Modèle de politique de conservation des transcriptions juridiques (enregistrements, transcriptions, PV)

Une politique de conservation des transcriptions juridiques fixe combien de temps vous gardez les enregistrements, transcriptions, procès-verbaux (PV) et résumés dérivés, et comment vous les supprimez ou archivez. Le but est simple : réduire le risque (confidentialité, litiges, coûts) tout en gardant ce qui est nécessaire pour le travail et les obligations. Le modèle ci-dessous vous aide à différencier chaque type de document par niveau de risque et besoin opérationnel.

• Ce guide n’est pas un avis juridique : alignez toujours la politique avec vos obligations client et les consignes de votre conseil.

Key takeaways

• Distinguez clairement 4 objets : enregistrement, transcription, PV, résumé dérivé.
• Définissez une durée de conservation par objet, basée sur le risque et le besoin.
• Prévoyez un legal hold (gel de suppression) et un processus de dérogation.
• Documentez les rôles (propriétaire, approbateur, DPO/IT) et les validations.
• Appliquez une suppression traçable (logs) et une revue régulière.

Pourquoi une politique spécifique “enregistrement vs transcription vs PV”

Dans un contexte juridique, ces contenus n’ont pas le même poids ni le même risque. Un enregistrement audio peut contenir des échanges informels, des informations sensibles et des hésitations qui n’apparaissent pas dans un PV, ce qui augmente l’exposition en cas de litige ou de fuite.

À l’inverse, une transcription validée ou un PV final sert souvent de référence opérationnelle et peut devoir être conservé plus longtemps pour prouver un fait, une décision ou une instruction.

Définitions (à copier-coller dans votre politique)

• Enregistrement : fichier audio/vidéo source d’une réunion, audience, entretien, déposition, appel, etc.
• Transcription : conversion texte de l’enregistrement, brute ou relue, avec horodatage éventuel.
• Procès-verbal (PV) / minutes : compte rendu structuré, validé, orienté décisions/actions (souvent plus “officiel”).
• Résumé dérivé : synthèse, bullet points, note interne, ou “meeting summary” produit à partir de la transcription/PV (humain ou outil).

Principe de base

• Plus un objet est brut et riche (enregistrement, transcription brute), plus il est risqué.
• Plus un objet est validé et nécessaire au suivi (PV approuvé), plus il est utile.

Modèle : politique de conservation (structure prête à adapter)

Vous pouvez reprendre la structure ci-dessous en interne. Gardez la politique courte, et mettez les durées et exceptions dans un tableau.

1) Objet

• Décrire le périmètre : équipes concernées (juridique, conformité, RH, direction), types de réunions, outils (Zoom/Teams, dictaphone, téléphone).
• Décrire les dépôts : drive interne, DMS, outil de ticketing, eDiscovery, messagerie.

2) Classification du risque

• Risque élevé : données sensibles, stratégie contentieuse, informations clients, secrets d’affaires, éléments non validés.
• Risque moyen : contenu interne confidentiel sans données très sensibles, version de travail.
• Risque faible : document final approuvé, déjà “nettoyé”, diffusion limitée et contrôlée.

3) Règles de conservation et suppression

• Définir une durée standard par type d’objet.
• Définir les déclencheurs : “date de réunion”, “date de livraison au client”, “fin du dossier”, “fin du contrat”.
• Définir les actions : suppression, archivage, anonymisation, ou conservation prolongée.

4) Exceptions : legal hold et obligations client

• Bloquer toute suppression si un legal hold est actif (litige, enquête, contrôle, demande d’autorité).
• Appliquer les clauses contractuelles clients (durées, lieux de stockage, restitution/suppression).
• Valider toute exception avec le juridique (et DPO si données personnelles).

Tableau de conservation (template) : enregistrements, transcriptions, PV, résumés

Les durées ci-dessous sont des valeurs par défaut à adapter. Choisissez des durées cohérentes avec vos obligations (contrat, droit applicable, secteur) et votre niveau de risque.

• Déclencheur recommandé : “date de clôture du dossier” pour le juridique, ou “date de validation du PV” pour la gouvernance.
• Règle d’or : si vous gardez un enregistrement longtemps, documentez pourquoi (besoin probatoire, exigence client, etc.).

Tableau (à intégrer tel quel)

• Objet : Enregistrement (audio/vidéo)
• Niveau de risque : Élevé
• Besoin opérationnel : Preuve de ce qui a été dit, contrôle qualité, référence ponctuelle
• Durée par défaut : 30 à 90 jours après livraison/validation de la transcription ou du PV
• Déclencheur : Date de livraison au client ou date de validation du PV (choisir 1)
• Stockage : Répertoire restreint (accès minimal), chiffrement si possible
• Action fin de durée : Suppression sécurisée, ou archivage si legal hold/obligation client

• Objet : Transcription brute (non relue / non validée)
• Niveau de risque : Élevé
• Besoin opérationnel : Base de travail pour correction, extraction de citations
• Durée par défaut : 90 jours après création, ou jusqu’à production de la version relue (la plus courte des deux)
• Déclencheur : Date de création
• Stockage : Dossier “draft”, accès limité
• Action fin de durée : Suppression, garder seulement la version finale si nécessaire

• Objet : Transcription finale (relue/validée)
• Niveau de risque : Moyen
• Besoin opérationnel : Référence textuelle, recherche, préparation de conclusions
• Durée par défaut : 1 à 5 ans après clôture du dossier (selon type de dossier)
• Déclencheur : Date de clôture du dossier
• Stockage : DMS/dossier matière, contrôle des accès, versioning
• Action fin de durée : Archivage ou suppression selon obligations

• Objet : Procès-verbal / minutes approuvés
• Niveau de risque : Faible à moyen
• Besoin opérationnel : Traçabilité des décisions, actions, gouvernance
• Durée par défaut : 5 à 10 ans (ou plus si gouvernance/obligation spécifique)
• Déclencheur : Date d’approbation du PV
• Stockage : Référentiel officiel (accès maîtrisé), copie maître
• Action fin de durée : Archivage long terme ou suppression planifiée

• Objet : Résumé dérivé (synthèse, note interne, email récap)
• Niveau de risque : Moyen
• Besoin opérationnel : Partage rapide, suivi des actions
• Durée par défaut : 6 à 12 mois, ou aligné sur la durée du dossier si c’est une pièce de travail
• Déclencheur : Date de création
• Stockage : Espace projet, pas dans les messageries personnelles
• Action fin de durée : Suppression, ou rattachement au dossier si utile

• Objet : Fichiers dérivés techniques (SRT/VTT, exports, brouillons, captures)
• Niveau de risque : Moyen à élevé (selon contenu)
• Besoin opérationnel : Publication, relecture, sous-titrage
• Durée par défaut : 30 à 180 jours
• Déclencheur : Date de publication ou de livraison
• Stockage : Dossier temporaire contrôlé
• Action fin de durée : Purge automatique si possible

Astuce : ajoutez une colonne “obligation client”

Si vous travaillez pour des clients, ajoutez une colonne qui dit : “la règle client prime”, avec un lien vers le contrat, SOW ou DPA. Évitez d’avoir une seule règle interne qui contredit vos engagements.

Rôles, validations et contrôles (qui fait quoi)

Une bonne politique décrit les responsables et le circuit d’approbation, sinon elle reste théorique. Gardez des rôles simples et évitez les doublons.

Rôles recommandés

• Propriétaire métier (Legal Ops, secrétariat juridique, responsable dossier) : définit le besoin et classe l’objet.
• Juridique / counsel : valide les durées quand il y a risque contentieux, secret, ou contrainte client.
• DPO / privacy : valide si données personnelles, transferts, demandes d’accès/suppression.
• IT / sécurité : met en place les droits d’accès, l’archivage, la purge, les sauvegardes et les logs.
• Records manager (si présent) : harmonise avec la politique d’archivage globale.

Approbations minimales (modèle)

• Durées standards : validation Legal + IT.
• Exceptions (conservation plus longue) : validation Legal (et DPO si données personnelles).
• Suppression anticipée : validation Propriétaire métier + Legal.

Contrôles à prévoir

• Journal des suppressions (date, périmètre, approbateur, motif).
• Revue trimestrielle ou semestrielle des dossiers “hors standard”.
• Test de restauration (si vous archivez) et contrôle des accès.

Legal hold : comment geler la suppression sans bloquer toute l’entreprise

Le legal hold (gel) stoppe la purge et l’archivage destructif sur un périmètre défini. Il doit être rapide à activer, documenté et facile à lever.

Déclencheurs typiques

• Menace de litige, assignation, pré-contentieux.
• Enquête interne, audit, contrôle d’autorité.
• Demande de conservation d’un client ou d’un assureur.

Processus en 6 étapes (template)

• 1) Demande : Legal ouvre un ticket “legal hold” avec date, dossier, périmètre, mots-clés.
• 2) Périmètre : préciser types de contenus (enregistrements, transcriptions, PV, emails) et emplacements.
• 3) Notification : informer les personnes et équipes concernées (règles de non-suppression).
• 4) Mise en œuvre technique : IT suspend les politiques de purge sur les emplacements ciblés.
• 5) Suivi : revue périodique du hold (toujours nécessaire ou non).
• 6) Levée : Legal autorise la reprise de la purge, avec journalisation.

Si vous opérez dans l’UE et traitez des données personnelles, gardez en tête les principes du RGPD (minimisation et limitation de conservation). Une politique claire et des exceptions tracées aident à justifier ce que vous gardez.

Étapes pratiques pour déployer la politique (sans projet lourd)

Vous pouvez déployer en deux semaines si vous restez pragmatique. L’idée : décider, configurer, puis automatiser petit à petit.

Étape 1 : cartographier les flux

• D’où viennent les enregistrements (Teams, Zoom, dictaphone, téléphone) ?
• Où atterrissent-ils (poste, drive, outil de transcription, DMS) ?
• Qui y accède (interne, client, prestataire) ?

Étape 2 : choisir un “système de référence”

• PV approuvé : référentiel officiel (un seul endroit).
• Transcriptions finales : DMS ou dossier matière.
• Enregistrements : zone temporaire avec purge.

Étape 3 : appliquer des règles simples d’accès

• Accès “besoin d’en connaître” pour l’audio/vidéo.
• Partage par lien expirant quand c’est possible.
• Interdiction de stockage dans des messageries personnelles.

Étape 4 : automatiser la purge et garder une trace

• Configurer des durées de rétention sur les dossiers/espaces concernés.
• Activer des logs : quoi, quand, qui a validé.
• Prévoir une procédure de restauration si vous archivez.

Étape 5 : former et fournir un mémo “1 page”

• Où déposer un enregistrement.
• Quand il sera supprimé.
• Comment demander une exception.

Pièges fréquents et critères de décision

Les erreurs arrivent souvent quand on mélange “on garde tout au cas où” et “on supprime tout pour réduire le risque”. Une politique équilibrée fait les deux : elle conserve ce qui sert, et elle purge le reste.

Pièges à éviter

• Conserver les enregistrements indéfiniment sans justification ni contrôle d’accès.
• Confondre PV et transcription : le PV n’est pas une transcription, et n’a pas le même usage.
• Oublier les copies (exports, pièces jointes, téléchargements locaux).
• Ne pas lier la rétention au dossier : sans déclencheur clair, rien ne se supprime.
• Ignorer les obligations client : un contrat peut exiger restitution, suppression, ou durée minimale.

Comment choisir vos durées (grille simple)

• Risque : contient-il des données sensibles ou des discussions stratégiques ?
• Valeur : sert-il encore après validation du PV/transcription finale ?
• Exigences : contrat client, règles internes, secteur (banque, santé), contentieux.
• Capacité : coût de stockage, effort de recherche, capacité eDiscovery.

Pour l’archivage et la gestion des preuves numériques, vous pouvez aussi vous référer aux bonnes pratiques de gestion de la sécurité, par exemple la norme ISO/IEC 27001 (cadre de gestion de la sécurité de l’information). Elle ne donne pas des durées, mais elle aide à organiser contrôles et responsabilités.

Common questions

• Doit-on garder l’audio si on a une transcription finale ?
  Pas toujours : gardez l’audio seulement si vous avez un besoin clair (preuve, exigence client, contrôle), sinon une purge courte réduit le risque.
• Quelle différence entre “transcription finale” et “PV” ?
  La transcription vise l’exactitude de ce qui a été dit, alors que le PV vise les décisions, actions et points clés validés.
• Comment gérer les demandes d’un client qui veut tout supprimer ?
  Vérifiez le contrat, documentez la demande, et alignez la suppression sur vos obligations légales (dont legal hold et obligations de conservation).
• Et si un collaborateur a téléchargé l’enregistrement sur son ordinateur ?
  Prévoyez une règle claire (interdit ou encadré), et des contrôles : postes gérés, chiffrement, purge, rappel dans la formation.
• Peut-on garder les résumés plus longtemps que les transcriptions ?
  Oui si le résumé sert au suivi et ne contient pas de verbatim sensible, mais évitez de créer des “copies parallèles” non maîtrisées.
• Qui décide d’un legal hold ?
  Le juridique (counsel) doit déclencher, définir le périmètre et autoriser la levée, avec IT pour l’exécution technique.
• Comment prouver que la suppression a bien eu lieu ?
  Avec des logs (date, périmètre, règle appliquée) et une procédure de suppression sécurisée documentée.

Un mot sur la transcription : qualité, traçabilité, et formats

Votre politique de conservation marche mieux si vous standardisez les livrables. Par exemple, distinguez clairement “brouillon”, “final”, et “PV approuvé”, et évitez que des versions circulent sans statut.

Si vous utilisez une solution automatique, prévoyez une étape de vérification pour les dossiers sensibles, ou un service de relecture dédié. Vous pouvez comparer une approche transcription automatisée et une validation humaine, selon le risque et l’usage.

Conclusion et modèle à emporter

Une politique de conservation efficace sépare les enregistrements, transcriptions, PV et résumés, avec des durées cohérentes et un vrai mécanisme de legal hold. Avant de figer votre tableau, alignez-le avec vos obligations clients et faites valider les exceptions par votre conseil.

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