Plantilla de política de retención de transcripciones legales (grabaciones, transcripciones y actas)

Una política de retención de transcripciones legales define cuánto tiempo guardas grabaciones, transcripciones, actas y resúmenes, quién puede acceder a ellos y cuándo se destruyen de forma segura. La clave es diferenciar cada tipo de documento por riesgo y necesidad operativa, y contemplar “legal hold” (bloqueo por litigio) para no borrar nada cuando existe una obligación legal. Abajo tienes una plantilla lista para adaptar y una tabla de retención por niveles de riesgo.

Palabra clave principal: plantilla de política de retención de transcripciones legales.

Key takeaways

• Distingue entre grabaciones, transcripciones, actas y resúmenes derivados: no tienen el mismo riesgo ni el mismo valor.
• Define plazos por nivel de riesgo y por obligación contractual con clientes.
• Incluye un proceso claro de legal hold para suspender la destrucción cuando haya litigio o investigación.
• Asigna roles, aprobaciones y controles de acceso para evitar copias “fantasma”.
• Revisa la política con asesoría legal y alínea el contenido con obligaciones del cliente y normativa aplicable.

Qué debe cubrir una política de retención (y por qué importa)

Una buena política responde a cuatro preguntas: qué guardas, dónde, por cuánto tiempo y cómo lo destruyes de forma verificable. En entorno legal, además, necesitas reglas para preservar evidencia y un control estricto de versiones.

También debe evitar dos riesgos opuestos: retener demasiado (más exposición en brechas, discovery y costes) y retener demasiado poco (pérdida de prueba, incumplimiento contractual o sanciones).

Alcance recomendado

• Grabaciones de audio/vídeo (originales y copias de trabajo).
• Transcripciones (borrador, revisada, final certificada si aplica).
• Actas/minutas de reuniones y notas oficiales.
• Resúmenes derivados (resúmenes ejecutivos, “action items”, briefs, cronologías).
• Metadatos (fecha, participantes, asunto, identificadores del caso, consentimiento).
• Canales de almacenamiento (DMS, carpetas compartidas, herramientas de reuniones, correo).

Principios prácticos

• Minimización: guarda lo mínimo necesario para el propósito.
• Necesidad de saber: acceso por rol, no por comodidad.
• Fuente de verdad: un repositorio oficial y prohibición de copias locales salvo excepción aprobada.
• Trazabilidad: registro de quién crea, edita, exporta y destruye.

Clasifica por nivel de riesgo y necesidad operativa

La forma más sencilla de diferenciar plazos es crear niveles y mapear cada artefacto a un nivel. A continuación tienes un modelo con cuatro niveles que suelen funcionar en equipos legales.

Niveles sugeridos

• Nivel 1 (alto riesgo): contiene información muy sensible o difícil de controlar (por ejemplo, voces, imágenes, datos de menores, salud, estrategia legal).
• Nivel 2 (riesgo medio): texto completo del contenido (transcripción) con datos personales o confidenciales.
• Nivel 3 (riesgo bajo): actas/minutas formales con decisiones y acuerdos, redactadas para circular.
• Nivel 4 (mínimo riesgo): resúmenes derivados sin citas literales ni datos innecesarios.

Cómo decidir el nivel (checklist rápido)

• ¿Incluye datos personales, secretos comerciales o estrategia legal?
• ¿Es una fuente primaria (grabación) o una síntesis?
• ¿Es necesario para acreditar qué se dijo (evidencia) o solo para seguimiento?
• ¿El contrato con el cliente exige un plazo concreto o un formato concreto?

Plantilla: política de retención de grabaciones, transcripciones, actas y resúmenes

Copia y adapta el texto siguiente a tu organización, añadiendo plazos reales según jurisdicción, sector y contrato. Mantén el lenguaje simple para que el equipo lo use de verdad.

1) Propósito

Esta política define la retención, el acceso, el archivado y la destrucción segura de grabaciones, transcripciones, actas/minutas y resúmenes derivados relacionados con asuntos legales, para cumplir obligaciones contractuales y legales, reducir riesgos y asegurar la disponibilidad de información cuando sea necesaria.

2) Alcance

Aplica a todo el personal interno y externo autorizado (incluidos proveedores) que cree, reciba, procese o almacene grabaciones, transcripciones, actas o resúmenes derivados vinculados a clientes, casos, investigaciones internas o asesoramiento legal.

3) Definiciones

• Grabación: archivo de audio/vídeo original o copia de trabajo.
• Transcripción: texto que refleja el contenido hablado, en borrador o final.
• Acta/Minuta: registro formal de acuerdos, decisiones, asistentes y tareas.
• Resumen derivado: síntesis creada a partir de grabación o transcripción (no sustituto de evidencia).
• Legal hold: instrucción de preservación que suspende destrucción y modificación.
• Repositorio oficial: sistema designado (por ejemplo, DMS) donde vive la versión final.

4) Roles, responsabilidades y aprobaciones

• Propietario del documento (Case Owner / Responsable del asunto): clasifica el material, confirma plazos aplicables del cliente y solicita legal hold si procede.
• Responsable de cumplimiento/privacidad (si aplica): valida requisitos de minimización, acceso y transferencias.
• IT/Seguridad: aplica controles (cifrado, permisos, backups) y ejecuta borrado seguro.
• Asesoría jurídica (in-house o externa): aprueba criterios de legal hold y excepciones de retención.
• Proveedor de transcripción: procesa según instrucciones, limita subprocesos y elimina copias según contrato.

Aprobaciones mínimas: (1) Responsable del asunto y (2) Asesoría jurídica para: excepciones de plazo, exportaciones fuera del repositorio oficial, y levantamiento de un legal hold.

5) Reglas de almacenamiento y control de acceso

• La versión final se guarda en el repositorio oficial con permisos por rol.
• Se prohíbe almacenar en dispositivos personales o apps no aprobadas salvo excepción documentada.
• Las copias de trabajo deben tener fecha de caducidad y borrado programado.
• Se registran descargas y comparticiones cuando el sistema lo permita.

6) Tabla de retención (modelo por tipo de material)

Usa la tabla como base y ajusta los plazos a: (a) contrato del cliente, (b) requisitos del caso, (c) normativa aplicable y (d) instrucciones de tu abogado.

Nota: estos plazos son un modelo, no asesoramiento legal; la regla correcta depende de tu jurisdicción, del tipo de asunto y de lo pactado con el cliente.

7) Procedimiento de destrucción segura

• Validación: antes de destruir, confirmar que no hay legal hold y que el asunto no requiere preservación.
• Autorización: aprobación del Responsable del asunto; para excepciones o dudas, Asesoría jurídica.
• Ejecución: borrado seguro en repositorios y eliminación de copias de trabajo y backups cuando sea posible.
• Registro: conservar un log de destrucción (qué, cuándo, quién, método) sin guardar el contenido.

Legal hold: cómo suspender la destrucción sin bloquear el trabajo

El legal hold es el “freno de emergencia” que impide borrar o modificar información relevante cuando se anticipa un litigio, una investigación o una obligación de preservación. Debe ser rápido de activar y fácil de auditar.

Cuándo activar un legal hold (señales típicas)

• Notificación de demanda, arbitraje o requerimiento.
• Investigación regulatoria o interna con posible sanción.
• Carta de preservación o aviso formal del cliente.
• Indicios razonables de disputa inminente.

Proceso mínimo de legal hold (plantilla)

• Emisión: Asesoría jurídica emite la orden de preservación con alcance (asuntos, fechas, custodios, sistemas).
• Notificación: se informa a custodios y a IT/Seguridad; se prohíbe borrar y se congelan reglas automáticas.
• Identificación: el Responsable del asunto lista grabaciones, transcripciones, actas y resúmenes vinculados.
• Preservación técnica: IT aplica retención inmutable si está disponible, o permisos de solo lectura.
• Revisión periódica: Asesoría jurídica revisa vigencia y alcance cada X meses.
• Levantamiento: solo Asesoría jurídica puede levantar el hold; entonces vuelven a correr los plazos.

Si trabajas con datos personales, recuerda que la retención debe respetar el principio de limitación del plazo del RGPD; el legal hold actúa como una excepción justificada cuando exista obligación de conservación. Consulta la norma del RGPD (Reglamento (UE) 2016/679) para el marco general.

Errores comunes (y cómo evitarlos)

La mayoría de fallos no vienen de “no tener política”, sino de no poder aplicarla en el día a día. Estos son los tropiezos más frecuentes.

• Guardar la grabación “por si acaso”: fija un plazo corto por defecto y eleva a retención larga solo con justificación y aprobación.
• No diferenciar borrador vs final: etiqueta versiones y define dónde vive cada una.
• Copias en chats y correos: obliga a enlazar al repositorio oficial en lugar de adjuntar archivos.
• Resúmenes con datos de más: crea una guía de redacción (sin datos sensibles salvo necesidad).
• Olvidar a proveedores: el contrato debe exigir plazos de borrado, subprocesadores controlados y confirmación de eliminación.

Criterios para elegir plazos: una guía de decisión rápida

Si no sabes qué plazo poner, decide en este orden. Así reduces discusiones y mantienes coherencia entre equipos.

1) Obligación del cliente y del contrato

• ¿El cliente exige retención mínima o máxima?
• ¿Hay instrucciones sobre grabaciones (por ejemplo, “no conservar”)?
• ¿Se requiere evidencia de destrucción o certificación?

2) Requisito legal o regulatorio

• ¿El asunto cae bajo normativa específica (laboral, sanitaria, financiera)?
• ¿Existe deber de conservación del expediente durante un plazo concreto?

3) Riesgo del formato

• Las grabaciones suelen implicar más riesgo que el texto por contener biometría (voz) y contexto no necesario.
• Las actas suelen ser más seguras porque recogen solo acuerdos.

4) Necesidad operativa real

• ¿Cuánto tiempo necesitas para correcciones y facturación?
• ¿Se reutiliza el material para formación o conocimiento interno? Si sí, considera anonimizar y conservar solo derivados.

5) Capacidad técnica para aplicar la política

• ¿Puedes automatizar borrado y aplicar retención por etiquetas?
• ¿Puedes inmovilizar datos bajo legal hold sin romper el acceso legítimo?

Para buenas prácticas de seguridad de la información y controles, muchas organizaciones se apoyan en marcos como ISO/IEC 27001, que ayuda a estructurar roles, accesos y gestión de activos.

Common questions

• ¿Debo conservar siempre la grabación si tengo la transcripción?
  No necesariamente; por defecto, la grabación suele tener más riesgo y puede retenerse menos tiempo, salvo que el caso o el cliente requieran preservar la fuente primaria.
• ¿Qué diferencia hay entre acta y transcripción en retención?
  El acta resume decisiones y suele ser un registro “oficial”; la transcripción contiene más detalle y datos, y por eso puede requerir más control de acceso o un plazo distinto.
• ¿Puedo usar resúmenes para reducir el riesgo?
  Sí, si redactas el resumen sin datos innecesarios y lo vinculas al expediente oficial; no lo uses como sustituto de preservación cuando necesitas evidencia.
• ¿Cómo gestiono solicitudes del cliente para borrar antes de tiempo?
  Valida primero si existe obligación de conservación (incluido legal hold); si no, documenta la instrucción del cliente y ejecuta borrado seguro también en copias y proveedores.
• ¿Qué pasa con backups y sistemas que no permiten borrar un archivo concreto?
  Define un enfoque: retención por ciclo del backup, cifrado, y control de restauraciones; documenta limitaciones técnicas y consulta a IT y asesoría.
• ¿Quién debe aprobar el levantamiento de un legal hold?
  Asesoría jurídica (o quien delegue formalmente); evita que el equipo operativo lo haga por su cuenta.
• ¿Qué debo pedir a un proveedor de transcripción?
  Plazos de retención, borrado seguro, control de subprocesadores, ubicación de datos, confidencialidad y un punto claro de contacto para legal hold.

Checklist final para implantar la plantilla

• Define tu repositorio oficial y bloquea canales no aprobados.
• Ajusta la tabla de retención a contratos y a tu asesoría legal.
• Crea etiquetas por tipo (grabación/transcripción/acta/resumen) y por asunto.
• Automatiza borrados de copias temporales y revisa logs.
• Documenta el flujo de legal hold y ensáyalo con un caso simulado.

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