflexe : demander brouillon si vous préparez une stratégie immédiate, puis final quand l’exactitude et la mise en forme comptent.

Horodatage (timestamps) : quand le demander

Les timestamps relient le texte au moment précis dans l’audio/vidéo, ce qui aide à vérifier un passage et à retrouver une séquence.

• Demandez des timestamps si vous prévoyez de contester un point, monter un extrait, ou recouper avec la vidéo.
• Précisez le style : toutes les X minutes (ex. 1, 2, 5 min) ou à chaque changement d’intervenant.

Index des pièces/exhibits : ce qu’il doit contenir

Un index des pièces (exhibits index) vous fait gagner du temps quand vous naviguez entre la déposition et les documents.

• Numéro/lettre de la pièce (Exhibit 1, A, etc.).
• Description courte (ex. “Contrat du 12/03/2024”).
• Page/ligne où la pièce est introduite et discutée (si disponible).

Pour l’obtenir, vous devez fournir la liste des pièces ou un scan des exhibits, ou au moins indiquer comment elles sont nommées pendant la séance.

Autres options utiles à demander

• Identification des intervenants (speaker labels) : “Avocat”, “Témoin”, “Interprète”, etc.
• Verbatim (mot à mot) : important si chaque formulation compte.
• Nettoyage léger (si accepté) : utile pour lecture interne, mais attention si vous devez citer au mot près.
• Table des matières ou repères de sections : surtout si la déposition est longue.

Étape 3 : choisir un délai (turnaround) réaliste

Le bon délai dépend de la durée, de la qualité audio et du niveau de finition demandé (brouillon vs final, index des pièces, timestamps). Plus vous ajoutez d’options, plus vous devez anticiper.

En pratique, les prestataires proposent souvent plusieurs paliers de délai, du standard à l’express.

Options de délai à prévoir dans votre demande

• Standard : quand vous n’avez pas de date d’échéance immédiate.
• Accéléré : quand vous préparez une audience, une médiation ou un mémo rapide.
• Express / urgent : quand vous avez besoin d’une version exploitable très vite (souvent sous forme de brouillon d’abord).

Indiquez toujours votre date et heure limite (avec fuseau) plutôt qu’un simple “ASAP”.

Ce qui ralentit le plus souvent le délai

• Audio difficile (intervenants qui se coupent, bruit de salle, micro éloigné).
• Noms propres non fournis (personnes, entreprises, médicaments, références techniques).
• Pièces/exhibits non identifiées.
• Demandes de format non précisées, ou changements en cours de route.

Étape 4 : envoyer une demande claire (modèle d’e-mail + mini-formulaire)

Une bonne demande tient en quelques lignes, mais elle doit être complète. Voici un modèle que vous pouvez copier-coller et adapter.

Modèle d’e-mail pour commander une transcription de déposition

Objet : Commande transcription déposition – [Dossier] – [Déponent] – [Date]

• Dossier / Référence : [Nom du dossier + ref]
• Déponent : [Nom complet]
• Date / heure / fuseau : [JJ/MM/AAAA – HH:MM – CET/ET…]
• Lieu / plateforme : [Adresse ou Zoom/Teams]
• Source : [Audio/vidéo] – [durée approx] – [lien sécurisé ou pièce jointe]
• Intervenants : [liste ou “témoin + 2 avocats + interprète”]
• Livrables demandés :
  • Formats : [PDF] [Word] [ASCII]
  • Version : [Brouillon] + [Final] (ou Final uniquement)
  • Timestamps : [oui/non] – style : [toutes les 2 min / changement d’intervenant]
  • Index des pièces/exhibits : [oui/non] – pièces jointes : [liste/scans]
• Délai souhaité : [date + heure limite]
• Orthographe à respecter : [noms propres, entreprises, sigles]
• Confidentialité / livraison : [mode de livraison, restrictions]
• Facturation : [entité] – [PO si besoin]

Si vous avez un style de mise en page à respecter, ajoutez une phrase : “Merci de suivre la mise en forme habituelle pour dépositions (Q/R si applicable, identification des intervenants).”

Mini-formulaire (copiable dans un outil interne)

• Dossier / Matter :
• Déponent :
• Date / heure / fuseau :
• Lieu / Venue :
• Durée estimée :
• Source (audio/vidéo) + lien :
• Livrables (PDF/Word/ASCII) :
• Brouillon (oui/non) :
• Final (oui/non) :
• Timestamps (oui/non) + style :
• Index exhibits (oui/non) + fichiers :
• Noms propres / glossaire :
• Date limite :
• Contact validation (nom, e-mail, tél.) :

Erreurs fréquentes qui causent des retards (et comment les éviter)

La plupart des retards ne viennent pas de la transcription elle-même, mais des allers-retours pour clarifier la commande. Voici les erreurs les plus courantes et une solution simple pour chacune.

• Ne pas fournir la bonne référence de dossier : ajoutez toujours un identifiant unique (réf interne ou nom complet du matter).
• Oublier le déponent ou mal orthographier son nom : validez l’orthographe sur une pièce d’identité ou un acte de procédure.
• Envoyer un lien qui expire : utilisez un lien stable, ou précisez la date d’expiration et proposez une alternative.
• Ne pas préciser les formats : écrivez clairement “PDF + Word” (et ASCII si besoin).
• Demander “urgent” sans heure limite : donnez une date/heure précise et votre fuseau.
• Changer les exigences après lancement : regroupez vos demandes (timestamps, index exhibits, style) dès la commande.
• Ne pas fournir la liste des pièces : envoyez au moins la numérotation et les intitulés, même provisoires.

Choisir entre transcription automatique et transcription humaine (critères simples)

Selon l’usage, vous pouvez partir sur une transcription automatique, une transcription humaine, ou un mix (auto + relecture). Votre choix doit surtout dépendre du risque : citation mot à mot, noms propres, audio difficile, enjeux juridiques.

• Préparation interne rapide : l’automatique peut suffire si l’audio est propre et si vous acceptez des corrections manuelles.
• Usage formel, citations, contradictions : privilégiez une transcription relue et stable.
• Audio complexe (interruptions, plusieurs voix) : prévoyez une solution avec relecture sérieuse.

Si vous testez l’automatique, prévoyez une étape de contrôle, par exemple via un service de relecture. Vous pouvez explorer une option de transcription automatique pour les besoins de vitesse, ou une relecture de transcription si vous avez déjà un brouillon à corriger.

Common questions

• Dois-je demander PDF, Word et ASCII à chaque fois ?
  Non, mais PDF + Word couvre la plupart des usages, et ASCII sert surtout pour l’import dans certains outils.
• Quelle différence entre un brouillon et un final ?
  Le brouillon arrive plus vite pour travailler, le final est plus propre pour archiver et citer.
• Que dois-je envoyer pour un index des exhibits ?
  Au minimum la liste des pièces et leur numérotation, et idéalement les scans ou fichiers des exhibits.
• Les timestamps sont-ils indispensables ?
  Non, mais ils aident beaucoup si vous devez vérifier l’audio/vidéo ou retrouver vite un passage.
• Que faire si l’audio est mauvais ?
  Prévenez le prestataire, fournissez un glossaire de noms, et si possible une seconde piste audio (micro de salle vs micro du témoin).
• Puis-je commander seulement une partie de la déposition ?
  Oui, précisez les plages horaires ou les repères (ex. de 00:12:00 à 01:05:00) pour éviter les erreurs.
• Comment éviter les corrections de noms propres après livraison ?
  Envoyez une liste d’orthographes validées (personnes, entreprises, produits) dès la commande.

Conclusion : une commande complète évite les allers-retours

Pour bien commander une transcription de déposition, préparez les informations de base (dossier, déponent, date, lieu), choisissez vos livrables (formats, brouillon/final, timestamps, index des pièces) et donnez une échéance claire. Ensuite, envoyez une demande structurée et fournissez les noms propres et la liste des exhibits dès le départ.

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