Cómo configurar un repositorio de entrevistas con clientes: guardar, etiquetar y reutilizar transcripciones

Para montar un repositorio de entrevistas con clientes que funcione, necesitas cuatro cosas: una estructura de carpetas simple, nombres consistentes, metadatos (tags) útiles y permisos claros. Con eso podrás reutilizar aprendizajes, encontrar evidencias en minutos y evitar que las transcripciones se pierdan en hilos de Slack o en discos personales. Esta guía te deja un modelo listo para copiar, un SOP para publicar nuevas entrevistas y un método rápido para localizar pruebas.

Keyword principal: repositorio de entrevistas con clientes.

Qué es un repositorio de entrevistas con clientes y por qué merece la pena

Un repositorio de entrevistas con clientes es un lugar único y buscable donde guardas transcripciones, notas, clips y contexto (quién, cuándo, para qué). Su objetivo es que cualquier persona del equipo pueda encontrar “la cita exacta” que respalda una decisión sin pedirla por chat.

Te conviene si haces discovery, research, soporte, ventas o producto, porque reduces duplicidad de entrevistas y mejoras la trazabilidad de decisiones. También te ayuda a mantener el cumplimiento interno: quién puede ver datos sensibles y qué se puede compartir.

Qué debe incluir (mínimo viable)

• Transcripción (texto) y, si es posible, audio/vídeo enlazado.
• Ficha de entrevista: fecha, entrevistador/a, perfil, empresa/segmento, objetivo, consentimiento y nivel de sensibilidad.
• Etiquetas (tags) consistentes para buscar por tema, producto, industria y “tipo de evidencia”.
• Permisos por niveles para proteger PII y contenido sensible.

Estructura de carpetas recomendada (y cuándo usarla)

Evita estructuras profundas y “creativas”; dificultan la búsqueda y el mantenimiento. Una regla simple: máximo 3 niveles y separa “fuentes” (transcripciones) de “salidas” (insights y reportes).

Plantilla de estructura (lista para copiar)

• 00_README
  • Guía de uso, SOP, glosario de tags, política de permisos.
• 01_Transcripciones
  • 2026
    • 2026-01
    • 2026-02
  • 2025 (años anteriores)
• 02_Medios
  • Audio/Video (si no está en una herramienta externa, guarda aquí y enlaza).
• 03_Consentimiento_y_Riesgo
  • Modelos de consentimiento, logs de aprobación, excepciones.
• 04_Insights_y_Evidencias
  • Clips, citas, hallazgos por tema, resúmenes por sprint/trimestre.
• 05_Archivo
  • Material obsoleto o reemplazado (con motivo y fecha).

Variaciones según tu equipo

• Producto (discovery continuo): añade subcarpetas por equipo/área dentro de 04_Insights_y_Evidencias.
• Investigación (proyectos): crea una carpeta por proyecto dentro de 04 y enlaza a las transcripciones en 01.
• Ventas/CS: añade tags de etapa (onboarding, renovación, churn) y un índice por cuenta.

Convenciones de nombres: el 80% de la encontrabilidad

Los nombres deben responder a “qué es, de quién, cuándo y para qué”, y deben ordenarse bien. Usa fechas ISO (AAAA-MM-DD) y separadores consistentes (guion medio o guion bajo, pero no mezcles).

Formato recomendado para transcripciones

• Transcripción (archivo): AAAA-MM-DD__Cliente-o-Segmento__Tema__Entrevistador__ID.ext
• Ejemplo: 2026-02-03__SaaS-PYMES__Onboarding__LM__INT-014.docx
• Audio/vídeo: mismo nombre + sufijo __AUDIO o __VIDEO

Reglas simples para evitar caos

• No uses nombres como “Entrevista Juan final final 2”.
• Evita caracteres especiales y emojis; rompen búsquedas y exportaciones.
• Usa siempre un ID único (INT-001) para enlazar insights, clips y tareas.
• Incluye el segmento si el nombre del cliente no se puede compartir internamente.

Metadatos y etiquetas: cómo diseñar un sistema de tags que no se rompa

Los tags deben ayudar a responder preguntas reales: “¿Qué dicen los usuarios de onboarding en industria X?” y “¿Qué evidencia tenemos sobre el precio?”. Menos es más: empieza con 15–25 tags y crece con control.

Campos de metadatos (recomendados)

• ID de entrevista: INT-014
• Fecha: 2026-02-03
• Origen: research, soporte, ventas, etc.
• Producto/área: app, API, checkout, etc.
• Tipo: discovery, test de concepto, win/loss, churn, soporte.
• Segmento: enterprise, mid-market, pymes, sector.
• País/idioma: ES, EN, etc.
• Sensibilidad: público interno / confidencial / PII
• Consentimiento: sí/no + enlace al documento
• Estado: borrador / publicado / archivado

Taxonomía de tags (modelo práctico)

• Temas (TOPIC_): TOPIC_onboarding, TOPIC_precio, TOPIC_integraciones, TOPIC_soporte
• Dolores (PAIN_): PAIN_tiempo, PAIN_errores, PAIN_confusion
• Momento del viaje (JTBD_): JTBD_evaluar, JTBD_configurar, JTBD_renovar
• Evidencia (EVID_): EVID_cita, EVID_clip, EVID_dato-operativo
• Resultado (OUTCOME_): OUTCOME_churn, OUTCOME_expansion, OUTCOME_adopcion

Reglas de gobierno (para que los tags no se vuelvan inútiles)

• Define un glosario en 00_README con definición y ejemplo de cada tag.
• Prohíbe sinónimos (“precio” vs “pricing”) salvo que queden mapeados en el glosario.
• Limita cada entrevista a 5–10 tags y prioriza los más informativos.
• Revisa y limpia tags una vez al mes (15 minutos, no más).

Permisos, privacidad y control de acceso (sin bloquear el aprendizaje)

Muchas entrevistas incluyen datos personales o información de negocio; si cualquiera puede compartirlo, te expones a riesgos. La solución no es ocultarlo todo, sino definir niveles y una forma segura de compartir extractos.

Modelo de permisos por niveles

• Nivel 1 (Abierto interno): insights anonimizados y citas sin PII en 04_Insights_y_Evidencias.
• Nivel 2 (Equipo ampliado): transcripciones con datos minimizados en 01_Transcripciones.
• Nivel 3 (Restringido): audio/vídeo, consentimientos y entrevistas con PII en 02 y 03.

Buenas prácticas de minimización

• Reemplaza nombres por roles: “Directora de operaciones”, “Admin de IT”.
• Elimina datos de contacto y números de cuenta si no aportan al insight.
• Separa el documento de consentimiento del contenido de la entrevista.

Si trabajas en la UE o tratas datos de personas en la UE, aplica criterios del RGPD, como la minimización y el control de acceso. Puedes revisar la base en el texto del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

SOP para publicar nuevas transcripciones (paso a paso)

Un SOP reduce errores y hace que el repositorio crezca sin caos. Aquí tienes un flujo simple que puedes usar tal cual, con roles claros y puntos de control.

Roles

• Owner de entrevista: quien la realiza y la publica.
• Revisor/a: valida anonimización, tags y calidad.
• Admin del repositorio: mantiene glosario, permisos y estructura.

Checklist de publicación (SOP)

• 1) Preparar el material
  • Guarda el audio/vídeo en 02_Medios (o en tu herramienta) y copia el enlace.
  • Genera la transcripción y corrige lo imprescindible (nombres de producto, siglas).
• 2) Anonimizar y clasificar
  • Elimina PII no necesaria (email, teléfono, direcciones).
  • Asigna el nivel de sensibilidad (1–3) y aplica el permiso correcto.
• 3) Nombrar archivos
  • Usa el formato AAAA-MM-DD__Segmento__Tema__Iniciales__INT-XXX.
  • Incluye el mismo ID en cualquier nota, clip o ticket relacionado.
• 4) Añadir metadatos
  • Rellena la ficha (puede ser un documento al inicio de la transcripción o un registro en una hoja).
  • Añade 5–10 tags del glosario.
• 5) Publicar
  • Sube la transcripción a 01_Transcripciones/año/mes.
  • Guarda el consentimiento en 03 (si aplica) y enlázalo desde la ficha.
• 6) Crear “evidencias reutilizables”
  • Extrae 3–5 citas clave y guárdalas en 04_Insights_y_Evidencias con el ID INT-XXX.
  • Si hay un hallazgo importante, añade un resumen de 5 líneas y el impacto esperado.
• 7) Revisión rápida
  • El revisor comprueba: permisos, PII, tags, enlaces y legibilidad.
  • Marca el estado como “publicado”.

Plantilla breve de ficha (para pegar al inicio de cada transcripción)

• ID: INT-___
• Fecha: ____
• Entrevistador/a: ____
• Perfil: ____
• Segmento: ____
• Objetivo: ____
• Enlace a audio/vídeo: ____
• Consentimiento: sí/no (enlace)
• Sensibilidad: 1/2/3
• Tags: ____

Guía rápida: cómo encontrar evidencia en menos de 10 minutos

Buscar “de memoria” no escala; necesitas un método repetible. La idea es combinar filtros (tags) con un ID estable y un lugar donde vivan las citas listas para usar.

Método de búsqueda en 4 pasos

• 1) Define la pregunta: “¿Qué frena el onboarding en pymes?”
• 2) Elige 2–3 tags: TOPIC_onboarding + PAIN_confusion + Segmento_PYME (si lo usas).
• 3) Ve primero a 04_Insights_y_Evidencias: ahí deberían estar las citas ya extraídas.
• 4) Si necesitas contexto: abre la transcripción (01) usando el ID INT-XXX para ampliar.

Trucos que aceleran mucho

• Índice maestro (una hoja): ID, fecha, segmento, tags, enlace a transcripción y enlace a evidencias.
• Citas en formato reutilizable: una frase + 2 líneas de contexto + enlace a minuto o párrafo.
• Convención de “evidencia fuerte”: etiqueta EVID_cita cuando la frase sea literal y atribuible.

Errores típicos al buscar (y cómo evitarlos)

• Buscar por palabras sueltas: “precio” puede aparecer en todo; usa tags y segmento.
• No guardar la cita: si la encuentras hoy, guárdala en 04 con el ID para no repetir trabajo.
• Mezclar insights con transcripciones: separa “fuente” y “salida” para mantener orden.

Problemas comunes al montar el repositorio (y criterios para decidir)

La mayoría de repositorios fallan por exceso de complejidad o falta de mantenimiento. Decide desde el principio qué “nivel de orden” necesitas y qué no vas a hacer.

Señales de que tu sistema es demasiado complejo

• Nadie recuerda dónde publicar y cada entrevista acaba en un sitio distinto.
• Hay más de 40 tags y muchos significan lo mismo.
• La gente pide transcripciones por chat porque “no las encuentra”.

Criterios de decisión (rápidos)

• Si tu equipo es pequeño (≤ 10): prioriza un índice maestro + tags básicos; evita más de 2 niveles de permisos.
• Si trabajas con PII sensible: prioriza permisos por niveles y anonimización antes de publicar.
• Si necesitas reutilización constante: invierte en 04_Insights_y_Evidencias y en el hábito de extraer citas.

Dónde encaja la transcripción automática (y sus límites)

La transcripción automática puede servir para acelerar, sobre todo si tienes mucho volumen. Aun así, revisa términos clave, nombres propios y fragmentos que vayas a usar como evidencia literal.

Si quieres combinar velocidad y control, puedes usar transcripción automática para el primer borrador y después un repaso antes de publicar.

Key takeaways

• Un buen repositorio se basa en: estructura simple, nombres consistentes, tags con glosario y permisos por niveles.
• Separar transcripciones (fuente) de evidencias (salida) hace que encontrar citas sea mucho más rápido.
• Un SOP con checklist evita entrevistas “perdidas” y reduce riesgos de privacidad.
• Un índice maestro con IDs estables conecta todo: audio, transcripción, citas y reportes.

Common questions

• ¿Cuántos tags debería permitir por entrevista?
  Normalmente 5–10 tags bastan si están bien definidos en un glosario.
• ¿Dónde guardo el audio: junto a la transcripción o aparte?
  Mejor aparte (02_Medios) y enlazado desde la ficha, para controlar permisos y tamaños.
• ¿Cómo evito que el repositorio se llene de PII?
  Anonimiza antes de publicar, usa niveles de sensibilidad y guarda consentimientos por separado.
• ¿Qué hago si dos equipos usan vocabulario distinto?
  Acordad un glosario de tags y añadid equivalencias, pero evitad duplicados permanentes.
• ¿Cada cuánto debo limpiar el sistema de tags?
  Una revisión mensual corta suele ser suficiente para unir tags duplicados y retirar los que no se usan.
• ¿Cómo cito una entrevista en un documento interno?
  Usa el ID (INT-XXX), la fecha y un enlace directo a la transcripción o al extracto en 04.
• ¿Tiene sentido traducir transcripciones?
  Sí, si equipos en otros idiomas necesitan leer evidencias; en ese caso, guarda la traducción enlazada a la fuente original.

Si vas a crear o ampliar tu repositorio, una transcripción clara y consistente es la base para que todo sea buscable y reutilizable. GoTranscript puede ayudarte con soluciones adecuadas para tu flujo de trabajo, incluyendo professional transcription services.