Politique de conservation des réunions : enregistrements, transcriptions, comptes rendus (avec tableau de rétention)

Une politique de conservation des réunions dit quoi garder (enregistrements, transcriptions, comptes rendus, listes d’actions), combien de temps, où et qui y accède. Pour éviter la “data sprawl”, il faut lier la durée de conservation au type de réunion et au niveau de risque, puis automatiser l’archivage et la suppression. Ce guide propose un tableau de rétention, des règles d’accès dans le temps, et un modèle de politique prêt à copier.

Mot-clé principal : politique de conservation des enregistrements de réunion.

Key takeaways

• Définissez des durées par type de réunion et niveau de risque, pas une durée unique pour tout.
• Choisissez un archive unique (source de vérité) et évitez les copies (chats, mails, disques locaux).
• Gardez plus longtemps les comptes rendus validés que les brouillons et les enregistrements bruts.
• Prévoyez la suppression (délais, méthode) et la procédure de legal hold (gel de la suppression).
• Mettez des contrôles d’accès évolutifs : large accès au début, puis accès limité après archivage.

1) Ce que couvre une politique de conservation des réunions

Les “artifacts” de réunion se multiplient vite, surtout si vous enregistrez, transcrivez et partagez dans plusieurs outils. Une bonne politique réduit les risques (fuites, mauvaise version, conservation excessive) tout en gardant des preuves solides pour audits, litiges ou obligations internes.

Définissez clairement les éléments suivants, sinon chacun fera “à sa manière”.

• Enregistrement : audio/vidéo brut, souvent le plus sensible (voix, visages, infos personnelles).
• Transcription : texte synchronisé ou non, parfois plus facile à diffuser donc plus exposé.
• Compte rendu (minutes) : version “officielle”, validée, qui résume décisions et points clés.
• Journal d’actions : tâches, propriétaires, dates, statuts (souvent utile plus longtemps).
• Supports : ordre du jour, deck, documents partagés, chat de réunion, whiteboard.

Principe simple : l’archive officielle doit être légère

Pour être “défendable” en audit ou en dispute, vous avez besoin d’une source de vérité stable : généralement le compte rendu validé + le journal d’actions. L’enregistrement et la transcription servent surtout à produire ce compte rendu, puis deviennent des preuves secondaires à conserver selon le risque.

2) Comment classer vos réunions par risque (avant de choisir des durées)

La durée de conservation dépend plus du risque que de la préférence d’une équipe. Classez chaque type de réunion dans un niveau simple (faible, moyen, élevé), et décidez ensuite.

Grille rapide de niveau de risque

• Faible : organisation interne, coordination, aucun sujet RH/financier/juridique, pas de données sensibles.
• Moyen : décisions de projet, engagements externes, budgets, incidents mineurs, discussions sur des clients.
• Élevé : RH (performance, discipline), juridique, conformité, sécurité, incidents majeurs, M&A, stratégie très confidentielle.

Questions de tri (oui/non)

• La réunion implique-t-elle des données personnelles sensibles, santé, paie, ou situation RH ?
• Crée-t-elle un engagement contractuel ou une décision pouvant être contestée ?
• Traite-t-elle d’un incident sécurité ou d’un risque réglementaire ?
• Pourrait-on devoir prouver qui a décidé quoi et quand dans 2–5 ans ?

Si vous répondez “oui” à au moins une question, classez au minimum en moyen, et souvent en élevé.

3) Tableau de rétention (enregistrements, transcriptions, minutes, actions)

Le tableau ci-dessous sert de point de départ, à adapter à votre secteur et à vos obligations. Il vise à limiter la prolifération des données tout en gardant des dossiers cohérents.

Règle pratique : conservez plus longtemps les documents “stables” (minutes validées, décisions, actions) et moins longtemps les sources brutes (enregistrements, brouillons, chats).

Important : si vous êtes soumis à une réglementation spécifique (santé, finance, secteur public), remplacez ces durées par vos exigences légales ou contractuelles. Pour les exigences de protection des données, appuyez-vous sur le principe de “limitation de la conservation” du RGPD, expliqué par la CNIL sur la durée de conservation des données.

4) Où stocker, comment nommer, et comment éviter la prolifération

Vous limitez la data sprawl quand vous avez un seul endroit officiel pour chaque type d’artefact, et des règles simples pour les versions.

Choisir une “source de vérité” (par défaut)

• Minutes + actions : référentiel documentaire de l’équipe/projet (un dossier “Minutes” et un dossier “Actions”).
• Enregistrements : espace d’enregistrements central, avec liens depuis les minutes (évitez les téléchargements).
• Transcriptions : même logique que les enregistrements, avec accès limité et export contrôlé.

Règles qui marchent (simples et appliquées)

• Interdire les copies : pas de partage par pièces jointes email, préférez un lien vers l’archive.
• Un format de nom : AAAA-MM-JJ_Titre_Equipe_Risque (ex. 2026-02-27_COPIL_Budget_RisqueEleve).
• Une version “officielle” : minutes signées/validées, le reste est “brouillon”.
• Un propriétaire : l’organisateur ou l’assistant, responsable du classement et des durées.

Ce que vous archivez vraiment (et ce que vous nettoyez)

• À archiver : minutes validées, décisions, actions, pièces finales (ex. deck final).
• À nettoyer vite : chats, brouillons, exports multiples, enregistrements “au cas où”.

Si vous utilisez une transcription automatique, prévoyez aussi une étape de relecture avant de classer comme “officiel”. Vous pouvez combiner transcription et contrôle via une solution de relecture de transcription quand la précision compte.

5) Contrôles d’accès dans le temps (avant et après archivage)

L’accès doit suivre le cycle de vie du document. Vous facilitez le travail au début, puis vous réduisez l’exposition après stabilisation.

Exemple de modèle d’accès en 3 phases

• Phase 1 – Travail (J0 à J+14) : équipe de réunion + contributeurs, accès en édition aux minutes brouillon.
• Phase 2 – Officiel (J+14 à fin de rétention) : minutes validées en lecture seule, accès “besoin d’en connaître”.
• Phase 3 – Archive (après clôture) : accès restreint (propriétaire + conformité/juridique), export verrouillé si possible.

Règles d’accès recommandées par type d’artefact

• Enregistrements : accès le plus limité, surtout si des données personnelles apparaissent.
• Transcriptions : limiter le téléchargement, car un fichier texte se diffuse très vite.
• Minutes : plus partageables, car elles résument et évitent les détails sensibles.
• Actions : partage contrôlé, car elles peuvent contenir des noms et des sujets RH.

Ajoutez des contrôles techniques simples : groupes d’accès, liens expirables, journalisation, et revues trimestrielles des accès sur les dossiers “élevé”.

6) Suppression, exceptions, et “legal hold” (gel de suppression)

Sans processus de suppression, la conservation devient illimitée par défaut, ce qui augmente le risque. Votre politique doit dire qui supprime, quand, et comment prouver ce qui a été supprimé.

Suppression : règles pratiques

• Automatiser : appliquez des règles de rétention par dossier/étiquette, pas au cas par cas.
• Supprimer les doublons : exports locaux, pièces jointes, versions téléchargées.
• Conserver une trace : un log de suppression (date, type, propriétaire, règle appliquée) suffit souvent.
• Supprimer aussi les transcriptions si vous supprimez l’enregistrement, sauf obligation contraire.

Legal hold : quand et comment

Un legal hold est un gel temporaire de suppression quand un audit, un litige, ou une enquête le demande. Votre politique doit préciser le déclencheur et la procédure, même si elle reste simple.

• Déclencheurs : notification du juridique, plainte, incident majeur, demande d’audit, mise en demeure.
• Actions : suspendre les règles d’effacement, verrouiller l’accès, conserver l’intégrité des fichiers.
• Périmètre : définir réunions, dates, participants, projets, mots-clés.
• Fin : lever le hold par écrit, puis reprendre la suppression selon les règles.

Pour le cadre général, le RGPD exige une conservation limitée au nécessaire et une suppression quand la finalité cesse. La CNIL décrit ce principe et les bonnes pratiques dans sa page sur la durée de conservation.

7) Modèle simple de politique (à copier-coller) + checklist assistant

Ce modèle vise une application facile par un assistant, un PMO ou un office manager. Gardez-le court, puis mettez le détail dans un annexe (le tableau de rétention).

Modèle de politique de conservation des réunions

• Objet : Définir la conservation, l’archivage, l’accès et la suppression des artifacts de réunion (enregistrements, transcriptions, minutes, actions).
• Périmètre : Toutes les réunions organisées par [Organisation/Équipe], y compris en visio.
• Rôles :
  • Propriétaire : l’organisateur (ou l’assistant) classe et applique la rétention.
  • Valideur : le responsable de réunion valide les minutes.
  • Juridique/Conformité : déclenche et lève les legal holds.
• Source de vérité : Les minutes validées et le journal d’actions sont stockés dans [Nom du référentiel]. Les enregistrements et transcriptions restent dans [Outil], accessibles via liens depuis les minutes.
• Classification : Chaque réunion reçoit un niveau de risque (faible/moyen/élevé) selon [grille].
• Durées de conservation : Voir Annexe A (tableau de rétention) par type de réunion et risque.
• Accès :
  • Phase travail : accès équipe de réunion.
  • Après validation : minutes en lecture seule, accès “besoin d’en connaître”.
  • Archive : accès limité à [liste de rôles].
• Suppression : Suppression automatique à l’échéance via [outil/process]. Les copies locales et partages non autorisés doivent être supprimés par le propriétaire.
• Exceptions / legal hold : En cas de legal hold, la suppression est suspendue sur le périmètre défini par le juridique. La levée du hold relance les règles standards.
• Revue : Revue annuelle des durées, des accès, et des dossiers à risque élevé.

Checklist “assistant” après la réunion (10 minutes)

• Renseigner type de réunion + niveau de risque dans le titre ou les métadonnées.
• Déposer le compte rendu dans le dossier officiel, puis le faire valider.
• Créer/mettre à jour le journal d’actions (propriétaire, date, statut).
• Ajouter un lien vers l’enregistrement et/ou la transcription (sans exporter si possible).
• Appliquer l’étiquette de rétention (selon le tableau).
• Nettoyer : supprimer brouillons, exports, et pièces jointes inutiles.
• Si risque élevé : limiter l’accès et vérifier la liste des personnes autorisées.

Common questions

• Faut-il conserver les enregistrements si on a des minutes ?
  Souvent non pour les réunions à faible risque, car les minutes validées suffisent et réduisent l’exposition. Gardez l’enregistrement plus longtemps seulement si vous en avez un besoin clair (preuve, formation, incident, conformité).
• Combien de temps garder une transcription automatique ?
  Gardez-la le temps de produire et valider les minutes, puis appliquez une durée courte, sauf si le dossier l’exige. Une transcription se copie facilement, donc elle mérite un contrôle d’accès strict.
• Que faire des chats et notes prises pendant la visio ?
  Traitez-les comme des brouillons, puis intégrez les décisions dans les minutes. Supprimez ou archivez selon la même logique que les brouillons, pas comme des documents officiels.
• Qui doit être propriétaire de l’archive ?
  Choisissez une règle unique : par défaut l’organisateur, ou un rôle stable (assistant, PMO). Sans propriétaire, personne n’applique la rétention et les données s’accumulent.
• Comment éviter que les gens téléchargent et repartagent les enregistrements ?
  Privilégiez les liens avec droits, limitez le téléchargement, et centralisez l’accès. Ajoutez une règle claire “pas de pièces jointes” et un dossier officiel unique.
• Qu’est-ce qu’un legal hold en pratique ?
  C’est un gel de la suppression pour un périmètre précis (dates, projet, personnes). Le juridique déclenche, l’IT applique, et on garde jusqu’à la levée écrite du hold.
• Comment réduire la data sprawl sans perdre d’information ?
  Conservez durablement uniquement les minutes validées et les actions, et mettez des durées courtes sur les sources brutes. Le plus efficace reste l’automatisation de l’archivage et de l’effacement.

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