Transcripción segura para despachos: cifrado, controles de acceso y trazabilidad

Una transcripción puede contener datos muy sensibles: estrategias del caso, datos personales o conversaciones protegidas por secreto profesional. Para que sea segura, un despacho debe exigir a su proveedor cifrado en tránsito y en reposo, controles de acceso por roles, MFA, registros de auditoría, controles de retención y un plan claro de respuesta ante brechas. Además, necesita buenas prácticas internas para almacenar y compartir los archivos sin abrir nuevas grietas.

En esta guía verás qué pedir exactamente (con un checklist), cómo comparar proveedores y qué políticas internas reducen el riesgo al trabajar con audios y transcripciones.

Key takeaways

• Exige cifrado en tránsito (TLS) y en reposo (en almacenamiento y copias).
• Compra seguridad operativa: RBAC, MFA, auditoría y retención/borrado verificables.
• Pide un proceso de respuesta a incidentes con tiempos de notificación y puntos de contacto claros.
• Define buenas prácticas internas para subir, guardar y compartir transcripciones sin fugas.

Qué significa “transcripción segura” en un despacho

“Seguro” no es solo “nadie lo ve”, sino “solo lo ve quien debe, durante el tiempo necesario, y queda rastro de lo que pasó”. En la práctica, una transcripción segura cubre todo el ciclo: carga del audio, procesamiento, entrega, almacenamiento, colaboración y borrado.

Para un comprador legal, los riesgos típicos incluyen accesos indebidos (internos o externos), enlaces compartidos sin control, pérdidas de dispositivos, reenvíos de email y retenciones indefinidas. También cuenta el riesgo de proveedor: subcontratas, trabajo remoto sin controles y falta de trazabilidad.

Cuando evalúes un servicio, separa dos capas: seguridad del proveedor (plataforma, personal, procesos) y seguridad del despacho (cómo subís y manejáis los archivos). Si una de las dos falla, la protección se rompe.

Lo que debes exigir al proveedor: cifrado, acceso y controles

1) Cifrado en tránsito (upload, descargas y APIs)

El cifrado en tránsito evita que terceros intercepten audio y texto cuando se suben o se descargan. Pide que el servicio use TLS para todo el tráfico web, enlaces de descarga y cualquier API o integración.

Qué preguntar y confirmar por escrito:

• ¿Todo el tráfico va por HTTPS/TLS (sin excepciones para descargas, callbacks o integraciones)?
• ¿Cómo gestionan enlaces de compartición: expiran, requieren autenticación, se pueden revocar?
• ¿Soportan restricciones por IP o SSO para cuentas corporativas, si aplica?

2) Cifrado en reposo (archivos, bases de datos y copias)

El cifrado en reposo protege los datos si alguien accede al almacenamiento o si se pierde un soporte. Pide cifrado para audio, transcripciones, metadatos y copias de seguridad, no solo para “el servidor”.

Qué pedir:

• Cifrado en reposo para ficheros y datos asociados (incluye adjuntos y exports).
• Gestión de claves: quién accede, cómo rotan y cómo se registran los accesos.
• Separación lógica por cliente (y, si existe, por asunto/proyecto).

Si el proveedor no puede explicar qué cifra, dónde y cómo, asume que tendrás un punto ciego.

3) Control de acceso por roles (RBAC) y mínimo privilegio

RBAC (Role-Based Access Control) limita lo que cada persona puede ver o hacer según su rol. En un despacho, no todos deben acceder a todos los asuntos, y no todos necesitan permisos de exportación o borrado.

Lista de controles útiles:

• Roles separados para administración, gestión de pedidos, revisión/QA y solo lectura.
• Permisos por proyecto/asunto (no solo “cuenta completa”).
• Capacidad de bloquear descargas o limitar exports en ciertos asuntos sensibles.
• Proceso de alta/baja de usuarios rápido (incluye suspensión inmediata).

4) MFA obligatoria y gestión de sesiones

La autenticación multifactor (MFA) reduce el riesgo de acceso por robo de contraseña. Para trabajo legal, intenta que sea obligatoria para todos los usuarios y, si podéis, combinadla con SSO.

Qué revisar:

• MFA para todos los usuarios, y especialmente para administradores.
• Políticas de contraseña y protección contra intentos de fuerza bruta.
• Gestión de sesiones: caducidad, cierre remoto, detección de inicios sospechosos.

5) Audit trails: registros de auditoría completos y exportables

Sin logs, no hay trazabilidad ni investigación seria ante un incidente. Pide registros de auditoría que cubran eventos clave y que puedas consultar y exportar.

Eventos mínimos que deberían registrarse:

• Inicios de sesión, fallos de login, cambios de contraseña y cambios de MFA.
• Altas/bajas de usuarios y cambios de rol/permisos.
• Subidas, descargas, vistas, exports, comparticiones y borrados de archivos.
• Cambios en retención, expiraciones y acciones de administradores.

También importa el “cómo”: que los logs sean inmutables o tengan protección contra manipulación, y que tengan retención suficiente para auditoría interna.

6) Controles de retención y borrado (por política y por asunto)

Retener “por si acaso” aumenta riesgo y superficie de exposición. Un proveedor sólido permite definir periodos de retención, borrado automático y borrado bajo solicitud, con confirmación y trazabilidad.

Preguntas concretas para compras:

• ¿Puedes configurar retención por proyecto/asunto y no solo global?
• ¿El borrado es real (incluye copias y sistemas secundarios) o solo “se oculta”?
• ¿Qué plazos manejan para borrado bajo solicitud y cómo lo documentan?

7) Respuesta ante brechas: notificación, contención y evidencias

Ningún sistema está libre de incidentes, así que la diferencia está en la respuesta. Exige un plan de respuesta con responsables, canales de comunicación y tiempos de notificación, y que incluya preservación de evidencias para investigación.

En la UE, el RGPD exige notificar ciertas brechas a la autoridad de control en un máximo de 72 horas desde que se tiene constancia, salvo excepciones. Puedes apoyarte en el texto del RGPD para alinear expectativas contractuales.

Qué debe cubrir el proveedor:

• Cómo detectan incidentes (monitorización y alertas) y cómo los clasifican.
• Tiempo objetivo de notificación al cliente y contenido mínimo del aviso.
• Medidas de contención, recuperación y comunicación.
• Qué información entregan: logs relevantes, alcance, cuentas afectadas y cronología.

Checklist de proveedor (para compras legales)

Usa esta lista como anexo de RFP o como guía para una llamada de due diligence. Pide respuestas por escrito y, cuando sea posible, evidencia (políticas, capturas, ejemplos de logs o cláusulas).

• Cifrado
  • TLS/HTTPS en todo el tráfico (web, descargas, integraciones).
  • Cifrado en reposo para audio, transcripción, metadatos y backups.
  • Gestión de claves: rotación, acceso restringido y trazabilidad.
• Acceso
  • RBAC con permisos por proyecto/asunto y mínimo privilegio.
  • MFA obligatoria; preferible soporte de SSO si tu organización lo usa.
  • Controles de sesión: expiración, cierre remoto y alertas.
• Trazabilidad
  • Audit logs de login, cambios de permisos y accesos a archivos (ver/descargar/exportar/borrar).
  • Logs consultables y exportables, con retención adecuada.
• Retención y borrado
  • Retención configurable por asunto; borrado automático y bajo solicitud.
  • Confirmación del borrado y registro de la acción.
• Operación y personal
  • Controles para personal y subcontratas (si existen) y separación de funciones.
  • Políticas de acceso a producción (quién puede acceder, cómo se aprueba y se registra).
  • Proceso de alta/baja de empleados y revocación de accesos.
• Incidentes
  • Plan de respuesta a incidentes y tiempos de notificación acordados.
  • Capacidad de aportar evidencias: logs, cronología y alcance.
• Contrato y cumplimiento
  • Acuerdo de encargado del tratamiento (si aplica) y cláusulas de confidencialidad.
  • Ubicación de datos, transferencias internacionales y subencargados.

Buenas prácticas internas para guardar y compartir transcripciones (sin crear nuevos riesgos)

Aunque el proveedor sea sólido, la mayoría de fugas ocurren por procesos internos débiles: emails reenviados, carpetas abiertas, dispositivos sin cifrar o permisos “para salir del paso”. Estas prácticas ayudan a mantener el control.

1) Define un “flujo” estándar por asunto

Decide de antemano dónde se sube el audio, dónde se guarda la transcripción final y quién puede acceder. Evita rutas improvisadas tipo “mándamelo por WhatsApp” o “ponlo en una carpeta pública y ya”.

• Un canal único de carga (portal del proveedor o repositorio seguro del despacho).
• Una ubicación única de archivo (DMS/gestor documental o almacenamiento corporativo).
• Un responsable por asunto (propietario) que aprueba accesos y comparticiones.

2) Aplica clasificación y etiquetado

Si puedes, etiqueta transcripciones por sensibilidad: “interno”, “confidencial”, “alto secreto” (o tu esquema). Así reduces errores al compartir y puedes imponer reglas diferentes por nivel.

• Marca claramente versiones (borrador vs. final) para evitar reenvíos indebidos.
• Separa asuntos en carpetas distintas y evita “todo en el mismo sitio”.

3) Comparte por acceso, no por adjuntos

Enviar transcripciones como adjunto de email multiplica copias y pierde control. Es mejor compartir un enlace con permisos, caducidad y revocación, dentro de herramientas corporativas.

• Usa enlaces que requieran autenticación y expiren.
• Revoca el acceso cuando el colaborador ya no lo necesita.
• Bloquea descargas cuando solo hace falta lectura.

4) Controla exports y formatos

Los exports (Word/PDF/TXT) se dispersan rápido. Define qué formato se usa y dónde se guarda, y evita que cada persona exporte por su cuenta.

• Centraliza exports en una persona o rol (por ejemplo, paralegal o coordinación).
• Evita copias en escritorio y descargas locales, salvo necesidad justificada.
• Si se trabaja en local, exige cifrado de disco y bloqueo de pantalla.

5) Retención y borrado internos: menos es más

El despacho también debe tener retención clara, alineada con el tipo de asunto y obligaciones legales. Si guardas todo indefinidamente, te expones a más solicitudes, más incidentes y más superficie de ataque.

• Define cuándo se borra audio original, borradores y transcripción final.
• Documenta excepciones (por ejemplo, litigios en curso o conservación legal).
• Automatiza borrados cuando sea posible y registra quién aprobó.

6) Revisión antes de compartir: datos innecesarios

No siempre necesitas toda la transcripción para el siguiente paso. Antes de compartir con terceros, considera si debes redactar o limitar datos personales y detalles que no aportan.

• Elimina identificadores cuando no sean necesarios para el objetivo.
• Comparte extractos en lugar del documento completo si basta.

Cómo decidir entre transcripción humana, automática o híbrida (sin perder control)

La decisión no es solo precisión, también es riesgo y proceso. Algunos equipos quieren rapidez para análisis interno y después una versión final para archivo o para presentar.

• Automática: útil para borradores rápidos y búsqueda, pero revisa la calidad antes de usarla en contextos críticos; si la usas, define quién valida y qué partes son “no citables”.
• Humana: suele encajar mejor cuando importa el contexto, los nombres o el formato legal, y cuando necesitas una lectura lista para trabajo jurídico.
• Híbrida: primer borrador automático + revisión/edición humana para cerrar el documento.

Si estás explorando opciones, puedes comparar transcripción automática con un flujo que incluya revisión cuando el asunto lo pida. Si ya tienes un borrador y quieres reducir riesgos por errores, una capa de corrección y revisión de transcripciones puede ayudarte a estandarizar nombres, citas y formato.

Errores comunes que debilitan la seguridad (y cómo evitarlos)

• Compartir una cuenta entre varias personas: crea una cuenta por usuario y asigna roles; así tendrás auditoría real.
• No exigir MFA: una contraseña filtrada basta para entrar si no hay segundo factor.
• Enlaces “públicos” sin caducidad: usa enlaces con expiración y revocación, o acceso autenticado.
• Retención indefinida: define plazos y automatiza borrado para reducir exposición.
• Descargas locales sin control: prioriza repositorios corporativos y bloquea exports cuando puedas.
• Sin auditoría: si no puedes responder “quién accedió, cuándo y qué hizo”, estás a ciegas.

Common questions

¿Qué nivel de cifrado debería exigir a un proveedor?

Exige cifrado en tránsito (TLS/HTTPS) y cifrado en reposo para archivos y backups. Pide que lo detallen por escrito y que expliquen cómo gestionan las claves y quién puede acceder.

¿RBAC y MFA son imprescindibles si el equipo es pequeño?

Sí, porque el riesgo no depende solo del tamaño, sino de la sensibilidad de los casos. Con pocos usuarios, RBAC y MFA se implementan más fácil y evitan errores como permisos excesivos o cuentas compartidas.

¿Qué debe incluir un buen audit trail en transcripción legal?

Como mínimo, inicios de sesión, cambios de permisos, y acciones sobre archivos (subir, ver, descargar, exportar, compartir y borrar). También debería permitir exportación para auditorías internas y análisis de incidentes.

¿Cómo gestiono la retención si tengo obligaciones de conservación?

Define una política por tipo de asunto y documenta excepciones. Configura retención y borrado por proyecto cuando sea posible, y evita conservar borradores y audios si ya no aportan valor.

¿Es seguro enviar audios por email al proveedor?

No es lo ideal, porque el email crea copias y reenvíos difíciles de controlar. Es preferible usar un portal seguro o un canal de carga con autenticación y trazabilidad.

¿Qué pido en el contrato sobre respuesta a incidentes?

Pide un proceso de notificación con plazos, un contacto dedicado, y el compromiso de entregar información útil (alcance, cronología y logs relevantes). Si tratas datos personales en la UE, alinea expectativas con las obligaciones del RGPD.

¿Cómo reduzco el riesgo al compartir transcripciones con clientes o peritos?

Comparte por enlace con permisos y caducidad, no por adjuntos. Si solo necesitan una parte, comparte extractos o una versión redactada.

Si tu despacho necesita transcripciones con un enfoque serio en seguridad y control, GoTranscript puede encajar dentro de un flujo con cifrado, permisos y procesos claros, según tus requisitos internos. Puedes revisar opciones y empezar con professional transcription services para gestionar audios y transcripciones con un proceso más ordenado.