Compartir actas vs transcripciones en Google Drive: checklist de permisos (sin filtraciones)

Para compartir actas (minutes) en Google Drive sin exponer transcripciones, separa archivos y carpetas, limita el acceso por rol y evita los enlaces “cualquiera con el enlace”.

La clave es sencilla: las actas se comparten con un grupo más amplio, pero las transcripciones se quedan en un espacio restringido y con permisos más estrictos.

Abajo tienes un modelo interno/externo, un paso a paso y un checklist para que un asistente pueda enviar enlaces con seguridad.

Por qué debes tratar distinto actas y transcripciones

Las actas suelen ser un resumen: decisiones, responsables y próximos pasos.

La transcripción puede incluir frases literales, datos sensibles, nombres, errores, temas legales o información que no debe circular.

• Actas: distribución amplia (equipo, stakeholders), foco en acción y acuerdo.
• Transcripciones: distribución limitada (equipo núcleo, legal/HR, dueños del proyecto), foco en registro completo.

Si ambos viven en la misma carpeta con permisos heredados, acabas compartiendo más de la cuenta.

Modelo recomendado: publicación interna vs externa (Drive)

Usa dos “capas” de publicación para que el riesgo no dependa de un solo ajuste de enlace.

Capa 1: repositorio interno (fuente)

• Carpeta “01_Fuente_Transcripciones”: solo equipo núcleo (y, si aplica, legal/HR).
• Carpeta “02_Fuente_Grabaciones”: acceso aún más limitado, si guardas audio/vídeo.
• Carpeta “03_Fuente_Actas_Borradores”: editores del acta.

En esta capa se crean, corrigen y aprueban documentos.

Capa 2: carpeta de publicación (distribución)

• Carpeta “10_Publicación_Actas”: aquí pones solo el PDF/Doc final de las actas.
• Carpeta “11_Publicación_Material_Apoyo”: opcional (presentaciones, agenda), sin transcripciones.

Esta separación evita que, al compartir “la carpeta del proyecto”, se cuelen transcripciones por herencia de permisos.

Permisos por rol: quién puede ver, comentar y editar

En Drive, una práctica segura es asignar permisos mínimos por rol y documentarlo.

Roles típicos para actas

• Propietario/a (owner): responsable del espacio (normalmente un correo corporativo).
• Editores: secretaria/o de reunión, PM, y quien consolida cambios.
• Comentadores: asistentes clave para correcciones puntuales.
• Lectores: resto de destinatarios.

Para actas publicadas, lo más habitual es lector o comentador, no editor.

Roles típicos para transcripciones

• Owner: un responsable del proyecto (no una cuenta personal).
• Editor: muy limitado (por ejemplo, solo quien anonimiza o revisa).
• Lector: solo personas con necesidad real (need-to-know).

Si necesitas feedback, mejor usa comentarios o una copia “sanitizada” en lugar de abrir edición general.

Ajustes de enlace: cómo compartir sin abrir de más

El ajuste del enlace (“Acceso general”) decide si alguien fuera de la lista puede entrar.

Antes de enviar un link, revisa el acceso general y el acceso específico.

Recomendaciones prácticas

• Evita “Cualquiera con el enlace” para transcripciones.
• Prefiere “Restringido” y añade personas/grupos concretos.
• Si compartes actas externamente, usa enlace restringido con destinatarios nominados.
• Comparte el archivo (acta) y no la carpeta, salvo que la carpeta sea solo de publicación.

Expiración de acceso: práctica recomendada

Cuando el contenido es sensible, aplica caducidad al acceso de colaboradores externos o temporales.

Como norma de trabajo, fija una fecha de revisión (por ejemplo, al cierre del proyecto o al final del trimestre) para retirar accesos que ya no hacen falta.

Paso a paso: configuración segura en Drive (actas vs transcripciones)

Este flujo minimiza errores humanos y permisos heredados.

1) Crea la estructura de carpetas

• Crea “01_Fuente_Transcripciones” (restringida).
• Crea “10_Publicación_Actas” (más abierta, según necesidad).

Si ya existe una carpeta del proyecto, no metas transcripciones dentro si esa carpeta se comparte con muchos.

2) Sube la transcripción solo al repositorio interno

• Guarda el archivo con un nombre claro: “TRANSCRIPCIÓN – Reunión X – AAAA-MM-DD”.
• Verifica que el acceso general esté en Restringido.

3) Genera el acta como documento separado

• Redacta el acta en “03_Fuente_Actas_Borradores”.
• Cuando esté aprobada, exporta a PDF o mueve una versión final a “10_Publicación_Actas”.

Así evitas que alguien con acceso al acta encuentre la transcripción por navegación de carpetas.

4) Comparte el acta desde la carpeta de publicación

• Comparte el archivo final con lectores/comentadores.
• Si necesitas compartir carpeta, comparte solo “10_Publicación_Actas”.

5) Revisa “Personas con acceso” antes de enviar

• Comprueba que no aparece “Cualquiera con el enlace”.
• Revisa dominios externos y accesos antiguos.
• Confirma el rol (lector/comentador/editor) de cada persona o grupo.

Errores frecuentes (y cómo evitarlos)

La mayoría de filtraciones en Drive no ocurren por hackers, sino por ajustes rápidos y herencia de permisos.

Error 1: compartir la carpeta “padre” del proyecto

• Qué pasa: la persona ve todo lo que cuelga de esa carpeta, incluidas transcripciones.
• Cómo evitarlo: crea una carpeta de publicación separada y comparte solo esa.

Error 2: permisos heredados sin darte cuenta

• Qué pasa: subes una transcripción a una carpeta ya compartida, y hereda accesos.
• Cómo evitarlo: guarda transcripciones en una carpeta “fuente” restringida, no en la carpeta general.

Error 3: “Cualquiera con el enlace”

• Qué pasa: el enlace se reenvía, se pega en chats o queda en un ticket, y entra gente no prevista.
• Cómo evitarlo: usa “Restringido” y destinatarios nominados, sobre todo para transcripciones.

Error 4: dar permisos de editor por comodidad

• Qué pasa: alguien borra, comparte o cambia permisos sin querer.
• Cómo evitarlo: lectores o comentadores por defecto; editores solo si es imprescindible.

Error 5: mezclar versiones y formatos

• Qué pasa: se comparte un borrador con notas internas o una transcripción sin revisar.
• Cómo evitarlo: etiqueta “BORRADOR” vs “FINAL”, y publica solo PDFs/Docs finales en la carpeta de publicación.

Checklist para asistentes antes de enviar enlaces

Este checklist reduce errores repetidos y estandariza el envío.

Antes de compartir

• ¿Estoy compartiendo el acta y no la transcripción?
• ¿Estoy compartiendo el archivo correcto (FINAL) y no un borrador?
• ¿El archivo está en “10_Publicación_Actas” y no en una carpeta con material sensible?
• ¿El acceso general está en Restringido?

En la ventana de “Compartir”

• ¿He añadido solo personas o grupos necesarios (need-to-know)?
• ¿El rol por defecto es Lector (o Comentador si hace falta feedback)?
• ¿He evitado dar Editor salvo necesidad clara?
• ¿He revisado “Personas con acceso” y eliminado accesos antiguos?

Después de compartir

• ¿He abierto el enlace en una ventana de incógnito o con otra cuenta para comprobar qué se ve?
• ¿He anotado en el correo/chat qué versión es y hasta cuándo estará disponible (si aplica)?
• ¿He programado una revisión de accesos (fecha de caducidad o recordatorio interno)?

Key takeaways

• Separa transcripciones (fuente restringida) y actas (carpeta de publicación).
• Comparte archivos, no carpetas padre, salvo carpetas creadas solo para publicar.
• Usa “Restringido” y roles mínimos; evita “Cualquiera con el enlace” para transcripciones.
• Revisa accesos heredados y elimina permisos antiguos antes de enviar.
• Estándar: checklist para asistentes y revisión periódica de accesos.

Common questions

¿Debería compartir actas como Google Doc o como PDF?

Si solo necesitan leer, el PDF reduce cambios accidentales.

Si necesitas comentarios, un Google Doc con rol de “comentador” funciona bien.

¿Qué hago si alguien necesita ver una parte de la transcripción?

Crea una copia con solo el extracto necesario o anonimiza datos, y compártela con permisos limitados.

Evita abrir el acceso a la transcripción completa “por un momento”.

¿Es mejor compartir por carpeta o por archivo?

Por archivo, casi siempre, porque limita el alcance y reduce el riesgo de navegación a otros documentos.

Comparte por carpeta solo si esa carpeta contiene exclusivamente material apto para ese público.

¿Cómo controlo que no reenvíen el enlace?

Con acceso “Restringido” y usuarios nominados, el reenvío no sirve si el destinatario no tiene permisos.

Si usas “Cualquiera con el enlace”, no puedes controlar el reenvío.

¿Qué es la herencia de permisos en Drive?

Es cuando un archivo hereda los accesos de la carpeta donde está guardado.

Por eso, guardar transcripciones en una carpeta ya compartida puede abrirlas sin querer.

¿Qué práctica sencilla reduce más errores?

Crear una carpeta de publicación solo para actas y compartir únicamente desde ahí.

Y mantener transcripciones en un repositorio interno separado.

¿Cuándo debo revisar y retirar accesos?

Cuando cierre el proyecto, cambie el equipo o ya no exista una necesidad clara de acceso.

Si trabajas con externos, revisa también al terminar cada entrega.

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