Modèle d’annexe de preuves pour procès-verbal (extraits clés + horodatage pour décisions et actions)

Une annexe de preuves pour procès-verbal (PV) est un document séparé qui liste quelques extraits de transcription, avec horodatage, pour justifier les décisions, actions, risques et validations sans alourdir le PV.

Vous sélectionnez seulement les passages indispensables, vous les formatez de façon neutre (intervenant + heure + contexte minimal), puis vous les référencez depuis le PV avec des codes simples comme D1 (décision) ou A3 (action).

Mot-clé principal : annexe de preuves pour procès-verbal.

Key takeaways

• Gardez le PV court, et placez les « preuves » (extraits de transcription) dans une annexe séparée.
• Documentez une méthode de sélection pour rester neutre et éviter le cherry-picking.
• Utilisez un format stable : code (D1/A3/R2/V1), horodatage, intervenant, extrait, objet.
• Faites des renvois dans le PV vers l’annexe : « Décision : … (voir D1) ».
• Limitez chaque extrait à ce qui prouve le point (1–4 phrases) et ajoutez le contexte minimal.

Pourquoi ajouter une annexe de preuves à vos minutes (et ce qu’elle n’est pas)

Le PV doit résumer : quoi, quand, qui fait quoi, et ce qui a été validé.

L’annexe de preuves sert à montrer où cela a été dit dans l’enregistrement ou la transcription, sans transformer le PV en verbatim.

Ce que l’annexe apporte

• Traçabilité : vous reliez chaque décision et action à un passage horodaté.
• Clarté : vous évitez les débats sur « qui a dit quoi » après la réunion.
• Contrôle : vous gardez le PV lisible, même si la réunion était longue.

Ce que l’annexe n’est pas

• Ce n’est pas la transcription complète (elle peut exister, mais à part).
• Ce n’est pas un document d’argumentation (pas de sélection orientée).
• Ce n’est pas un dossier de “meilleures citations” (vous visez la preuve, pas le style).

Méthode de sélection neutre (anti cherry-picking) : une règle simple et documentée

Le risque principal est la sélection biaisée : choisir des phrases qui servent une lecture, et ignorer les clarifications importantes.

Pour rester neutre, écrivez noir sur blanc vos critères de sélection, et appliquez-les toujours de la même façon.

Étape 1 : définir ce qui mérite une preuve

Choisissez des extraits uniquement pour 4 catégories, car ce sont les points qui engagent l’équipe.

• Décisions (D) : adoption d’une option, validation d’un budget, choix d’un fournisseur, changement de calendrier.
• Actions (A) : tâches assignées avec responsable et date, ou à minima responsable.
• Risques / points bloquants (R) : risques reconnus, dépendances, contraintes, alertes.
• Approbations / validations (V) : validation de livrables, accord formel, “go/no-go”.

Étape 2 : critères de sélection (à mettre en tête d’annexe)

Copiez ces critères et adaptez-les, puis gardez-les stables d’une réunion à l’autre.

• Critère A — Proximité : l’extrait doit contenir la phrase de décision/action/validation ou l’annonce du risque.
• Critère B — Suffisance : l’extrait doit permettre de comprendre le point sans relire 10 minutes (contexte minimal).
• Critère C — Neutralité : si une phrase dépend d’une clarification immédiate, vous incluez la clarification.
• Critère D — Minimalisme : vous coupez tout ce qui n’ajoute pas de preuve (digressions, humour, répétitions).
• Critère E — Symétrie : si une objection change la portée (ex. “ok, mais uniquement si…”), vous l’incluez.

Étape 3 : un flux de travail en 10 minutes

• Relisez le PV et surlignez chaque décision/action/risque/validation.
• Pour chaque point, retrouvez l’horodatage dans la transcription.
• Copiez 1 à 4 phrases autour du moment clé.
• Vérifiez si une condition ou une objection juste après change le sens.
• Attribuez un code (D1, D2, A1…) et ajoutez-le dans le PV.

Règles de formatage des extraits (intervenant, horodatage, contexte minimal)

Un bon extrait se lit vite et se comprend sans interprétation.

Standardisez le format, sinon l’annexe devient incohérente et difficile à vérifier.

Règles d’or

• Horodatage obligatoire : au format HH:MM:SS (ou MM:SS si réunion courte).
• Intervenant : prénom/nom ou rôle (Président, Chef de projet), mais restez cohérent.
• Extrait court : idéalement 40–120 mots, sauf si une condition importante suit.
• Contexte minimal : une ligne max si nécessaire (ex. “Sujet : planning de déploiement”).
• Texte fidèle : corrigez seulement les tics de langage si cela ne change pas le sens.
• Pas d’opinion : n’ajoutez pas “donc”, “ce qui prouve que”, “à juste titre”.

Exemple d’un extrait bien formaté

• Code : D1
• Type : Décision
• Objet : Choix de la date de lancement
• Horodatage : 00:32:18–00:33:05
• Extrait : « Marie : On maintient le lancement au 15 mars, à condition d’avoir la validation sécurité avant le 1er mars. Paul : D’accord, je confirme, on bloque le 15 mars et on met la validation sécurité comme jalon obligatoire. »

Erreurs fréquentes à éviter

• Extrait trop long (on ne sait plus où est la preuve).
• Extrait sans horodatage (impossible à vérifier).
• Extrait qui omet une condition (“oui, mais seulement si…”).
• Résumé à la place du verbatim (“Ils décident de…” au lieu de citer la phrase clé).

Comment faire les renvois depuis le PV (D1, A3) sans alourdir

Le PV reste la source de référence opérationnelle, et l’annexe sert de support.

Le renvoi doit être visible, court, et stable, même si vous réorganisez le texte.

Convention de codes (simple et lisible)

• D = Décision (D1, D2…)
• A = Action (A1, A2…)
• R = Risque / blocage (R1, R2…)
• V = Validation / approbation (V1, V2…)

Exemples de phrases dans le PV

• Décision : « L’équipe lance le projet le 15 mars, sous réserve de validation sécurité avant le 1er mars (voir D1). »
• Action : « Paul prépare la check-list de validation sécurité pour le 23 février (voir A3). »
• Risque : « Risque : retard de l’audit sécurité si le prestataire n’est pas confirmé cette semaine (voir R1). »
• Validation : « Le comité valide le périmètre V1 du livrable (voir V2). »

Astuce : un tableau “Index des preuves” en première page d’annexe

Ajoutez un tableau récapitulatif pour aider à naviguer, surtout si vous avez plus de 10 extraits.

• Code
• Type
• Objet
• Horodatage
• Référence dans le PV (section/page)

Modèle prêt à copier : annexe de preuves (avec tableau + fiches d’extraits)

Vous pouvez utiliser ce modèle tel quel dans Word, Google Docs ou Notion.

Gardez la même structure à chaque réunion, et numérotez les codes de façon continue.

En-tête (à coller en début d’annexe)

Annexe de preuves – PV de réunion
Réunion : [Nom / Projet]
Date : [JJ/MM/AAAA]
Source : [lien vers enregistrement] / [ID de transcription]
Règles de sélection : Les extraits sont sélectionnés uniquement pour documenter les décisions, actions, risques et validations. Chaque extrait inclut l’horodatage, l’intervenant, et le contexte minimal. Si une condition ou clarification immédiate modifie la portée, elle est incluse.

Index des preuves (tableau)

• D1 — Décision — [Objet] — [HH:MM:SS–HH:MM:SS] — PV §[x]
• A1 — Action — [Objet] — [HH:MM:SS–HH:MM:SS] — PV §[x]
• R1 — Risque — [Objet] — [HH:MM:SS–HH:MM:SS] — PV §[x]
• V1 — Validation — [Objet] — [HH:MM:SS–HH:MM:SS] — PV §[x]

Fiche d’extrait (à répéter pour chaque code)

Code : D[ ] / A[ ] / R[ ] / V[ ]
Objet : [Une ligne, neutre]
PV : [Section/page ou lien vers le passage du PV]
Horodatage : [HH:MM:SS–HH:MM:SS]
Intervenants : [Noms ou rôles]
Contexte minimal : [Optionnel, 1 ligne max]
Extrait : « [Copier-coller 1–4 phrases de la transcription] »
Note de sélection : [Optionnel, factuel : “inclut la condition” / “inclut la clarification”]

Pièges, contrôle qualité, et gestion des versions

Une annexe de preuves est utile seulement si elle reste vérifiable et stable dans le temps.

Un petit contrôle qualité évite les erreurs qui créent de la méfiance.

Check-list avant diffusion

• Chaque code cité dans le PV existe dans l’annexe (et inversement).
• Chaque extrait a un horodatage et un intervenant.
• Chaque extrait couvre bien la décision/action/risque/validation (pas juste une discussion).
• Les conditions (“si”, “à condition que”) apparaissent si elles changent la portée.
• Les noms et termes clés (dates, montants, versions) sont identiques entre PV et annexe.

Gestion des modifications (sans confusion)

• Ajoutez une version au PV et à l’annexe (ex. v1.0, v1.1).
• Ne renumérotez pas les codes si vous ajoutez un extrait tardivement (ajoutez D3 plutôt que changer D1/D2).
• Si un point est corrigé, gardez une trace simple : “D2 remplacé en v1.1 (horodatage corrigé)”.

Confidentialité (rappel pratique)

Les extraits peuvent contenir des données sensibles, donc limitez l’accès au même niveau que l’enregistrement.

Si vous devez partager plus largement, masquez les éléments inutiles (noms, identifiants) tout en gardant la preuve du point.

Common questions

• Combien d’extraits faut-il mettre dans l’annexe ?
  Ajoutez un extrait par décision/action/risque/validation importante, et évitez les doublons qui prouvent la même chose.
• Dois-je inclure les désaccords ?
  Oui si le désaccord change la portée (condition, réserve, vote, demande de modification), sinon résumez-le dans le PV.
• Un horodatage suffit-il sans lien vers l’audio ?
  L’horodatage aide déjà, et un lien interne vers l’enregistrement facilite la vérification quand votre outil le permet.
• Puis-je corriger la transcription dans l’extrait ?
  Corrigez les évidences (noms, termes techniques) si vous ne changez pas le sens, et gardez le texte fidèle.
• Que faire si deux personnes parlent en même temps ?
  Choisissez le passage le plus clair, ou incluez deux lignes séparées avec le même horodatage approximatif, en restant factuel.
• Comment gérer une décision implicite (pas de “je décide”) ?
  Prenez l’extrait où le groupe valide clairement (“ok”, “on fait comme ça”) et incluez la phrase qui clôt le sujet.

Si vous partez d’un enregistrement audio/vidéo, une transcription fiable avec horodatage rend la création de cette annexe beaucoup plus simple.

GoTranscript peut vous aider avec des professional transcription services pour produire une transcription claire, puis vous permettre d’en extraire rapidement les passages qui soutiennent vos décisions et actions.