Scorecard d’évaluation d’un prestataire de transcription (précision, sécurité, SLA et support)

Pour choisir un bon prestataire de transcription, utilisez une scorecard simple qui mesure 4 points : précision (noms et chiffres), attribution des intervenants, SLA de délai, sécurité et qualité du support. Avec un test pilote et des seuils d’acceptation clairs, vous comparez des fournisseurs sur les mêmes bases et vous évitez les surprises après signature.

Ce guide propose un modèle prêt à copier, une méthode de pilote, et des critères de décision pour des besoins pro (réunions, interviews, recherche, contenu média).

Mot-clé principal : scorecard d’évaluation d’un prestataire de transcription.

Key takeaways

• Évaluez toujours sur vos propres fichiers : accents, bruit, jargon, noms et chiffres.
• Notez séparément : précision texte, noms/chiffres, diarisation (intervenants), délais (SLA), sécurité, support.
• Définissez des seuils d’acceptation avant le pilote, puis appliquez-les à tous les prestataires.
• Demandez des preuves de sécurité (contrôles, accès, conservation) et un DPA si données personnelles.
• Préparez un plan “si ça casse” : escalade support, reprise, correction, pénalités SLA si besoin.

Pourquoi une scorecard change tout (et ce qu’elle doit couvrir)

Une démo commerciale ne ressemble pas à vos enregistrements, donc vous devez tester sur un échantillon réaliste. Une scorecard vous aide à prendre une décision défendable et à expliquer votre choix à la sécurité, aux achats et aux équipes terrain.

Elle doit couvrir 4 familles : qualité de la transcription, capacité opérationnelle (SLA), sécurité/risques, et expérience de support.

Les risques les plus courants sans scorecard

• Noms propres faux (clients, produits, lieux) et chiffres inversés (dates, montants, mesures).
• Intervenants mélangés, donc citations inutilisables.
• Délais non tenus sur les “pics” (fin de trimestre, événements, lancements).
• Flou sur la conservation des fichiers et qui peut y accéder.
• Support lent, donc blocages sur des livraisons urgentes.

Le modèle de scorecard (prêt à copier) : critères, poids et échelles

Ce modèle marche pour comparer 3 à 6 prestataires, humains, automatiques, ou mixtes. Ajustez les poids selon votre cas d’usage (ex. juridique = sécurité et précision plus hautes, média = délais et formatage).

Échelle de notation recommandée

• Note 0–5 par sous-critère (0 = inacceptable, 3 = correct, 5 = excellent).
• Pondération en % (total = 100).
• Seuils “go/no-go” (ex. sécurité minimale, confidentialité, capacité à signer un DPA).

Scorecard (tableau)

• A. Précision de transcription (40%)
  • A1. Précision globale du texte (15%) : erreurs de mots, omissions, ajout de mots.
  • A2. Noms propres (10%) : personnes, entreprises, produits, lieux.
  • A3. Chiffres et données (10%) : dates, montants, numéros, unités.
  • A4. Ponctuation et lisibilité (5%) : phrases, paragraphe, cohérence.
• B. Attribution des intervenants (diarisation) (15%)
  • B1. Bonne séparation des tours de parole (10%) : pas d’intervenants fusionnés.
  • B2. Étiquetage stable (5%) : “Intervenant 1/2” cohérents, ou noms si fournis.
• C. SLA et opérationnel (20%)
  • C1. Délais standard (8%) : capacité sur volumes normaux.
  • C2. Délais urgents / pics (7%) : options “rush”, gestion des pics.
  • C3. Formats & intégrations (5%) : DOCX, TXT, SRT/VTT, API, horodatage.
• D. Sécurité & conformité (20%)
  • D1. Contrôles d’accès et authentification (6%) : rôles, SSO/MFA si possible.
  • D2. Chiffrement (6%) : en transit (TLS) et au repos.
  • D3. Gestion des données (5%) : conservation, suppression, localisation si exigée.
  • D4. Gouvernance & contrats (3%) : DPA, sous-traitants, audit, journalisation.
• E. Support & relation (5%)
  • E1. Temps de réponse (3%) : email/ticket/chat, heures ouvrées.
  • E2. Qualité de résolution (2%) : corrections, suivi, clarté.

Score final et décision

• Score pondéré = somme(note × poids).
• Règle simple : garder les 2 meilleurs scores + vérifier les “go/no-go”.
• Go/no-go conseillé : si sécurité minimale non atteinte, éliminez même avec une bonne précision.

Comment mesurer la précision (avec focus noms, chiffres et intervenants)

La précision “globale” seule ne suffit pas, car une seule erreur sur un montant ou un nom peut coûter cher. Séparez donc les mesures et imposez des seuils.

Pour éviter les débats, préparez une “référence” (un texte correct) pour vos fichiers de test, même si elle n’est pas parfaite au mot près.

Jeu de test recommandé (pour un pilote)

• 6 à 12 fichiers (ou 60 à 120 minutes au total) représentant vos cas réels.
• Varier : 1 audio propre, 1 en visio compressée, 1 avec bruit, 1 avec accents, 1 avec jargon.
• Inclure : une liste de noms propres attendus et des chiffres connus (dates, budgets, KPI).

Grille d’erreurs (simple, actionnable)

• Erreur critique : chiffre faux, nom propre faux, sens inversé (“ne pas” manquant), intervenant incorrect sur une citation.
• Erreur majeure : mot incorrect qui change le sens, omission d’une phrase clé.
• Erreur mineure : article, répétition, ponctuation, style.

Mesure pratique (sans outil complexe)

• Calculez taux d’erreurs critiques par 10 minutes (ou par 1 000 mots si vous préférez).
• Faites un score noms : % de noms propres corrects sur une liste attendue.
• Faites un score chiffres : % de chiffres corrects (dates, montants, numéros, unités).
• Pour les intervenants : comptez mauvaises attributions sur un échantillon (ex. 30 prises de parole).

Sécurité : check-list de questions à poser (et quoi exiger)

Vous traitez souvent des données personnelles (voix, noms, emails), donc vous devez cadrer la protection et les accès. En Europe, le RGPD vous demande de choisir des sous-traitants qui apportent des garanties suffisantes et de formaliser le traitement.

Pour cadrer vos exigences, vous pouvez vous appuyer sur les bases du RGPD (article 28 sur les sous-traitants).

Check-list sécurité (score D1–D4)

• Accès : rôles (admin, utilisateur, relecteur), MFA/SSO, politique mots de passe, accès par projet.
• Chiffrement : TLS en transit, chiffrement au repos, gestion des clés (à minima décrite).
• Logs : journal des connexions et téléchargements, traçabilité des actions.
• Conservation : durée par défaut, option suppression immédiate, export/suppression sur demande.
• Sous-traitants : liste, localisation, conditions de transfert hors UE si applicable.
• Contrat : DPA, clauses de confidentialité, notification d’incident, droit d’audit selon vos règles.

Seuils “minimum sécurité” (exemples)

• Le prestataire accepte un DPA et décrit la chaîne de sous-traitance.
• Il propose une politique de conservation claire + suppression sur demande.
• Il décrit des contrôles d’accès et le chiffrement des données.

SLA et support : comment les tester sans attendre 6 mois

Un SLA sur le papier ne suffit pas, donc incluez des tests “pics” et des cas de correction dans votre pilote. Vous devez aussi vérifier la qualité du support, car c’est lui qui vous sortira d’un blocage.

Définissez à l’avance ce qui compte : délai, formats, capacité, et gestion des erreurs.

Indicateurs SLA utiles

• Délai moyen et délai max par type de commande (standard, urgent).
• Capacité : minutes/heure ou volumes par jour/semaine sur vos pics.
• Taux de respect : livraisons à l’heure sur le pilote.
• Qualité de sortie : format demandé, horodatage, speakers, noms de fichiers.

Test support pendant le pilote

• Ouvrez 3 demandes : une question simple, une demande de correction, un incident (ex. fichier illisible).
• Mesurez : temps de première réponse, temps de résolution, clarté, suivi.
• Vérifiez l’escalade : qui répond si le premier niveau bloque.

Méthode de pilote : étapes, seuils d’acceptation et décision

Un pilote court mais bien conçu vaut mieux qu’un long essai flou. Fixez les seuils avant d’envoyer les fichiers, sinon vous risquez d’ajuster les règles après coup.

Ci-dessous, une méthode simple en 7 étapes et des seuils d’acceptation que vous pouvez adapter.

Étapes du pilote (7 étapes)

• 1) Définir le besoin : types d’audio, langues, confidentialité, formats (DOCX, SRT, horodatage).
• 2) Préparer l’échantillon : 6–12 fichiers, dont 1–2 “pire cas”.
• 3) Créer la référence : version correcte attendue + liste de noms/chiffres.
• 4) Donner les consignes : règles (verbatim vs clean, intervenants, timestamps, glossaire).
• 5) Exécuter le pilote : même délai demandé à tous, même format de sortie.
• 6) Noter avec la scorecard : 2 évaluateurs si possible, puis moyenne.
• 7) Décider : score + go/no-go + prix + risques + plan de déploiement.

Seuils d’acceptation (exemples à adapter)

• Noms propres : ≥ 95% corrects sur la liste attendue, et 0 erreur critique sur noms “sensibles” (clients, médicaments, clauses).
• Chiffres : ≥ 98% corrects, et 0 chiffre critique faux sur montants/dates clés.
• Intervenants : ≤ 1 attribution erronée par 10 minutes (ou seuil plus strict si citations).
• Délais : 95% des livraisons du pilote dans le délai demandé, y compris 1 test “rush”.
• Sécurité : DPA + politique de conservation + contrôles d’accès documentés (sinon no-go).
• Support : première réponse sous 1 jour ouvré (ou votre cible) et résolution sous 2–3 jours selon incident.

Conseil : gardez un “plan B”

• Prévoir un second prestataire ou une option automatique + relecture pour absorber les pics.
• Définir qui corrige quoi : interne, prestataire, ou service de relecture.

Erreurs fréquentes lors du choix d’un prestataire (et comment les éviter)

Les équipes se trompent rarement sur le prix, mais souvent sur le coût caché : retouches, échanges, retards et risques. Votre scorecard doit donc protéger le temps des équipes et la conformité.

Voici les pièges les plus courants et le correctif simple à appliquer.

• Comparer uniquement le prix → ajoutez un coût interne estimé de correction (minutes de retouche par minute d’audio).
• Tester sur un audio “trop propre” → imposez un fichier “pire cas” dans le pilote.
• Ne pas cadrer les consignes → fournissez un mini-guide (verbatim/clean, speakers, timestamps, glossaire).
• Oublier la sortie finale → exigez le bon format (SRT/VTT si vidéo) et vérifiez l’import dans votre outil.
• Ignorer la sécurité → demandez DPA, conservation, accès, sous-traitants avant tout upload sensible.

Common questions

Dois-je choisir transcription humaine, automatique, ou hybride ?

Choisissez selon le risque : l’automatique peut suffire pour des notes internes, mais l’hybride (automatique + relecture) aide souvent pour des noms, des chiffres et un texte publiable. Pour des contenus sensibles ou publiés, la transcription humaine reste plus simple à contrôler via le pilote.

Comment évaluer la précision sans calculer des métriques complexes ?

Comptez les erreurs critiques et majeures sur des passages définis, puis mesurez séparément les noms et les chiffres avec une liste attendue. Ces trois vues suffisent souvent à trancher.

Combien de fichiers faut-il pour un pilote fiable ?

Visez 6 à 12 fichiers qui reflètent vos cas réels, avec au moins un enregistrement difficile. Si vos usages varient beaucoup, ajoutez 1 fichier par scénario important.

Que demander au prestataire côté RGPD ?

Demandez un DPA, la liste des sous-traitants, les durées de conservation et la procédure de suppression, plus la gestion des incidents. Le cadre général vient du RGPD.

Quels SLA sont raisonnables ?

Ça dépend du volume et de la complexité, donc testez sur votre pilote plutôt que de comparer des promesses. Exigez au minimum des délais clairs par niveau (standard/urgent) et une règle de gestion des pics.

Comment tester l’attribution des intervenants ?

Choisissez une réunion avec au moins 3 personnes et des interruptions, puis vérifiez 30 prises de parole au hasard. Comptez les mauvaises attributions et notez si les étiquettes restent cohérentes.

Que faire si le prestataire est bon en qualité mais mauvais en support ?

Négociez un canal et un délai de réponse, et gardez un plan B pour les urgences. Si votre activité dépend de délais, le support devient un critère “go/no-go”.

Si vous voulez une solution simple à déployer, GoTranscript propose des options adaptées selon vos besoins (automatique, humaine, ou relecture), ainsi que des formats utiles pour l’audio et la vidéo. Vous pouvez comparer et choisir la bonne approche via leurs professional transcription services, et compléter selon les cas avec la transcription automatisée ou des services de relecture de transcription.