Système de métadonnées pour transcriptions et comptes rendus : tags obligatoires + taxonomie de recherche

Un bon système de métadonnées pour vos transcriptions et comptes rendus repose sur quelques tags obligatoires, toujours remplis, plus une taxonomie optionnelle pour affiner la recherche. Avec 6 tags simples (type de réunion, projet/client, parties prenantes clés, catégorie de décision, niveau de confidentialité, classe de rétention), vous retrouvez vite l’information et vous pouvez produire des rapports utiles (décisions par trimestre, actions par responsable, thèmes de risque récurrents). L’objectif : des tags que n’importe quel assistant peut appliquer en moins d’une minute, de façon cohérente.

Dans cet article, vous allez trouver un schéma prêt à l’emploi, une liste minimale de tags obligatoires, une liste optionnelle pour la recherche avancée, des règles pour éviter les incohérences, et des exemples concrets.

Mot-clé principal : système de métadonnées de transcription

Key takeaways

• Gardez 6 tags obligatoires pour toutes les transcriptions et tous les comptes rendus afin d’assurer une recherche fiable.
• Ajoutez des tags optionnels (actions, risques, jalons, lieux, canaux) seulement si vous en avez besoin pour vos rapports.
• Utilisez des listes contrôlées (valeurs prédéfinies) pour éviter les variantes comme “Client-A”, “client A”, “Client A”.
• Désignez un propriétaire de la taxonomie (souvent PMO, Ops ou Knowledge Manager) et un process qualité simple.
• Structurez les tags pour permettre le reporting : Décisions par trimestre, Actions par owner, Risques par thème.

Pourquoi taguer les transcriptions (et pas seulement les stocker)

Un dossier “Réunions 2026” aide peu quand vous cherchez “toutes les décisions sécurité Q1” ou “les actions de Marie sur le projet Orion”. Les tags transforment une transcription en contenu consultable et exploitable, sans relire des dizaines de pages.

Ils créent aussi un langage commun entre équipes : on ne “range” plus selon des habitudes individuelles, on classe selon des règles partagées.

Ce que les tags rendent possible

• Recherche rapide : filtrer par type de réunion, projet, décideurs, confidentialité.
• Reporting : compter les décisions par période, suivre les actions par responsable, détecter des risques récurrents.
• Conformité interne : appliquer des règles de rétention et de partage selon le niveau de confidentialité.

Le schéma pratique : 6 tags obligatoires (minimum viable)

Ces tags couvrent ce que vous avez indiqué : type de réunion, projet/client, parties prenantes clés, catégorie de décision, confidentialité, rétention. Ils doivent être obligatoires sur chaque fichier, même si certaines valeurs sont “N/A”.

Format recommandé (simple, lisible, filtrable)

Utilisez des clés stables et des valeurs courtes : cle=valeur. Gardez les mêmes clés partout (pas de synonymes).

• meeting_type : type de réunion (liste contrôlée)
• project_client : projet interne ou client (liste contrôlée)
• stakeholders : 1 à 5 personnes clés (format standard)
• decision_category : catégorie de décision (liste contrôlée)
• confidentiality : label de confidentialité (liste contrôlée)
• retention_class : classe de rétention (liste contrôlée)

1) meeting_type (type de réunion)

Définissez 8 à 12 types maximum pour garder un tri efficace. Exemple de liste contrôlée :

• 1-1
• weekly_status
• steering_committee
• workshop
• client_call
• sales_discovery
• incident_review
• interview
• training

2) project_client (projet / client)

Vous devez éviter les variations d’écriture, donc utilisez un identifiant stable. Deux approches simples :

• Client : client=ACME (et une liste officielle des clients).
• Projet : project=ORION (et une liste officielle des projets).

Si vous avez les deux, vous pouvez stocker la valeur combinée : project_client=ACME-ORION.

3) stakeholders (parties prenantes clés)

Limitez-vous aux personnes qui comptent pour la lecture et les décisions, pas à tous les participants. Standardisez le format :

• stakeholders=dupont_j, martin_m, nguyen_t

Utilisez un annuaire interne (ou une table simple) pour les identifiants, afin d’éviter “Jean Dupont” vs “J. Dupont”.

4) decision_category (catégorie de décision)

Ce tag sert au reporting des décisions. Gardez 6 à 10 catégories maximum, par exemple :

• scope (périmètre)
• budget
• timeline (planning)
• vendor (fournisseur)
• security (sécurité)
• legal (juridique)
• product
• people (ressources)

Si aucune décision n’a été prise, utilisez decision_category=none plutôt que de laisser vide.

5) confidentiality (niveau de confidentialité)

Définissez un label simple, utilisable par tous, puis formez rapidement les équipes. Exemple de liste :

• public
• internal
• confidential
• restricted

Si vous devez aligner vos pratiques sur une norme, vous pouvez vous inspirer des principes de classification de l’information de l’ISO/IEC 27001 (organisation de la sécurité de l’information).

6) retention_class (classe de rétention)

Ce tag connecte le contenu à vos règles d’archivage et de suppression. Gardez une liste courte, par exemple :

• R0_ephemeral (brouillon / notes temporaires)
• R1_1y
• R2_3y
• R3_7y
• R4_10y

Adaptez les durées à vos obligations et politiques internes, et documentez-les dans une page unique accessible à tous.

Taxonomie optionnelle : tags pour la recherche avancée (sans complexifier)

Une fois les 6 tags obligatoires maîtrisés, ajoutez des tags optionnels seulement si vous avez un vrai besoin de recherche ou de reporting. La règle : optionnel ne doit jamais bloquer la publication.

Tags optionnels recommandés (choisissez 6 à 10 maximum)

• date : date=2026-02-23 (format ISO, toujours le même)
• quarter : quarter=2026Q1 (utile pour “décisions par trimestre”)
• action_owner : action_owner=martin_m (utile pour “actions par owner”)
• action_due : action_due=2026-03-15
• risk_theme : risk_theme=security, delivery, compliance
• decision_status : decision_status=made / pending
• doc_type : doc_type=transcript / minutes
• language : language=fr / en
• location : location=paris ou location=remote
• source : source=zoom / teams / in_person

Quand ajouter des tags “risque” et “action”

Ajoutez risk_theme si vous voulez détecter des sujets récurrents (ex. “sécurité”, “retard”, “qualité”). Ajoutez action_owner et action_due si vos comptes rendus servent au suivi opérationnel.

Si vous avez déjà un outil dédié (Jira, Asana), vous pouvez rester simple : taguez seulement l’owner et le thème, puis mettez les détails dans l’outil.

Application cohérente : règles simples + exemple de fiche “1 minute”

La cohérence vaut plus que la perfection. Vous n’avez pas besoin de 30 tags, vous avez besoin des mêmes 6 tags sur 100% des documents.

Règles de cohérence (à écrire sur une page)

• Listes contrôlées : pour meeting_type, decision_category, confidentiality, retention_class, et les codes projet/client.
• Format unique : dates en YYYY-MM-DD, trimestre en YYYYQ#, identifiants personnes en nom_prenom_initiale.
• Valeur par défaut : si inconnu, utilisez unknown ou none, mais jamais vide.
• Pas de phrases dans les tags : gardez des valeurs courtes, et mettez les détails dans le compte rendu.

Qui applique les tags (et à quel moment)

• Créateur du document (assistant, PM, office manager) : applique les 6 tags obligatoires à la création.
• Relecteur (PM, lead, chef de projet) : valide en 10 secondes que projet/client et confidentialité sont corrects.
• Automatisation (si possible) : pré-remplit date, quarter, source depuis le calendrier.

Qui “possède” la qualité des tags

Sans propriétaire, la taxonomie se dégrade vite. Nommez une personne ou une petite équipe (PMO, Ops, Knowledge Manager) pour :

• garder les listes contrôlées à jour (nouveaux projets, clients, catégories),
• répondre aux questions (“cette réunion, c’est workshop ou steering ?”),
• faire un contrôle qualité léger (ex. 10 documents par mois),
• corriger les doublons (ex. “ORION” vs “Orion”).

Exemples de tags qu’un assistant peut appliquer en moins d’une minute

• Comité de pilotage projet interne : meeting_type=steering_committee, project_client=INT-ORION, stakeholders=dupont_j, martin_m, decision_category=timeline, confidentiality=internal, retention_class=R2_3y
• Appel client : meeting_type=client_call, project_client=ACME-ORION, stakeholders=nguyen_t, dubois_l, decision_category=scope, confidentiality=confidential, retention_class=R3_7y
• Incident review sécurité : meeting_type=incident_review, project_client=INT-SECOPS, stakeholders=martin_m, durand_s, decision_category=security, confidentiality=restricted, retention_class=R3_7y

Comment les tags alimentent le reporting (exemples concrets)

Vous obtenez de bons rapports quand vos tags décrivent des axes de tri stables : temps, owner, thème, catégorie. Même un reporting simple apporte de la valeur si les tags sont cohérents.

Rapport 1 : décisions par trimestre

• Filtre : decision_category != none
• Groupement : quarter (ou date si vous calculez le trimestre)
• Lecture : quelles catégories montent (budget, sécurité, juridique) et quand.

Rapport 2 : actions par responsable

• Filtre : documents avec action_owner
• Groupement : action_owner
• Vue utile : “combien d’actions ouvertes par personne” et “quels projets génèrent le plus d’actions”.

Rapport 3 : thèmes de risque récurrents

• Filtre : documents avec risk_theme
• Groupement : risk_theme
• Drill-down : project_client pour repérer où ça se répète.

Astuce : gardez les tags de reporting “calculables”

Si vous pouvez dériver un tag d’un autre champ, automatisez-le (ex. quarter à partir de date). Vous réduisez le travail manuel et les erreurs.

Pièges fréquents (et comment les éviter)

Les problèmes viennent rarement du manque de tags, mais du manque de règles. Voici les pièges les plus courants et des solutions simples.

• Trop de tags dès le départ : commencez par les 6 obligatoires, puis ajoutez 1 tag optionnel à la fois.
• Valeurs libres : imposez des listes contrôlées, surtout pour projets/clients et catégories.
• Tags vides : utilisez unknown ou none pour garder la complétude.
• Mauvais “stakeholders” : ne mettez que les personnes clés, sinon le tag devient inutile.
• Confidentialité incohérente : documentez 4 niveaux max et donnez des exemples clairs.
• Rétention ignorée : rendez retention_class obligatoire et reliez-le à une règle interne.

Checklist rapide avant publication

• Les 6 tags obligatoires sont présents.
• project_client correspond à la liste officielle.
• confidentiality est cohérent avec le contenu.
• decision_category est none si aucune décision.

Common questions

• Combien de tags obligatoires faut-il ?
  Idéalement 5 à 7, sinon les gens ne les remplissent plus. Le pack à 6 tags couvre déjà classement, accès et rétention.
• Faut-il taguer chaque décision à l’intérieur d’une réunion ?
  Pas au début. Taguez le document, puis gardez les décisions dans une section “Décisions” du compte rendu, et ajoutez un tag optionnel seulement si vous avez un besoin de reporting fin.
• Comment gérer une réunion qui concerne plusieurs projets ?
  Choisissez un projet principal pour project_client et ajoutez un tag optionnel related_projects=... si c’est fréquent chez vous.
• Que faire si je ne connais pas la classe de rétention ?
  Utilisez retention_class=unknown et mettez une règle : le propriétaire de la taxonomie doit trancher lors du contrôle qualité.
• Comment éviter les doublons de noms (stakeholders) ?
  Utilisez des identifiants issus de l’annuaire (ou une liste interne) et bannissez les variations libres.
• Où stocker ces tags ?
  Dans votre outil de gestion documentaire si possible, sinon au minimum dans le titre du document et dans un en-tête au début du compte rendu pour garder une recherche simple.
• Les tags remplacent-ils le compte rendu ?
  Non. Les tags aident à trouver et filtrer; le compte rendu capture les décisions, actions et contexte.

Si vous produisez souvent des transcriptions, vous pouvez aussi combiner ce système avec des workflows simples : transcription, relecture, puis tagging. GoTranscript peut vous aider à convertir vos réunions en textes propres et exploitables via ses professional transcription services, afin que vos équipes passent moins de temps à reformater et plus de temps à décider et agir.