Plantilla de SOP de transcripción para laboratorios (roles, plazos, QA, almacenamiento y archivo)

Una SOP de transcripción de laboratorio define quién graba, quién solicita la transcripción y cómo se gestionan los archivos, la calidad, el almacenamiento y el archivado. Con una plantilla clara, reduces errores, proteges datos sensibles y consigues entregas previsibles con plazos (SLAs) y control de calidad (QA).

Abajo tienes una SOP “lista para copiar y pegar” con roles, flujo de trabajo, nombres de archivo/versionado, plantillas (formulario de solicitud y checklist de QA) y un recordatorio de cumplimiento para seguir las normas de tu IRB y las políticas de tu institución.

Palabra clave principal: SOP de transcripción para laboratorio.

Key takeaways

• Define roles por escrito: Grabador/a, Solicitante, Coordinador/a de transcripción, Transcriptor/a, Revisor/a QA y Responsable de datos.
• Usa un flujo de archivos cerrado: captura → subida segura → transcripción → QA → entrega → archivo, sin “envíos por correo” de audio.
• Establece SLAs realistas y un carril “urgente” con criterios claros.
• Normaliza nomenclatura, versionado y estructura de carpetas para evitar pérdidas y duplicados.
• Incluye checklists y plantillas para que el proceso sea repetible y auditable.

Alcance y objetivos de la SOP (qué cubre y qué no)

Objetivo: estandarizar la transcripción de audio/vídeo generados por el laboratorio (entrevistas, grupos focales, notas de campo grabadas, reuniones de investigación) para obtener textos fiables, trazables y manejados de forma segura.

Incluye: solicitud, priorización, preparación de archivos, transcripción, QA, entrega, almacenamiento y archivado, y gestión de versiones.

No incluye: análisis cualitativo/cuantitativo, codificación, interpretación, ni decisiones de anonimización que deban aprobarse fuera del flujo (salvo lo que indique tu protocolo).

Roles y responsabilidades (RACI simple)

Define un “dueño” por etapa y un respaldo para ausencias, y deja por escrito quién puede acceder a datos identificables.

Roles recomendados

• Grabador/a (Recorder): realiza la grabación, comprueba el consentimiento y aplica las reglas de archivo y subida.
• Solicitante (Requestor/PI/RA): pide la transcripción, aporta metadatos (tema, idioma, jerga), y define la prioridad.
• Coordinador/a de transcripción: revisa la solicitud, asigna recursos, controla SLAs y verifica que el material cumple la política del laboratorio.
• Transcriptor/a: transcribe según la guía de estilo del laboratorio y marca dudas/inaudibles.
• Revisor/a QA (Quality checker): revisa fidelidad, formato, consistencia de nombres, marcas de tiempo y requisitos de redacción/anonimización.
• Responsable de datos (Data steward/IT): define almacenamiento, permisos, cifrado, retención, borrado seguro y auditorías.

Matriz RACI (ejemplo)

• Crear solicitud: R Solicitante / A Solicitante / C Coordinador / I Responsable de datos
• Validar cumplimiento (IRB/política): R Coordinador / A PI / C Responsable de datos / I Transcriptor
• Subir archivos a almacenamiento autorizado: R Grabador / A Coordinador / C Responsable de datos / I Solicitante
• Transcribir: R Transcriptor / A Coordinador / C Solicitante / I QA
• QA: R QA / A Coordinador / C Transcriptor / I Solicitante
• Entregar y cerrar: R Coordinador / A Solicitante / C QA / I Responsable de datos
• Archivar y aplicar retención: R Responsable de datos / A PI / C Coordinador / I Solicitante

Flujo operativo de extremo a extremo (pasos prácticos)

Este flujo reduce “idas y vueltas” y deja rastro de decisiones sin añadir burocracia innecesaria.

Paso 1: Preparación antes de grabar

• Confirma que el tipo de grabación está permitido por tu protocolo y que tienes el consentimiento necesario.
• Usa un equipo fiable y graba en formato estándar (por ejemplo WAV o M4A) y con una sola fuente por sesión si puedes.
• Reduce ruido: coloca micrófonos cerca, pide que la gente no hable encima y confirma niveles con una prueba de 10 segundos.
• Decide si necesitas marcas de tiempo, identificación de hablantes o transcripción literal vs. “limpia”.

Paso 2: Crear la solicitud de transcripción

El Solicitante rellena el formulario (plantilla más abajo) y adjunta el enlace al archivo en el almacenamiento aprobado por el laboratorio.

El Coordinador revisa que la solicitud está completa, asigna prioridad y confirma el SLA esperado.

Paso 3: Manejo de archivos (subida, permisos y registro)

• Sube el audio/vídeo a una ubicación autorizada por la institución (no envíes archivos por mensajería personal).
• Aplica permisos de “mínimo acceso”: solo quien necesita el archivo para su tarea.
• Crea una carpeta de trabajo separada de la carpeta de archivo final para evitar confusiones.
• Registra: fecha de grabación, quién grabó, versión del archivo y cualquier incidencia (cortes, ruido, etc.).

Paso 4: Transcripción

• El Transcriptor trabaja sobre una copia de trabajo, no sobre el “máster”.
• Marca lo inaudible de forma consistente (por ejemplo: [inaudible 00:12:34]).
• Si el laboratorio lo requiere, separa “texto” y “metadatos” (hablantes, tiempos, notas del transcriptor).
• Deja dudas con etiquetas claras para el QA o el Solicitante (por ejemplo: [¿nombre?]).

Paso 5: QA (control de calidad)

El Revisor QA compara una parte o el total con el audio, según el nivel de riesgo, y usa la checklist estándar.

Si hay cambios, el QA devuelve comentarios al Transcriptor y ambos cierran una “versión aprobada”.

Paso 6: Entrega, aceptación y cierre

• Entrega en la carpeta acordada (“Deliverables”) con nombre final y versión.
• El Solicitante confirma recepción y que el formato cumple lo pedido (literal/limpia, timestamps, etc.).
• El Coordinador cierra la tarea y actualiza el registro (fecha de entrega, SLA cumplido, incidencias).

Paso 7: Almacenamiento y archivado

• Mueve los finales a “Archive/Final” con permisos restringidos y retención definida.
• Bloquea o limita la edición de los archivos finales para preservar trazabilidad.
• Define cuándo y cómo se borra material de trabajo (por ejemplo, tras X días) según política institucional.

Nomenclatura, versionado y estructura de carpetas (plantilla)

Una convención simple evita que la gente pierda tiempo buscando “la última versión” y reduce errores de análisis.

Convención de nombres (recomendada)

• Formato: LAB-EstudioID_Tipo_YYYYMMDD_SesionNN_Idioma_vX.Y
• Ejemplo audio: LAB-ED123_Entrevista_20260210_S01_ES_v1.0.m4a
• Ejemplo transcripción: LAB-ED123_Entrevista_20260210_S01_ES_transcripcion_v1.0.docx
• Ejemplo con timestamps: ..._transcripcionTS_v1.0.docx

Reglas de versionado (X.Y)

• X cambia cuando hay cambios de contenido importantes (correcciones grandes, reestructuración, nueva revisión).
• Y cambia cuando hay cambios menores (ortografía, formato, pequeñas aclaraciones).
• Evita “final_FINAL2_definitivo”. La versión manda.

Estructura de carpetas (ejemplo)

• /01_Inbox (subidas recientes, solo lectura para transcriptores si hace falta)
• /02_Working (copias de trabajo y borradores)
• /03_QA (revisión y comentarios)
• /04_Deliverables (entregas para el equipo de investigación)
• /05_Archive_Final (máster y finales aprobados)

Turnaround y SLAs (plazos, prioridades y calendario)

Los SLAs funcionan si se basan en criterios claros: duración del audio, sensibilidad, complejidad y necesidad real.

Niveles de prioridad (ejemplo listo para usar)

• Estándar: entrega en 5–10 días laborables desde que la solicitud está completa.
• Rápido: entrega en 2–4 días laborables (solo si hay capacidad).
• Urgente: 24–48 horas (solo para hitos críticos, con aprobación del PI o Coordinador).

Reglas para que el SLA cuente

• El reloj empieza cuando el Coordinador marca la solicitud como “completa” (audio accesible, metadatos, permisos).
• Si el audio tiene problemas (ruido, múltiples hablantes sin identificar), el Coordinador puede ajustar el SLA.
• Las peticiones urgentes deben indicar por qué y qué se sacrifica si hace falta (por ejemplo, QA parcial).

Calendario operativo (mini-línea de tiempo)

• Día 0: solicitud completa + archivo subido.
• Día 0–1: asignación de transcriptor y confirmación de estilo (literal/limpia, timestamps).
• Día 1–X: transcripción + auto-revisión del transcriptor.
• Día X–X+1: QA y correcciones.
• Día X+1: entrega y cierre.

QA: estándares, checklist y errores típicos

El QA no solo corrige erratas, también protege la coherencia del estudio y reduce riesgos de confidencialidad.

Qué debe revisar QA (mínimo viable)

• Fidelidad: el texto refleja lo dicho sin añadir ni omitir sentido.
• Hablantes: etiquetas consistentes (Entrevistador/Participante 1/2 o P01/P02).
• Marcas de tiempo: presentes cuando se pidieron y con formato uniforme.
• Terminología: nombres de proyectos, escalas, instrumentos y jerga del laboratorio.
• Formato: encabezado, metadatos, saltos de línea y legibilidad.
• Redacción/anonimización: solo según lo que permita el protocolo (no improvisar).

Errores típicos (y cómo evitarlos)

• Confundir hablantes: pide al Grabador una nota de “quién es quién” o usa P01/P02 sin nombres.
• Omitir negaciones o cifras: revisa frases con “no”, dosis, fechas y resultados.
• Normalizar demasiado: define si quieres literal o “limpia” para no perder matices.
• Inconsistencia en inaudibles: usa un único marcador con timestamp.
• Archivos fuera de control: no permitas descargas a dispositivos personales si la política lo prohíbe.

Plantilla: Checklist de QA (copiar y pegar)

• Metadatos
  • [ ] EstudioID y Sesión correctos en el encabezado.
  • [ ] Idioma y tipo de transcripción (literal/limpia) indicados.
  • [ ] Fecha de grabación y duración anotadas.
• Contenido
  • [ ] El contenido coincide con el audio en los puntos críticos (nombres propios, cifras, fechas).
  • [ ] Los “inaudibles” tienen timestamp y no se abusan.
  • [ ] No hay frases inventadas para “rellenar”.
• Hablantes y formato
  • [ ] Etiquetas de hablante consistentes y legibles.
  • [ ] Puntuación suficiente para entender sin cambiar el sentido.
  • [ ] Si hay timestamps, siguen el formato acordado (por ejemplo, HH:MM:SS).
• Privacidad y cumplimiento
  • [ ] Tratamiento de datos identificables según el protocolo (sin cambios no autorizados).
  • [ ] Ubicación de entrega y permisos correctos.
  • [ ] Se han borrado copias de trabajo locales si aplica.
• Control de versiones
  • [ ] Nombre de archivo cumple la convención.
  • [ ] Versión incrementada correctamente (X.Y).
  • [ ] Registro actualizado (fecha de QA, responsable).

Plantillas listas para usar (formulario de solicitud y registro)

Estas plantillas te ayudan a recopilar lo que el transcriptor necesita desde el inicio y a mantener trazabilidad.

Plantilla: Formulario de solicitud de transcripción

• Solicitante: [Nombre, email, rol]
• PI / responsable del estudio: [Nombre]
• EstudioID / Proyecto: [ID]
• Tipo de material: [Entrevista / Grupo focal / Reunión / Otro]
• Idioma(s): [ES/EN/…]
• Duración total: [hh:mm:ss] y nº de archivos
• Enlace a archivos (ubicación autorizada): [URL o ruta]
• Sensibilidad: [Baja / Media / Alta] + notas (p.ej., datos identificables)
• Formato deseado:
  • [ ] Literal (verbatim)
  • [ ] Limpia (sin muletillas, pero sin cambiar sentido)
  • [ ] Con marcas de tiempo cada: [30s/1min/tema/…]
  • [ ] Identificación de hablantes: [P01/P02 o nombres]
• Guía de términos (glosario): [enlace o lista breve]
• Fecha objetivo: [YYYY-MM-DD]
• Prioridad solicitada: [Estándar/Rápido/Urgente] + motivo
• Requisitos del protocolo (IRB/política): [texto o enlace interno]
• Notas: [ruido, solapes, participantes, etc.]

Plantilla: Registro de seguimiento (tracking log)

• ID de tarea: LAB-TR-[consecutivo]
• EstudioID/Sesión: […]
• Fecha solicitud completa: […]
• SLA: Estándar/Rápido/Urgente
• Asignado a: Transcriptor […] / QA […]
• Estado: Inbox → Working → QA → Delivered → Archived
• Fecha entrega: […]
• Incidencias: […]

Cumplimiento, privacidad y recordatorio IRB (imprescindible)

Antes de transcribir, confirma que el manejo de datos cumple el protocolo aprobado y las políticas de tu institución, incluyendo dónde se pueden almacenar los archivos, quién puede acceder y cuánto tiempo se retienen.

Si trabajas con datos personales, revisa también tus obligaciones legales aplicables (por ejemplo, el RGPD) y los requisitos internos de seguridad y retención.

• No uses cuentas personales, dispositivos no autorizados o herramientas no aprobadas para material sensible.
• No cambies el nivel de anonimización por tu cuenta: sigue el protocolo o pide una enmienda.
• Documenta excepciones (por ejemplo, urgencias) y quién las aprobó.

Common questions

• ¿Qué diferencia hay entre transcripción literal y limpia?
  La literal recoge muletillas, repeticiones y frases tal cual; la limpia mejora legibilidad sin cambiar el sentido ni “reescribir”.
• ¿Necesito marcas de tiempo en investigación?
  Ayudan a volver al audio durante el análisis y a resolver dudas de QA, sobre todo en entrevistas largas o con varios hablantes.
• ¿Quién debe hacer QA, el mismo transcriptor o alguien distinto?
  Mejor alguien distinto cuando el material es sensible, cuando hay decisiones de formato importantes o cuando el texto alimentará análisis/paper.
• ¿Qué hago si el audio es malo?
  Registra la incidencia, ajusta expectativas de SLA y pide al solicitante criterios (por ejemplo, aceptar más “inaudibles” o repetir entrevista si procede).
• ¿Cómo gestiono nombres propios y términos técnicos?
  Pide un glosario en la solicitud y mantén una lista viva de términos del laboratorio para futuras transcripciones.
• ¿Cuánto tiempo debo guardar audio y transcripciones?
  Sigue la retención definida por tu institución y lo aprobado por el IRB/protocolo; no inventes plazos por comodidad.
• ¿Puedo usar transcripción automática?
  Sí, si tu política lo permite y evalúas el riesgo; normalmente necesitarás revisión humana, especialmente con datos sensibles o terminología compleja.

Cuándo usar automatización, revisión o un servicio profesional

Elige el nivel de apoyo según el riesgo, el tiempo y la necesidad de calidad.

• Automática + revisión interna: útil para borradores rápidos o notas, si el contenido no es crítico y tienes tiempo para corregir.
• Transcripción humana + QA: recomendada cuando el audio es complejo, hay varios hablantes, o el texto alimenta resultados y publicaciones.
• Revisión de transcripción existente: si ya tienes un borrador (humano o automático) y necesitas subir el nivel de calidad.

Si quieres combinar rapidez y control, puedes empezar con transcripción automática y después pasar a revisión, o usar corrección de transcripciones para estandarizar calidad.

Si tu laboratorio necesita un flujo sólido y repetible, GoTranscript puede encajar como parte del proceso con soluciones de transcripción y control de calidad que se integran con tus reglas de manejo de archivos y cumplimiento. Puedes ver opciones en sus professional transcription services.